Med verdens og internettets nuværende tilstand er de dage forbi, hvor det er nødvendigt eller ligefrem fordelagtigt i visse tilfælde at afholde fysiske arrangementer. Omkostninger, planlægning, administration og selv ren stress har banet vejen for, at virtuelle arrangementsplatforme kan blomstre blandt mange digitale virksomheder og medievirksomheder.
Det digitale landskab er i øjeblikket så bredt og fleksibelt, at du kan afholde et omfattende møde, få en anerkendt taler, arrangere et møde med mulighed for at hilse på deltagerne eller endda afholde en hel konference på en telefonskærm eller computer. Tjenester som Zoom, GoToWebinar, SpotMe og flere andre fjerner en stor del af stressen og arbejdet med at organisere onlinearrangementer.
Med fremkomsten af digitale arrangementer blev det ifølge Statista forventet, at 40 % af alle globale markedsføringsarrangementer udelukkende ville foregå online. Der er en grund til, at virtuelle arrangementsplatforme fylder så meget, og de kan være meget fordelagtige for din virksomhed.
Som en person med erfaring i at administrere digitale arrangementer, tilmeldinger til arrangementer og i selv at deltage i mange af dem inden for markedsførings- og underholdningsbranchen er her, hvad du skal vide om at vælge den rigtige virtuelle arrangementsplatform for et medlem af et uafhængigt mediefællesskab som mig.
Virtuelle arrangementsplatforme: Det skal du vide
Virtuelle arrangementsplatforme er så enkle eller komplekse, som du ønsker, at de skal være. Ved første øjekast ligner cloudbaseret software som Google Meet en grundlæggende platform til videochat. Andre tjenester som Vimeo virker derimod som generiske destinationer for livestreaming, som du kan bruge til at streame noget.
Men virtuelle arrangementsplatforme kan være meget mere end det. Grundlæggende er en virtuel arrangementsplatform et sted, hvor du kan samle to eller flere personer, så de kan mødes fuldt ud digitalt. Det sker uden at nogen behøver at forlade deres hjem eller hjemmekontor, fordi platformen anvender arrangementsteknologi.
En virtuel arrangementsplatform kan også skaleres fuldstændigt, så du kan tilpasse dine onlinearrangementer fra to personer til 2.000 personer og langt flere. Tænk på den som dit eget cloudbaserede mødelokale, auditorium, scene eller konferencecenter, hvor du kan afholde de samme slags programmer og aktiviteter, som du ellers ville have afholdt på disse traditionelle fysiske steder.
Der findes også forskellige typer virtuelle arrangementer, du kan afholde, såsom store møder, hvor flere virksomheder samles for at drøfte emner. Du kan for eksempel afholde et webinar for at lære mere om forskellige tjenester, og hvordan du kan styrke din markedsføringsafdeling.
Du kan også afholde virtuelle konferencer med talere, diasshows, videoer, livevideopræsentationer, spørgsmål og svar samt alt andet, du kan forestille dig at se på en normal konference eller et fysisk arrangement. Du kan endda afholde hybride arrangementer, hvor nogle brugere følger med hjemmefra og deltager i de interaktive elementer, samtidig med at der er et fysisk sted, hvor deltagerne kan samles.
Fysiske arrangementer kontra virtuelle arrangementsplatforme
Der er ærligt talt fordele og ulemper ved begge muligheder, når man skal vælge mellem at afholde et fysisk arrangement eller skabe en virtuel arrangementsoplevelse. På den fysiske side har du fordel af ansigt til ansigt-interaktion, hvilket for mange mennesker er den bedste måde at huske nye personer på og skabe en dybere forbindelse med dem.
Du har også fordel af mere intime og potentielt mere engagerende aktiviteter såsom frokoster og middage, som ikke er lige så velegnede online. Men du må også tage højde for de overvældende omkostninger ved fysiske arrangementer, leje af lokaler og besværet med at administrere det hele.
På den anden side tager virtuelle arrangementsplatforme sig af de fleste af arrangørernes udfordringer, eftersom dit budget kan være en brøkdel af, hvad et fysisk arrangement på stedet ville koste. Desuden behøver du ikke konkurrere med andre mediemærker om den begrænsede plads i dit område på en bestemt dag. Og så er det fleksibelt, så selv en person på den anden side af jorden kan deltage uden at skulle bestille en flyrejse.
Virtuelle arrangementsplatforme har dog også nogle ulemper, som du bør overveje. For det første kan de mangle den dybde og følelse af indlevelse, som et fysisk arrangement har. Det kan til en vis grad afhjælpes gennem interaktive funktioner og virtuelle stande, men nogle interaktioner fungerer ganske enkelt bedre ansigt til ansigt. Derudover kan virtuelle arrangementer til tider føles upersonlige.
Hybride arrangementer kombinerer nogle af fordelene og ulemperne ved begge muligheder. De giver deltagerne fordelene ved hver af dem, men kan samtidig udelukke nogle personer, der kun deltager digitalt, og kræver de samlede budgetter for begge typer.
Fordele ved virtuelle arrangementsplatforme for mediemærker
For netop din virksomhed er der flere bemærkelsesværdige fordele, som er værd at overveje, når du undersøger virtuelle arrangementstjenester. For det første kan du straks nå ud til et globalt publikum uden de begrænsninger, der følger med fysiske arrangementer, og det til en brøkdel af prisen. For nystartede virksomheder og nyere mærker er dette afgørende for succes.
Endnu bedre er det, at mange af de virtuelle arrangementsplatforme tilbyder dedikerede data og indsigter om dit fællesskab og selve arrangementet, som er lidt sværere at analysere ved fysiske arrangementer. Du kan nemmere få præcise tal som antallet af deltagere og hvor længe de deltog, indhente tilbagemeldinger fra deltagerne og se, hvor effektive dine aktiviteter var.
Når vi taler om aktiviteter, er der mulighed for mere interaktivitet gennem virtuelle platforme, især på en organiseret og sikker måde. Du kan oprette rum, have en mere overskuelig tidsplan og spare tid, så medarbejdere og forbrugere får mulighed for at dele deres opfølgende tanker eller deltage aktivt.
En digital løsning er også den mest stressfri og tiltalende, ikke kun fra et logistisk synspunkt, men også miljømæssigt. Du efterlader ikke et lige så stort CO2-aftryk, som et fysisk arrangement ville gøre.
For ikke at nævne, at hvis du har et mindre team på dette tidspunkt i din vækst, kan din opmærksomhed bruges bedre på at sammensætte den bedst mulige arrangementsplan i stedet for at spilde tid og energi på koordinering med eventadministration, leje af lokaler, opsætning af stande, planlægning af forplejning, rejser og alt det øvrige.
Sådan vælger du den rigtige virtuelle eventplatform til din virksomhed
Efterhånden som det digitale eventområde vokser, er der næsten for mange platforme at vælge imellem til karrieremesser, produktlanceringer, eventindhold, eventløsninger og lignende. Når det kommer til at vælge den rigtige software til virtuelle events for din onlinevirksomhed, er her nogle af de faktorer, jeg gerne holder øje med, da de hører blandt de mest afgørende elementer.
Brugeroplevelse
Et arrangement bør først og fremmest handle om deltagerne. Hvis de ikke har det fantastisk, er arrangementet meningsløst. Med en digital oplevelse bør brugergrænsefladen, netværksfunktionerne og tilgængeligheden ved deltagelse i tjenesten være problemfri og enkel fra landingssiden til grupperummene, udstillerne og meget mere.
Det samme gælder administrationsdelen for dig, der opretter arrangementet. Det er vigtigt, at der er dybde uden at oplevelsen bliver indviklet og frustrerende, uanset om du bruger en pc eller en mobilapp.
Tilpasningsmuligheder
Dit virtuelle arrangement bør afspejle din virksomhed. Den bedste software på markedet giver dig mulighed for at gøre dette med tilpasningsmuligheder og fleksibilitet til at skabe og gøre, hvad du ønsker. Nogle virksomheder har naturligvis brug for flere funktioner til engagement end andre på eventadministrationsplatformen, afhængigt af hvad de laver, så det kan betale sig at sammenligne tilpasningsvenlige platforme.
Pris
Dit budget og det beløb, du kan afsætte til et digitalt arrangement, er noget af det første, du bør få afklaret. Det er bedst at finde ud af, hvad du gerne vil bruge, og hvad du eventuelt kan strække dig til, hvis det bliver nødvendigt, før du begynder at lede. Det kan potentielt indsnævre din søgning ret hurtigt.
Udseende og kvalitet
Udformningen af et vellykket virtuelt arrangement er utrolig vigtig i en onlinekontekst. De små detaljer fra din brandstil eller dine farver kan gøre en forskel. Du ønsker en eventplatform, der giver mulighed for denne funktionalitet, samtidig med at den også har kvalitetsindstillinger. Muligheden for at skabe interaktive oplevelser for deltagerne er afgørende for nogle arrangementer og virksomheder, og visse platforme udfører disse spilbaserede elementer bedre end andre.
Support
En af de mest skræmmende dele ved at afholde et onlinearrangement som f.eks. en messe er risikoen for problemer i realtid. Selv hvis vi ser bort fra internetproblemer, er det sidste, du ønsker, at platformen går ned midt i din hovedtale. Hvilken form for support efter behov tilbyder platformen? Hvordan fungerer tilbagebetalinger? Dette varierer også fra tjeneste til tjeneste, hvilket du bør overveje til dit virtuelle møde eller livearrangement.
De bedste eksempler på virtuelle eventplatforme, der er værd at undersøge
Der findes mange gode virtuelle eventplatforme, men jeg ville gerne give dig nogle få centrale eksempler, som du kan undersøge i forbindelse med din eventplanlægning. De skiller sig ud for mig med hensyn til fleksibilitet, effektivitet, skabeloner, billetsalg, videokonferencer, tiden efter arrangementet og kvalitet.
1. Zoom
Zoom er et af de første eventområder, du sandsynligvis tænker på, når det handler om en digital eventplatform. Der er gode chancer for, at du allerede har deltaget i et Zoom-møde eller -arrangement før. Det er uden sammenligning en af de mest tilgængelige tjenester på området, blandt andet på grund af den nemme brug til netværk og lignende. Men disse brugervenlige gruppesessioner og værktøjer til engagement kan mangle den dybde, som nogle andre tilbyder.
2. BigMarker
Hvis du har brug for at skabe et omfattende arrangement af høj kvalitet med forskellige former for webinarer, møderum, livestreamede præsentationer og meget mere, er dette det rigtige valg. Det har fleksibiliteten til at understøtte forskellige typer arrangementer på én gang med imponerende administreringsmuligheder. Desværre medfører denne dybde en stejl indlæringskurve, når det gælder de vigtigste funktioner.
3. vFairs
Min mindst foretrukne del ved onlinearrangementer, og måske også for nogle af medlemmerne i dit fællesskab, er tabet af netværksmuligheder, messestemning, udstillingshaller og den slags. Dette er den førende alt-i-én-platform til at skabe den klassiske stemning fra en konference eller et stort arrangement, samtidig med at den tilbyder gode integrationer med sociale medier, e-mailmarkedsføring, netværksfunktioner, beskeder osv.
Den har også solide supportmuligheder, som står mål med dens noget forståeligt høje, men skalerbare prisniveau.
Brug engagementet i dit fællesskab til at styrke dine virtuelle arrangementer
Forholdet mellem dit fællesskab og din virksomhed bør være fuldt ud gensidigt fordelagtigt. Din opgave er at investere i dit fællesskab, så de får lyst til at engagere sig mere i dit brand, hvilket giver dig mulighed for at gøre mere for dem, såsom at afholde disse større onlinearrangementer, topmøder og messer.
Men før du for alvor kan kaste dig ud i den digitale arrangementsverden og maksimere dens potentiale, skal du styrke engagementet i dit fællesskab og blandt dit publikum. En måde at gøre det på er gennem den bedste software til fællesskabsengagement, som kan løfte resultaterne for dine deltageres engagement, når du afholder virtuelle oplevelser og lignende.
Det anbefales også, at du tilmelder dig vores nyhedsbrev, så du ikke går glip af noget lignende i fremtiden.