Maailman ja internetin nykytilanteessa ovat menneet ne ajat, jolloin fyysisten tapahtumien järjestäminen oli välttämätöntä tai edes tietyissä tapauksissa hyödyllistä. Kustannukset, aikataulutus, hallinnointi ja jopa pelkkä stressi ovat tasoittaneet tietä virtuaalisten tapahtuma-alustojen käytölle, joka on yleistynyt monissa digitaalisissa yrityksissä ja mediayhtiöissä.
Digitaalinen ympäristö on tällä hetkellä niin laaja ja joustava, että voit järjestää laajan kokouksen, tunnetun puhujan tapaamisen, tapaamis- ja tervehdystilaisuuden tai jopa kokonaisen kongressin puhelimen tai tietokoneen näytön puitteissa. Zoomin, GoToWebinarin, SpotMen ja muiden kaltaiset palvelut vähentävät verkossa järjestettävien tapahtumien stressiä ja järjestelyjen määrää huomattavasti.
Digitaalisten tapahtumien yleistyessä niin, että Statistan mukaan 40 prosentin kaikista maailmanlaajuisista markkinointitapahtumista ennustettiin järjestettävän ainoastaan verkossa, virtuaalisille tapahtuma-alustoille on selkeä syy ja ne voivat olla erittäin hyödyllisiä yrityksellesi.
Digitaalisten tapahtumien, tapahtumarekisteröintien ja markkinointi- ja viihdealan lukuisten tapahtumien järjestämisestä ja niihin osallistumisesta kokemusta omaavana henkilönä tässä on, mitä sinun tulee tietää valitessasi oikeaa virtuaalista tapahtuma-alustaa kaltaiselleni riippumattoman median yhteisön jäsenelle.
Virtuaaliset tapahtuma-alustat: mitä sinun tulee tietää
Virtuaaliset tapahtuma-alustat ovat juuri niin yksinkertaisia tai monimutkaisia kuin haluat niiden olevan. Ensi silmäyksellä Google Meetin kaltaiset pilvipohjaiset ohjelmistot vaikuttavat perusvideokeskustelualustoilta. Samaan aikaan Vimeon kaltaiset palvelut vaikuttavat yleisiltä suoratoistopalveluilta, joiden avulla voit lähettää jotain suorana.
Virtuaaliset tapahtuma-alustat voivat kuitenkin olla paljon muutakin. Pohjimmiltaan virtuaalinen tapahtuma-alusta on paikka, jossa kaksi tai useampi henkilö voi kokoontua ja olla täysin digitaalisesti yhteydessä toisiinsa. Sen tapahtumateknologian ansiosta kenenkään ei tarvitse poistua kotoaan tai kotitoimistostaan.
Virtuaalinen tapahtuma-alusta on myös täysin skaalautuva, joten voit mukauttaa verkkotapahtumasi kahdesta henkilöstä 2 000 henkilöön ja paljon sitä suuremmiksi. Ajattele sitä omana pilvipohjaisena kokoushuoneenasi, auditorioinasi, näyttämönäsi tai kongressikeskuksenasi, jossa voit järjestää samanlaisia ohjelmia ja samantyyppisiä tilaisuuksia kuin perinteisissä fyysisissä paikoissa.
Voit järjestää myös monenlaisia virtuaalisia tapahtumia, kuten suuria kokouksia, joissa useat yritykset kokoontuvat yhteen ja keskustelevat eri aiheista. Voit esimerkiksi järjestää webinaarin, jossa opitaan lisää erilaisista palveluista ja markkinointiosaston kehittämisestä.
Voit järjestää myös virtuaalisia konferensseja, joissa on puhujia, diaesityksiä, videoita, suoria videopresentaatioita, kysymys- ja vastausosioita sekä kaikkea muuta, mitä tavallisessa konferenssissa tai paikan päällä järjestettävässä tapahtumassa voisi nähdä. Voit järjestää myös hybriditapahtumia, joissa osa käyttäjistä seuraa tapahtumaa kotoa ja osallistuu vuorovaikutteisiin osioihin, samalla kun osallistujia kokoontuu myös fyysiseen tilaan.
Fyysiset tapahtumat ja virtuaaliset tapahtuma-alustat
Fyysisen tapahtuman järjestämisen ja virtuaalisen tapahtumakokemuksen välillä valitsemisessa on rehellisesti sanottuna kummassakin vaihtoehdossa hyvät ja huonot puolensa. Fyysisten tapahtumien etuna on kasvokkainen vuorovaikutus, joka on monille paras tapa muistaa uudet ihmiset ja luoda heihin syvempi yhteys.
Etuna ovat myös intiimimmät ja mahdollisesti osallistavammat aktiviteetit, kuten lounaat ja illalliset, joita ei ole yhtä helppo järjestää verkossa. Toisaalta fyysisten tapahtumien haittapuolina ovat niiden valtavat kustannukset, tilojen vuokraaminen ja kaiken tämän hallinnoinnin aiheuttama vaiva.
Virtuaaliset tapahtuma-alustat puolestaan hoitavat suurimman osan tapahtumasuunnittelijoiden vaivannäöstä, sillä budjettisi voi olla vain murto-osa siitä, mitä fyysinen paikan päällä järjestettävä tapahtuma voisi maksaa. Lisäksi sinun ei tarvitse kilpailla muiden mediabrändien kanssa alueesi rajallisista tiloista tiettynä päivänä. Puhumattakaan siitä, että osallistuminen on joustavaa, joten jopa toisella puolella maailmaa oleva henkilö voi liittyä mukaan varaamatta lentoa.
Virtuaalisilla tapahtuma-alustoilla on kuitenkin myös joitakin haittapuolia, jotka sinun kannattaa ottaa huomioon. Ensinnäkin niistä voi puuttua fyysisen tapahtuman syvällisyys ja mukaansatempaavuus. Tätä voidaan kiertää vuorovaikutteisilla ominaisuuksilla ja virtuaalisilla osastoilla, mutta jotkin vuorovaikutustilanteet toimivat yksinkertaisesti paremmin kasvokkain. Lisäksi virtuaaliset tapahtumat voivat toisinaan tuntua persoonattomilta.
Hybriditapahtumissa yhdistyvät kummankin vaihtoehdon hyvät ja huonot puolet: ne tarjoavat molempien etuja osallistujakokemuksen kannalta, mutta voivat samalla sulkea ulkopuolelle joitakin ainoastaan digitaalisesti osallistuvia henkilöitä ja edellyttää molempien vaihtoehtojen yhteenlaskettua budjettia.
Virtuaalisten tapahtuma-alustojen hyödyt mediabrändeille
Yrityksesi kannalta on olemassa muutamia huomionarvoisia hyötyjä, jotka kannattaa ottaa huomioon virtuaalisia tapahtumapalveluja tarkasteltaessa. Ensinnäkin voit tavoittaa maailmanlaajuisen yleisön välittömästi ilman fyysisten tapahtumien rajoituksia ja murto-osalla niiden kustannuksista. Startup-yrityksille ja uudemmille brändeille tämä on menestyksen kannalta olennaista.
Vielä parempaa on se, että monet virtuaaliset tapahtuma-alustat tarjoavat yksityiskohtaista tietoa ja näkemyksiä yhteisöstäsi ja itse tapahtumasta, joita on hieman vaikeampi analysoida paikan päällä. Saat tarkat luvut, kuten tapahtuman osallistujamäärän ja osallistumisen keston, helpommin palautetta osallistujilta ja näet, kuinka tehokkaita sitouttamistoimesi olivat.
Kun puhutaan sitouttamisesta, virtuaaliset alustat tarjoavat mahdollisuuden vuorovaikutteisempaan osallistumiseen, erityisesti järjestelmällisellä ja turvallisella tavalla. Voit perustaa huoneita, laatia hallittavamman aikataulun ja säästää aikaa, jotta työntekijöillä ja kuluttajilla on mahdollisuus jakaa ajatuksiaan tapahtuman jälkeen tai osallistua toimintaan.
Digitaalinen reitti on myös stressittömin ja houkuttelevin vaihtoehto paitsi logistisesta näkökulmasta myös ympäristön kannalta. Se ei jätä yhtä suurta hiilijalanjälkeä kuin fyysinen tapahtuma.
Jos kasvuvaiheessasi tiimisi on tällä hetkellä pienempi, huomiosi voidaan käyttää paremmin mahdollisimman hyvän tapahtuma-aikataulun laatimiseen sen sijaan, että tuhlaat aikaa ja energiaa tapahtumajärjestäjien kanssa koordinointiin, tilan vuokraamiseen, osastojen pystyttämiseen, tarjoilujen suunnitteluun, matkustamiseen ja kaikkeen muuhun.
Kuinka valita yrityksellesi sopiva virtuaalisen tapahtuman alusta
Digitaalisten tapahtumien alan kasvaessa valittavanasi on lähes liikaa alustoja uramessuille, tuotelanseerauksille, tapahtumasisällölle, tapahtumatarpeisiin ja muuhun vastaavaan. Kun valitset verkkoliiketoimintaasi sopivaa virtuaalisten tapahtumien ohjelmistoa, pidä mielessäsi ainakin seuraavat tekijät, sillä ne kuuluvat tärkeimpiin huomioon otettaviin asioihin.
Käyttäjäkokemus
Tapahtuman tulisi keskittyä kokonaan osallistujiin. Jos he eivät viihdy erinomaisesti, tapahtuma on turha. Digitaalisessa kokemuksessa käyttöliittymän, verkostoitumisominaisuuksien ja palveluun osallistumisen esteettömyyden tulisi olla saumattomia ja yksinkertaisia aina laskeutumissivulta pienryhmähuoneisiin, näytteilleasettajiin ja muuhun sisältöön asti.
Sama koskee tapahtuman luomiseen tarkoitettua taustajärjestelmää. On tärkeää, että ominaisuudet ovat monipuoliset ilman sekavuutta ja turhauttavuutta riippumatta siitä, käytätkö tietokonetta vai mobiilisovellusta.
Muokattavuus
Virtuaalisen tapahtumasi tulisi heijastaa yritystäsi. Parhaat saatavilla olevat ohjelmistot mahdollistavat tämän mukautusvaihtoehtojen ja joustavuuden avulla, jotta voit luoda ja tehdä mitä haluat. Tietenkin jotkin yritykset tarvitsevat tapahtumien hallinta-alustalta enemmän osallistamisominaisuuksia kuin toiset sen mukaan, mitä ne tekevät, joten muokattavia alustoja kannattaa vertailla.
Kustannukset
Budjettisi ja digitaaliseen tapahtumaan käytettävissä oleva summa ovat ensimmäisiä asioita, jotka sinun tulisi selvittää. On parasta määrittää ensin, kuinka paljon haluaisit käyttää ja kuinka paljon voisit tarvittaessa saada kokoon ennen kuin aloitat etsinnän. Tämä voi rajata hakuasi melko nopeasti.
Ulkoasu ja laatu
Onnistuneen virtuaalisen tapahtuman ulkoasu on verkkoympäristössä erittäin tärkeä. Pienet yksityiskohdat brändisi tyylissä tai väreissä voivat auttaa. Haluat tapahtuma-alustan, joka mahdollistaa tällaiset toiminnot ja tarjoaa samalla laadukkaat asetukset. Mahdollisuus luoda osallistujille interaktiivisia kokemuksia on elintärkeä joissakin tapahtumissa ja yrityksissä, ja tietyt alustat toteuttavat pelillistämistä muistuttavat osiot paremmin kuin toiset.
Tuki
Yksi pelottavimmista asioista tapahtumajärjestäjille, jotka järjestävät verkkotapahtuman, kuten messut, on reaaliaikaisten ongelmien mahdollisuus. Internet-yhteyden ongelmat sivuuttaen viimeinen asia, jota haluat, on alustan kaatuminen pääpuhujasi esityksen aikana. Millaista tarvittaessa saatavaa tukea alusta tarjoaa? Miten hyvitykset toimivat? Nämä vaihtelevat myös palvelukohtaisesti, mikä kannattaa ottaa huomioon virtuaalikokousta tai livetapahtumaa järjestettäessä.
Parhaat tutustumisen arvoiset esimerkit virtuaalisten tapahtumien alustoista
Parhaita virtuaalisten tapahtumien alustoja on runsaasti, mutta halusin esitellä muutaman keskeisen esimerkin, joihin kannattaa tutustua tapahtumasuunnittelua varten. Nämä erottuvat edukseen joustavuuden, tehokkuuden, mallipohjien, lipunmyynnin, videoneuvottelujen, tapahtuman jälkeisten toimintojen ja laadun osalta.
1. Zoom
Zoom on yksi ensimmäisistä tapahtuma-alustoista, joka tulee todennäköisesti mieleesi digitaalisten tapahtumien yhteydessä. Olet todennäköisesti jo osallistunut Zoom-kokoukseen tai -tapahtumaan. Se on ylivoimaisesti yksi alan helpoimmin saavutettavista palveluista, sillä sen avulla verkostoituminen ja vastaavat toiminnot ovat helppoja. Helppokäyttöisistä pienryhmäistunnoista ja osallistamistyökaluista voi kuitenkin puuttua joidenkin muiden alustojen tarjoama monipuolisuus.
More Articles
2. BigMarker
Jos sinun on luotava laadukas ja laaja tapahtuma, joka sisältää erilaisia webinaareja, kokoushuoneita, suoratoistoesityksiä ja paljon muuta, tämä on oikea valinta. Se on riittävän joustava mahdollistamaan erityyppiset tapahtumat samanaikaisesti ja tarjoaa vaikuttavat hallintamahdollisuudet. Valitettavasti monipuolisuuteen liittyy keskeisten ominaisuuksien jyrkkä oppimiskäyrä.
3. vFairs
Vähiten pidän verkkotapahtumissa – ja ehkä jotkut yhteisösi jäsenet ovat samaa mieltä – verkostoitumisen, messumaisen tunnelman, näyttelyhallien ja vastaavien puuttumisesta. Tämä on ensiluokkainen kokonaisvaltainen alusta klassisen kokous- tai suurtapahtumatunnelman luomiseen, ja se tarjoaa samalla erinomaiset integraatiot sosiaaliseen mediaan, sähköpostimarkkinointiin, verkostoitumisominaisuuksiin, viestintään ja muuhun.
Sen tukivaihtoehdot ovat myös kattavat ja sopivat yhteen melko ymmärrettävän korkean mutta skaalautuvan hintatason kanssa.
Hyödynnä yhteisösi sitoutumista virtuaalitapahtumiesi vauhdittamiseen
Yhteisösi ja yrityksesi välisen suhteen tulisi olla täysin molempia osapuolia hyödyttävä. Sinun tehtäväsi on panostaa yhteisöösi niin, että sen jäsenet haluavat sitoutua brändiisi entistä enemmän. Näin voit tarjota heille enemmän, esimerkiksi järjestämällä näitä suurempia verkkotapahtumia, huippukokouksia ja messuja.
Ennen kuin voit todella sukeltaa digitaalisten tapahtumien maailmaan ja hyödyntää niiden potentiaalin täysimääräisesti, sinun on vahvistettava yhteisösi ja yleisösi sitoutumista. Yksi tapa tehdä tämä on käyttää parasta yhteisön sitouttamisohjelmistoa, joka voi parantaa osallistujien sitoutumista, kun järjestät virtuaalisia kokemuksia ja vastaavia tapahtumia.
Suosittelemme myös tilaamaan uutiskirjeemme, jotta et jää jatkossa paitsi tällaisesta sisällöstä.
