Med dagens situasjon i verden og på internett er tiden forbi da det var nødvendig eller til og med fordelaktig, i enkelte tilfeller, å arrangere fysiske arrangementer. Kostnader, planlegging, administrasjon og ikke minst rent stress har banet vei for at plattformer for virtuelle arrangementer har fått blomstre for mange digitale virksomheter og medieselskaper.
Det digitale landskapet er for tiden så omfattende og fleksibelt at du kan arrangere et stort møte, invitere en anerkjent foredragsholder, møte et publikum eller til og med avholde en fullverdig konferanse innenfor rammene av en telefonskjerm eller datamaskin. Tjenester som Zoom, GoToWebinar, SpotMe og flere andre tar mye av stresset og organiseringen ut av nettbaserte arrangementer.
Med fremveksten av digitale arrangementer ble det anslått at 40 % av alle globale markedsføringsarrangementer skulle være utelukkende nettbaserte, ifølge Statista. Det er en grunn til at plattformer for virtuelle arrangementer opptar en stor del av markedet, og de kan være svært fordelaktige for virksomheten din.
Som en som har erfaring med å administrere digitale arrangementer, deltakerregistrering og med å delta på mange av dem selv innen markedsførings- og underholdningsbransjen, er dette det du trenger å vite om å velge riktig plattform for virtuelle arrangementer for et uavhengig mediefellesskap som vårt.
Plattformer for virtuelle arrangementer: Dette må du vite
Plattformer for virtuelle arrangementer er så enkle eller komplekse som du ønsker at de skal være. Ved første øyekast kan skybasert programvare som Google Meet se ut som en enkel plattform for videochat. Samtidig kan andre tjenester, som Vimeo, virke som generiske direktestrømmingsplattformer du kan bruke til å strømme noe.
Men plattformer for virtuelle arrangementer kan være så mye mer enn det. I bunn og grunn er en plattform for virtuelle arrangementer et sted der du kan samle to eller flere personer for å knytte fullstendig digitale forbindelser. Dette skjer uten at noen trenger å forlate hjemmet eller hjemmekontoret sitt, ved hjelp av arrangementsteknologien.
En plattform for virtuelle arrangementer kan også skaleres fullt ut, slik at du kan justere arrangementene dine på nett fra to personer til 2000 personer og langt flere enn det. Tenk på det som ditt eget skybaserte møterom, auditorium, scene eller konferansesenter, der du kan arrangere de samme typene programmer som du ville hatt på slike tradisjonelle fysiske steder.
Det finnes også flere typer virtuelle arrangementer du kan arrangere, for eksempel møter i stor skala der flere selskaper samles for å diskutere ulike temaer. Du kan for eksempel arrangere et nettseminar for å lære mer om ulike tjenester og hvordan du kan forbedre markedsføringsavdelingen din.
Du kan til og med arrangere virtuelle konferanser med foredragsholdere, lysbildefremvisninger, videoer, direkte videopresentasjoner, Q&A-er og alt annet du kan tenke deg å se på en vanlig konferanse eller et fysisk arrangement. Du kan også arrangere hybridarrangementer der noen brukere følger med hjemmefra og deltar i de interaktive elementene, samtidig som du har et fysisk sted der deltakerne kan samles.
Fysiske arrangementer kontra plattformer for virtuelle arrangementer
Det finnes ærlig talt fordeler og ulemper ved begge alternativene når du skal velge mellom å arrangere et fysisk arrangement eller et virtuelt arrangement. På den fysiske siden får du fordelen av samhandling ansikt til ansikt, noe som for mange er den beste måten å bli kjent med nye mennesker på og komme i kontakt med dem på et dypere nivå.
Du får også fordelen av mer intime og potensielt mer engasjerende aktiviteter, som lunsjer og middager, som ikke er like gjennomførbare på nett. Men du må også ta høyde for de høye kostnadene ved fysiske arrangementer, leie av lokaler og hodepinen det innebærer å administrere alt dette.
På den annen side tar plattformer for virtuelle arrangementer seg av de fleste utfordringene for arrangementsplanleggere, siden budsjettet ditt kan være en brøkdel av det et fysisk arrangement på stedet ville kostet. I tillegg slipper du å konkurrere med andre mediemerkevarer om den begrensede plassen i området ditt på en bestemt dag. For ikke å nevne at det er fleksibelt, slik at selv noen på den andre siden av verden kan delta uten å måtte bestille en flyreise.
Plattformer for virtuelle arrangementer har imidlertid også noen ulemper du bør ta hensyn til. For det første kan de mangle dybden og den oppslukende følelsen du får ved et fysisk arrangement. Det finnes måter å omgå dette på gjennom interaktive funksjoner og virtuelle stander, men enkelte former for samhandling fungerer ganske enkelt bedre ansikt til ansikt. I tillegg kan virtuelle arrangementer noen ganger føles upersonlige.
Hybridarrangementer kombinerer fordeler og ulemper fra begge sider. De gir deltakerne fordelene ved begge formatene, men kan samtidig utelukke enkelte som bare ønsker å delta digitalt, og innebærer de samlede budsjettene for begge deler.
Fordeler med plattformer for virtuelle arrangementer for mediemerkevarer
For virksomheten din finnes det flere viktige fordeler det er verdt å vurdere når du ser nærmere på tjenester for virtuelle arrangementer. For det første kan du umiddelbart nå et globalt publikum uten begrensningene ved fysiske arrangementer, til en brøkdel av kostnaden. For oppstartsbedrifter og nyere merkevarer er dette avgjørende for å lykkes.
Enda bedre er det at mange av plattformene for virtuelle arrangementer tilbyr spesifikke data og innsikt i fellesskapet ditt og selve arrangementet, noe som er litt vanskeligere å analysere ved fysiske arrangementer. Du kan enkelt få vite nøyaktige tall, som antall deltakere og hvor lenge de deltok, få tilbakemeldinger fra deltakerne og se hvor effektive engasjementstiltakene dine var.
Når vi snakker om engasjement, finnes det også mulighet for mer interaktivitet gjennom virtuelle plattformer, særlig på en organisert og trygg måte. Du kan sette opp rom, ha en mer oversiktlig timeplan og spare tid, slik at medarbeidere og forbrukere får mulighet til å dele oppfølgende tanker eller engasjere seg.
En digital løsning er også den mest stressfrie og tiltalende, ikke bare fra et logistisk synspunkt, men også miljømessig. Du etterlater ikke et like stort karbonavtrykk som et fysisk arrangement ville gjort.
For ikke å nevne at hvis du har et mindre team på dette stadiet i veksten, kan oppmerksomheten brukes bedre på å utforme et best mulig arrangementsprogram, i stedet for å kaste bort tid og energi på koordinering med arrangementsledelse, leie av lokaler, rigging av stands, planlegging av servering, reiser og alt annet.
Slik velger du riktig plattform for virtuelle arrangementer for bedriften din
Etter hvert som markedet for digitale arrangementer vokser, finnes det nesten for mange plattformer å velge mellom for karrieremessene, produktlanseringene, arrangementsinnholdet, arrangementsløsningene og lignende. Når det gjelder å velge riktig programvare for virtuelle arrangementer for nettbasert virksomhet, er dette noen av faktorene jeg liker å ha i bakhodet, ettersom de er blant de viktigste elementene.
Brukeropplevelse
Et arrangement bør handle om deltakerne. Hvis de ikke har det fantastisk, er arrangementet meningsløst. Med en digital opplevelse bør brukergrensesnittet, nettverksfunksjonene og tilgjengeligheten ved deltakelse i tjenesten være sømløse og enkle, fra landingssiden til grupperommene, utstillerne og videre.
Det samme gjelder baksiden for deg som oppretter arrangementet. Det er viktig å ha dybde uten at det blir innfløkt og frustrerende, uansett om du bruker en PC eller en mobilapp.
Tilpasningsmuligheter
Det virtuelle arrangementet ditt bør gjenspeile bedriften din. Den beste programvaren som finnes, lar deg gjøre dette med tilpasningsalternativer og fleksibilitet til å skape og gjøre hva du vil. Selvfølgelig trenger noen bedrifter flere funksjoner for engasjement enn andre på plattformen for arrangementsadministrasjon, avhengig av hva de gjør, så det lønner seg å sammenligne plattformer med gode tilpasningsmuligheter.
Kostnad
Budsjettet ditt og beløpet du kan sette av til et digitalt arrangement, er noe av det første du bør avklare. Det er best å finne ut hvor mye du ønsker å bruke, og hvor mye du eventuelt kan strekke deg til, før du begynner å lete. Dette kan potensielt begrense søket ganske raskt.
Utseende og kvalitet
Utseendet til et vellykket virtuelt arrangement er svært viktig i en nettbasert setting. De små detaljene i merkevarens stil eller farger kan hjelpe. Du ønsker en arrangementsplattform som gir rom for denne funksjonaliteten, samtidig som den også har kvalitetsinnstillinger. Muligheten til å skape interaktive opplevelser for deltakerne er avgjørende for enkelte arrangementer og bedrifter, og noen plattformer gjennomfører disse delene i spillstil bedre enn andre.
Kundestøtte
Noe av det mest skremmende for arrangører som gjennomfører et nettbasert arrangement, for eksempel en messe, er muligheten for problemer i sanntid. Selv om vi ser bort fra internettproblemer, er det siste du ønsker at plattformen skal krasje midt under hovedinnlegget til gjesteforeleseren din. Hva slags støtte ved behov tilbyr plattformen? Hvordan fungerer refusjoner? Dette varierer også fra tjeneste til tjeneste, noe du bør ta hensyn til for det virtuelle møtet eller direktesendte arrangementet ditt.
De beste eksemplene på plattformer for virtuelle arrangementer som er verdt å sjekke ut
Det finnes mange gode plattformer for virtuelle arrangementer, men jeg ville trekke frem noen viktige eksempler du kan se nærmere på når du planlegger arrangementet. Disse skiller seg ut for meg når det gjelder fleksibilitet, effektivitet, maler, billettsalg, videokonferanser, oppfølging etter arrangementet og kvalitet.
1. Zoom
Zoom er et av de første arrangementsområdene du sannsynligvis tenker på når det gjelder en plattform for digitale arrangementer. Sjansen er stor for at du allerede har deltatt i et Zoom-møte eller -arrangement. Det er uten tvil en av de mest tilgjengelige tjenestene på området, med enkel bruk for nettverking og lignende. Men disse brukervennlige grupperommene og verktøyene for engasjement kan mangle dybden som finnes hos noen av de andre.
More Articles
2. BigMarker
Hvis du trenger å opprette et stort arrangement av høy kvalitet med ulike former for webinarer, møterom, direktesendte presentasjoner og mer, er dette løsningen du bør velge. Den har fleksibiliteten som skal til for å håndtere ulike typer arrangementer samtidig, med imponerende administrasjonsmuligheter. Dessverre følger det en bratt læringskurve med denne dybden og de viktigste funksjonene.
3. vFairs
Min minst favorittdel ved nettbaserte arrangementer, og kanskje også for noen av medlemmene i fellesskapet ditt, er tapet av nettverksbygging, den messeaktige kvaliteten, utstillingshallene og lignende. Dette er den fremste alt-i-ett-plattformen for å skape den klassiske følelsen av et stevne eller et stort arrangement, samtidig som den tilbyr gode integrasjoner med sosiale medier, e-postmarkedsføring, nettverksfunksjoner, meldinger og mer.
Den har også solide støttealternativer som står i forhold til den noe forståelige, høye, men skalerbare prislappen.
Bruk engasjementet i fellesskapet ditt til å gi næring til de virtuelle arrangementene dine
Forholdet mellom fellesskapet ditt og virksomheten din bør være fullt ut gjensidig fordelaktig. Din oppgave er å investere i fellesskapet ditt for å få dem til å ønske å engasjere seg mer i merkevaren din, noe som gjør det mulig for deg å gjøre mer for dem, for eksempel ved å arrangere disse større nettbaserte arrangementene, toppmøtene og messene.
Men før du virkelig kan fordype deg i verdenen av digitale arrangementer og maksimere potensialet deres, må du styrke engasjementet i fellesskapet og hos målgruppen din. En måte å gjøre dette på er gjennom den beste programvaren for engasjement i fellesskap, som kan forbedre resultatene for deltakerengasjement når du arrangerer virtuelle opplevelser og lignende.
Det anbefales også at du abonnerer på vårt nyhetsbrev, slik at du ikke går glipp av noe slikt i fremtiden.
