Med tanke på världens och internets nuvarande tillstånd är de dagar förbi då det är nödvändigt eller ens fördelaktigt, i vissa fall, att anordna fysiska evenemang. Kostnader, schemaläggning, hantering och även ren stress har banat väg för virtuella evenemangsplattformar att blomstra bland många digitala företag och mediebolag.
Det digitala landskapet är just nu så brett och flexibelt att du kan anordna ett omfattande möte, bjuda in en välkänd talare, ordna ett mingel eller till och med hålla en fullskalig kongress inom ramen för en telefonskärm eller dator. Tjänster som Zoom, GoToWebinar, SpotMe och fler tar bort mycket av stressen och organiseringen från onlineevenemang.
I takt med att digitala evenemang har vuxit till den grad att 40 % av alla globala marknadsföringsevenemang förväntades vara enbart online, enligt Statista. Det finns en anledning till att virtuella evenemangsplattformar tar upp en så stor del av marknaden, och de kan vara mycket fördelaktiga för ditt företag.
Som någon med erfarenhet av att hantera digitala evenemang, evenemangsregistreringar och av att själv delta i många sådana inom marknadsförings- och underhållningsbranschen, är det här vad du behöver veta när du väljer rätt virtuella evenemangsplattform för en medlem av en oberoende mediegemenskap som jag själv.
Virtuella evenemangsplattformar: Det här behöver du veta
Virtuella evenemangsplattformar är så enkla eller komplexa som du vill att de ska vara. Vid första anblicken verkar molnbaserad programvara som Google Meet vara en grundläggande plattform för videochatt. Samtidigt verkar andra tjänster som Vimeo vara generiska destinationer för direktsändningar som du kan använda för att strömma något.
Men virtuella evenemangsplattformar kan vara mycket mer än så. I grunden är en virtuell evenemangsplattform en plats där du kan samla två eller fler personer för att få kontakt helt digitalt. Det innebär att ingen behöver lämna sitt hem eller hemmakontor tack vare plattformens evenemangsteknik.
En virtuell evenemangsplattform är dessutom fullt skalbar, vilket gör att du kan anpassa dina onlineevenemang från två personer till 2 000 personer och långt fler än så. Se det som ditt eget molnbaserade mötesrum, auditorium, scen eller kongresscenter där du kan hålla samma slags program och typer av arrangemang som du skulle ha haft på dessa traditionella fysiska platser.
Det finns också olika typer av virtuella evenemang som du kan anordna, till exempel storskaliga möten där flera företag samlas för att diskutera olika ämnen. Du kan exempelvis hålla ett webbinarium för att lära dig mer om olika tjänster och hur du kan förbättra din marknadsföringsavdelning.
Du kan även anordna virtuella konferenser med talare, bildspel, videor, direktsända videopresentationer, frågestunder och allt annat du kan tänka dig att se på en vanlig konferens eller ett fysiskt evenemang. Du kan också anordna hybridevenemang där vissa användare tittar hemifrån och deltar i de interaktiva delarna, samtidigt som det finns en fysisk plats där deltagare kan samlas.
Fysiska evenemang jämfört med virtuella evenemangsplattformar
Det finns ärligt talat för- och nackdelar med båda alternativen när du väljer mellan att anordna ett fysiskt evenemang och att skapa en virtuell evenemangsupplevelse. När det gäller fysiska evenemang får du fördelen av interaktion ansikte mot ansikte, vilket för många är det bästa sättet att komma ihåg nya människor och skapa en djupare kontakt med dem.
Du får också fördelen av mer intima och potentiellt engagerande aktiviteter, som luncher och middagar, vilka inte är lika genomförbara online. Men du måste också hantera nackdelarna med de överväldigande kostnaderna för fysiska evenemang, att hyra lokaler och huvudvärken med att hantera allt detta från första början.
Å andra sidan tar virtuella evenemangsplattformar hand om de flesta av evenemangsplanerarnas huvudvärksmoment, eftersom din budget kan vara en bråkdel av vad ett fysiskt evenemang på plats skulle kunna kosta. Dessutom behöver du inte konkurrera med andra medievarumärken om det begränsade utrymmet i ditt område på en viss dag. För att inte tala om att det är flexibelt, så att även någon på andra sidan jorden kan delta utan att behöva boka en flygresa.
Virtuella evenemangsplattformar har dock vissa nackdelar som du bör ta hänsyn till. För det första kan de sakna djupet och den uppslukande känslan hos ett fysiskt evenemang. Det finns sätt att komma runt detta genom interaktiva funktioner och virtuella montrar, men vissa interaktioner fungerar helt enkelt bättre på plats. Dessutom kan virtuella evenemang ibland kännas opersonliga.
Hybridevenemang har en blandning av för- och nackdelarna med båda alternativen. De erbjuder fördelarna från varje sida för den övergripande deltagarupplevelsen, samtidigt som de potentiellt utestänger vissa personer som enbart deltar digitalt och innebär de sammanlagda budgetarna för båda alternativen.
Fördelar med virtuella evenemangsplattformar för medievarumärken
För just ditt företag finns det några anmärkningsvärda fördelar att överväga när du undersöker virtuella evenemangstjänster. För det första kan du omedelbart nå en global publik utan de begränsningar som fysiska evenemang innebär, och till en bråkdel av kostnaden. För nystartade företag och nyare varumärken är detta avgörande för framgång.
Ännu bättre är att många virtuella evenemangsplattformar erbjuder särskilda data och insikter om din gemenskap och själva evenemanget, vilket är lite svårare att analysera på plats. Du kan enklare få exakta siffror, till exempel antalet deltagare och hur länge de deltog, få feedback från deltagarna och se hur effektiva dina aktiviteter var.
På tal om aktiviteter finns det möjlighet till mer interaktivitet genom virtuella plattformar, särskilt på ett organiserat och säkert sätt. Du kan skapa rum, ha ett mer lätthanterligt schema och spara tid så att medarbetare och konsumenter får möjlighet att dela sina uppföljande tankar eller engagera sig.
En digital väg är också den minst stressande och mest tilltalande, inte bara ur logistisk synvinkel utan även ur miljösynpunkt. Du lämnar inte efter dig ett lika stort koldioxidavtryck som ett fysiskt evenemang skulle göra.
För att inte nämna att om du har ett mindre team i det här skedet av din tillväxt kan din uppmärksamhet användas bättre till att skapa det bästa möjliga evenemangsschemat, i stället för att slösa tid och energi på att samordna med evenemangshantering, hyra lokal, ställa i ordning montrar, planera catering, resor och allt annat.
Så väljer du rätt plattform för virtuella evenemang för ditt företag
I takt med att det digitala evenemangsområdet växer finns det nästan för många plattformar att välja mellan för karriärmässor, produktlanseringar, evenemangsinnehåll, evenemangslösningar och liknande. När det gäller att välja rätt programvara för virtuella evenemang för ditt nätbaserade företag finns här några av de faktorer jag brukar ha i åtanke, eftersom de hör till de viktigaste delarna.
Användarupplevelse
Ett evenemang bör helt och hållet handla om deltagarna. Om de inte har en fantastisk upplevelse är evenemanget meningslöst. Med en digital upplevelse bör användargränssnittet, nätverksfunktionerna och tillgänglighetsaspekterna av att delta i tjänsten vara smidiga och enkla, från landningssidan till grupprummen, utställarna och mer.
Detsamma gäller den administrativa delen för dig som skapar evenemanget. Det är viktigt att ha djup och funktionalitet utan att det blir krångligt och frustrerande, oavsett om du använder en dator eller en mobilapp.
Anpassningsmöjligheter
Ditt virtuella evenemang bör vara en återspegling av ditt företag. Den bästa programvaran som finns gör det möjligt för dig att åstadkomma detta genom anpassningsalternativ och flexibilitet att skapa och göra vad du vill. Vissa företag behöver förstås fler funktioner för deltagarengagemang än andra på plattformen för evenemangshantering, beroende på vad de gör, så det lönar sig att jämföra anpassningsbara plattformar.
Kostnad
Din budget och det belopp du kan avsätta för ett digitalt evenemang är några av de första sakerna du bör fastställa. Det är bäst att ta reda på vad du vill spendera och vad du vid behov kanske kan få fram innan du börjar leta. Detta kan potentiellt begränsa din sökning ganska snabbt.
Utseende och kvalitet
Utformningen av ett framgångsrikt virtuellt evenemang är oerhört viktig i en nätbaserad miljö. De små detaljerna i din varumärkesstil eller dina färger kan göra skillnad. Du vill ha en evenemangsplattform som tillåter den typen av funktionalitet och samtidigt erbjuder kvalitetsinställningar. Möjligheten att skapa interaktiva upplevelser för deltagarna är avgörande för vissa evenemang och företag, och vissa plattformar genomför dessa spelifierade delar bättre än andra.
Kundsupport
En av de mest skrämmande delarna för evenemangsarrangörer som genomför ett nätbaserat evenemang, till exempel en mässa, är risken för problem i realtid. Även om vi bortser från internetproblem är det sista du vill att plattformen kraschar mitt under huvudanförandet från din gästande talare. Vilken typ av support på begäran erbjuder plattformen? Hur fungerar återbetalningar? Även detta varierar mellan olika tjänster, vilket du bör ta hänsyn till för ditt virtuella möte eller liveevenemang.
Bra exempel på plattformar för virtuella evenemang som är värda att undersöka
Det finns gott om bra plattformar för virtuella evenemang, men jag ville ge dig några viktiga exempel att undersöka inför din evenemangsplanering. Dessa utmärker sig enligt mig när det gäller flexibilitet, effektivitet, mallar, biljettförsäljning, videokonferenser, efter evenemanget och kvalitet.
1. Zoom
Zoom är en av de första evenemangsplattformarna du förmodligen tänker på när det gäller en plattform för digitala evenemang. Chansen är stor att du redan har deltagit i ett Zoom-möte eller Zoom-evenemang. Det är utan tvekan en av de mest tillgängliga tjänsterna inom området, med sin användarvänlighet för nätverkande och liknande. Men dessa användarvänliga grupprum och verktyg för deltagarengagemang kan sakna det djup som vissa andra erbjuder.
2. BigMarker
Om du behöver skapa ett högkvalitativt, storskaligt evenemang med olika former av webbseminarier, mötesrum, direktsända presentationer och mer är detta rätt val. Plattformen är flexibel och gör det möjligt att hantera olika typer av evenemang samtidigt, med otroliga möjligheter till administration. Tyvärr innebär denna omfattning en brant inlärningskurva när det gäller de viktigaste funktionerna.
3. vFairs
Min minst omtyckta del av onlineevenemang, och kanske även för vissa av dina gemenskapsmedlemmar, är förlusten av nätverkande, mässliknande atmosfär, utställningshallar och liknande. Det här är den främsta allt-i-ett-plattformen för att skapa den klassiska känslan av en kongress eller ett storskaligt evenemang, samtidigt som den erbjuder fantastiska integrationer med sociala medier, e-postmarknadsföring, nätverksfunktioner, meddelanden med mera.
Den har också gedigna supportalternativ som motsvarar den något förståeligt höga men skalbara prislappen.
Använd engagemanget i din gemenskap för att driva dina virtuella evenemang
Relationen mellan din gemenskap och ditt företag bör vara fullt ömsesidigt fördelaktig. Ditt jobb är att investera i din gemenskap för att få dess medlemmar att vilja engagera sig mer i ditt varumärke, vilket ger dig möjlighet att göra mer för dem, till exempel anordna dessa större onlineevenemang, toppmöten och mässor.
Men innan du verkligen kan ge dig in i den digitala evenemangsvärlden och maximera dess potential behöver du fördjupa engagemanget i din gemenskap och hos din målgrupp. Ett sätt att göra detta är genom den bästa programvaran för engagemang i gemenskapen, som kan förbättra dina resultat för deltagarengagemang när du anordnar virtuella upplevelser och liknande.
Vi rekommenderar också att du prenumererar på vårt nyhetsbrev, så att du inte missar något sådant här i framtiden.