So wählen Sie eine Content-Marketing-Software aus
Die Auswahl der richtigen Content-Marketing-Software ist eine kluge Entscheidung für Ihr Unternehmen. Sie spart Zeit, erhöht die Genauigkeit und sorgt dafür, dass sich Ihre Bemühungen in einer soliden Kapitalrendite auszahlen. Wenn Sie jedoch die falsche Wahl treffen, riskieren Sie, Ressourcen zu verschwenden, Zielvorgaben zu verfehlen und mit Compliance-Problemen konfrontiert zu werden.
Dieser Leitfaden richtet sich an Inhaber kleiner Unternehmen und digitale Unternehmer, die fundierte Entscheidungen treffen wollen. Sie benötigen Werkzeuge, die zu den Bedürfnissen Ihres Teams passen, ohne neue Probleme zu verursachen. Finden wir gemeinsam die passende Lösung für Ihre Content-Strategie.
8 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl von Content-Marketing-Software achten sollten
Die Bewertung von Content-Marketing-Software erfordert die Prüfung bestimmter Faktoren, damit sie Ihren Anforderungen gerecht wird. Darauf sollten Sie achten:
1. Flexibilität der Tarife
Tarif-Flexibilität ermöglicht es Ihnen, Ihr Abonnement bei sich ändernden Anforderungen anzupassen. Das ist wichtig, denn Ihr Unternehmen könnte wachsen oder schrumpfen, und Sie möchten nicht an einen unpassenden Tarif gebunden sein. Achten Sie auf Software, die einfache Upgrades oder Downgrades ohne Strafgebühren erlaubt. Fragen Sie beim Demo-Gespräch, wie sich Tarifänderungen auf Ihr aktuelles Setup und Ihre Preisgestaltung auswirken.
2. Datenzugriff und Berichte
Zugriff auf umfassende Daten und Berichte hilft Ihnen, die Performance nachzuverfolgen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Sie benötigen Software, die klar verständliche und individuell anpassbare Berichte bietet. Meiden Sie Tools, bei denen Daten hinter einer Bezahlschranke versteckt werden. Testen Sie die Reporting-Funktion während einer Testphase, indem Sie Berichte zu vergangenen Kampagnen erstellen.
3. Integration mit Ihrem Technologiestack
Nahtlose Integration in Ihren bestehenden Technologiestack spart Zeit und minimiert Unterbrechungen. Stellen Sie sicher, dass die Software an Ihr CRM, E-Mail-Marketing und andere Tools angebunden werden kann. Prüfen Sie die Integrationsliste des Anbieters und fragen Sie nach Beispielen für erfolgreiche Anbindungen mit für Sie relevanten Tools.
4. Einführung und Support
Gutes Onboarding und Support stellen sicher, dass Ihr Team die Software effektiv nutzen kann. Suchen Sie einen Anbieter, der ein umfassendes Training und reaktionsschnellen Support bietet. Fragen Sie während einer Vorführung nach den verfügbaren Ressourcen für neue Nutzer und wie schnell der Support auf Anliegen reagiert.
5. Rollenbasierte Zugriffsrechte
Rollenbasierte Zugriffsrechte geben Ihnen die Möglichkeit zu steuern, wer welche Bereiche der Software sehen und bearbeiten kann. Das ist entscheidend für Sicherheit und effiziente Arbeitsabläufe. Achten Sie darauf, dass die Software eine einfache Einrichtung verschiedener Benutzerrollen ermöglicht. Bitten Sie um eine Demo, in der gezeigt wird, wie Berechtigungen zugewiesen und geändert werden.
6. Anpassungsmöglichkeiten
Anpassungsmöglichkeiten erlauben es Ihnen, die Software optimal auf Ihre Anforderungen abzustimmen. Denn ein Standard-Ansatz funktioniert selten für alle. Suchen Sie nach Tools mit individuell gestaltbaren Dashboards und Workflows. Testen Sie während einer Probephase, wie leicht sich die Einstellungen an Ihre Abläufe anpassen lassen.
7. Automatisierungsfunktionen
Automatisierungsfunktionen helfen, Zeit zu sparen, indem sie wiederkehrende Aufgaben übernehmen. Stellen Sie sicher, dass die Software das Planen, Veröffentlichen und Reporten automatisieren kann. Testen Sie die Automatisierung, indem Sie während einer Demo eine einfache automatisierte Aufgabe einrichten und deren Ausführung beobachten.
8. Mobile Unterstützung oder Unterstützung mehrerer Standorte
Mobile Unterstützung oder die Unterstützung mehrerer Standorte stellt sicher, dass Ihr Team jederzeit und überall auf die Software zugreifen kann. Das ist besonders wichtig, wenn Ihr Team remote oder unterwegs arbeitet. Prüfen Sie, ob die Software über eine Mobile App oder einen Webzugang verfügt, und testen Sie die Funktionalität während einer Testphase auf verschiedenen Geräten.
Wie wählt man eine Content-Marketing-Software aus: Ein 5-Schritte-Rahmenwerk
Die Auswahl der richtigen Content-Marketing-Software ist mehr als nur die Entscheidung für ein beliebtes Tool. Sie benötigen eine Lösung, die zu den Zielen und Prozessen Ihres Teams passt. Hier ist ein einfaches Rahmenwerk, das Sie dabei unterstützt:
Schritt 1: Ermitteln Sie Ihren Bedarf
Beginnen Sie damit, zu definieren, was Ihr Team wirklich von einer Content-Marketing-Software benötigt. So starten Sie:
Stakeholder einbeziehen
Sprechen Sie mit wichtigen Stakeholdern wie Marketing, IT und Führungsebene, um deren Anforderungen zu verstehen. Jede Gruppe hat möglicherweise unterschiedliche Prioritäten. IT konzentriert sich beispielsweise oft auf Integrationsmöglichkeiten, während das Marketing benutzerfreundliche Funktionen fordert. Sammeln Sie deren Feedback in Meetings oder Umfragen, um alle Aspekte zu berücksichtigen.
Problempunkte auflisten und priorisieren
Ermitteln Sie, was in Ihrer aktuellen Lösung nicht funktioniert. Vielleicht fehlt Automatisierung oder es mangelt an aussagekräftigen Reports. Listen Sie diese Schmerzpunkte auf und priorisieren Sie sie nach ihrer Auswirkung. Konzentrieren Sie sich zunächst auf die wichtigsten Themen, um Effizienz und Zufriedenheit zu steigern.
Abgleich mit Richtlinien und Protokollen
Achten Sie darauf, dass Ihre Softwarewahl zu internen Richtlinien und branchenüblichen Vorschriften passt. Prüfen Sie Anbieterpräferenzen sowie Sicherheitsprotokolle. Dieser Abgleich schützt vor späteren Compliance-Problemen und hält Ihre Daten sicher.
Unverzichtbar vs. „Nice to have“
Unterscheiden Sie zwischen Funktionen, die unerlässlich sind, und solchen, die nur „nice to have“ sind. Unverzichtbare Features sind zum Beispiel Integrationsfähigkeit. Zu den Extras zählen etwa erweiterte Analysen. Diese Einteilung hilft Ihnen, die Auswahl einzugrenzen.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Welche Beschwerden oder Hindernisse tauchen am häufigsten auf?
- Welche Bedürfnisse werden aktuell nicht erfüllt?
- Welche Funktionen würden Ihre drei größten Problempunkte lösen?
- Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
- Wie sicher muss die Software sein?
Schritt 2: Anbieter von Content-Marketing-Software recherchieren
Die Recherche von Anbietern ist der nächste Schritt, um die richtige Content-Marketing-Software für Ihr Team zu finden. So gehen Sie vor:
Erster Überblick über Anbieter
Verschaffen Sie sich zunächst einen breiten Überblick über potenzielle Anbieter. Nutzen Sie Bewertungsseiten, Rankings und Fallstudien, um sich einen Eindruck vom Markt zu verschaffen. Achten Sie auf Muster im Nutzerfeedback, wie Benutzerfreundlichkeit oder wiederkehrende Probleme. So erkennen Sie, wer in der Branche führend ist und wer zurückliegt.
Vergleich gemäß Ihrer Anforderungen
Vergleichen Sie Tools entsprechend Ihrer Unternehmensgröße und Anforderungen. Manche Software eignet sich besser für Großunternehmen, andere eher für kleine Teams. Überlegen Sie, ob ein Tool in Ihre bestehende IT-Landschaft integriert werden soll oder Outsourcing-Optionen bieten muss. Das hilft, die Auswahl weiter einzugrenzen.
Wichtige Unterscheidungsmerkmale erkennen
Konzentrieren Sie sich darauf, was jeden Anbieter einzigartig macht. Wichtige Unterscheidungsmerkmale können Implementierungsunterstützung, Benutzererfahrung oder Flexibilität für spezielle Anforderungen sein. Wenn Sie zum Beispiel robuste Analysen benötigen, prüfen Sie, ob der Anbieter in diesem Bereich besonders stark ist. Solche Unterscheidungsmerkmale können Ihre Wahl entscheidend beeinflussen.
Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse
Halten Sie fest, was Sie herausgefunden haben. Erstellen Sie ein Dokument, in dem Sie Stärken, Schwächen und besondere Merkmale der Anbieter protokollieren. Das erleichtert den direkten Vergleich und hilft Ihnen, bei der finalen Entscheidung gezielt darauf zurückzugreifen.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Was beherrscht jedes Tool am besten?
- Passt das Tool zu Ihrer Teamgröße, Ihrem Budget und Ihrem Technologie-Stack?
- Welche Unterstützung und Dokumentation wird angeboten?
- Wie werden Integrationen gehandhabt?
- Gibt es versteckte Kosten?
Die besten Content-Marketing-Programme im Überblick
Hier ist meine Liste der 10 besten Content-Marketing-Software-Lösungen, die Ihnen den Einstieg in die Suche erleichtern:
Schritt 3: Erstellen Sie eine Shortlist für Content-Marketing-Software und nehmen Sie Kontakt auf
Reduzieren Sie die Liste Ihrer Anbieter und beginnen Sie mit Gesprächen mit potenziellen Partnern. So gehen Sie vor:
Erstellen Sie eine Shortlist mit 2 bis 4 Anbietern
Nutzen Sie Ihre Recherche, um eine Shortlist mit zwei bis vier Anbietern zu erstellen. Diese sollten Ihre Anforderungen am besten erfüllen und Ihren Prioritäten entsprechen. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Funktionsumfang, Preisgestaltung und Nutzerfeedback. Eine fokussierte Auswahl erleichtert Ihnen die nächsten Schritte erheblich.
Versenden Sie eine RFI oder RFP
Überlegen Sie, eine Anfrage für weitere Informationen (RFI) oder eine offizielle Ausschreibung (RFP) für Content-Marketing-Software zu senden, um mehr Details zu erhalten. Das hilft Ihnen, die Möglichkeiten und Grenzen des Anbieters zu verstehen. Nutzen Sie diesen Schritt, um offene Fragen oder Unsicherheiten aus Ihrer Recherche zu klären.
Demos buchen und gezielt nachfragen
Vereinbaren Sie Demos mit den ausgewählten Anbietern und bereiten Sie gezielte Fragen vor. Erkundigen Sie sich nach spezifischen Funktionen, deren praktische Anwendung und eventuellen Einschränkungen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um die Software live zu erleben und zu prüfen, ob sie wirklich Ihren Anforderungen entspricht.
Verwenden Sie konsistente Bewertungskriterien
Wenden Sie bei jeder Bewertung die gleichen Kriterien an. Das ermöglicht einen fairen Vergleich und unterstützt Sie dabei, eine objektive Entscheidung zu treffen. Erstellen Sie z. B. eine Checkliste oder ein Bewertungsschema, um festzuhalten, wie jede Option Ihre wichtigsten Anforderungen erfüllt.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Können Sie mir einen echten Kundenfall zeigen, der mit unserem vergleichbar ist?
- Welche Unterstützung oder Onboarding-Ressourcen stellen Sie zur Verfügung?
- Welche Funktionen erfordern ein Upgrade?
- Wie einfach lässt sich Ihre Software skalieren?
- Gibt es langfristige Vertragsbindungen?
Schritt 4: Erarbeiten Sie die Business-Case-Argumentation
Machen Sie aus Ihrer Anbieterrecherche ein Business Case, den Ihr Management nachvollziehen und unterstützen kann. So gehen Sie vor:
Schmerzpunkte und Ziele zusammenfassen
Stellen Sie klar heraus, welche Herausforderungen Ihr Team aktuell hat und welche Ergebnisse Sie sich von der neuen Software erhoffen. Nutzen Sie reale Beispiele, um zu zeigen, wie die Software bestehende Probleme lösen kann – z. B. durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben oder durch eine präzisere Berichterstattung. So unterstreichen Sie den Nutzen und den Einfluss auf die Effizienz Ihres Teams.
Kostenübersicht und Zeitpläne präsentieren
Sammeln Sie grundlegende Kostenschätzungen und Zeitrahmen für die Implementierung aus Ihrer Anbietersuche. Präsentieren Sie diese Details in einem leicht verständlichen Format. Für eine genaue Preisgestaltung von Content-Marketing-Software berücksichtigen Sie Abonnementgebühren, Einrichtungsgebühren und mögliche zusätzliche Kosten. Ein klarer Zeitplan hilft bei der Erwartungshaltung für die Einführung.
Stellen Sie ROI und Risiken heraus
Erklären Sie die potenzielle Rendite, Effizienzgewinne und Risiken, wenn Sie die Software nicht einführen. Heben Sie finanzielle Vorteile hervor, wie reduzierte Betriebskosten oder gesteigerte Einnahmen durch effektivere Marketingmaßnahmen. Erläutern Sie, was passiert, wenn Sie beim aktuellen System bleiben, also etwa fortlaufende Ineffizienzen oder verpasste Chancen.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Welches Geschäftsproblem wird damit gelöst?
- Welche Risiken entstehen, wenn wir nichts tun?
- Welche finanziellen und betrieblichen Vorteile gibt es?
- Wie schnell können wir Ergebnisse erwarten?
- Wie passt dies zu unseren langfristigen Zielen?
Schritt 5: Implementieren Sie Ihre Content-Marketing-Software und führen Sie Ihr Team ein
Planen Sie einen reibungslosen Onboarding-Prozess, wenn Sie einen Anbieter für Content-Marketing-Software gewählt haben. So gehen Sie dabei vor:
Kommunizieren Sie den Rollout-Plan
Kommunizieren Sie den Rollout-Plan klar an alle Nutzer. Teilen Sie Zeitpläne, wichtige Termine und Erwartungen per E-Mail oder Teammeetings. Stellen Sie sicher, dass jeder den Prozess und seine Rolle darin versteht. Diese Transparenz hilft, Verwirrung und Widerstände zu minimieren.
Weisen Sie interne Verantwortliche zu
Weisen Sie interne Verantwortliche und Ansprechpersonen für die Software zu. Diese Personen steuern die Implementierung und sind die ersten Ansprechpartner für Fragen. Wählen Sie Personen, die mit dem Tool vertraut sind und als "Botschafter" fungieren können. Diese Struktur sorgt für Verantwortlichkeit und reibungslose Koordination.
Sorgen Sie für einheitliche Schulungen
Stellen Sie sicher, dass Ihr Team Schulungen vollständig absolviert und das Tool einheitlich nutzt. Planen Sie Trainings und stellen Sie Ressourcen wie Tutorials oder Leitfäden bereit. Ermutigen Sie Nutzer dazu, Funktionen und Möglichkeiten zu erkunden. Einheitliche Schulungen fördern die Akzeptanz und maximieren die Vorteile der Software.
Richten Sie Feedback-Schleifen ein
Schaffen Sie Feedback-Schleifen während des Rollouts. Ermutigen Sie Nutzer, ihre Erfahrungen und Herausforderungen zu teilen. Nutzen Sie Anbieterressourcen, um Probleme zu lösen und den Prozess zu verbessern. Regelmäßiges Feedback optimiert die Implementierung und sorgt für Zufriedenheit bei den Nutzern.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Wie sieht der Change-Management-Plan aus?
- Wer ist für den Rollout verantwortlich?
- Wie werden Sie erste Erfolge messen?
- Welche Schulungsressourcen stehen zur Verfügung?
- Wie sammeln Sie Nutzerfeedback?
Wie geht es weiter:
Wenn Sie gerade Content-Marketing-Software recherchieren, verbinden Sie sich mit einem SoftwareSelect-Berater für kostenlose Empfehlungen.
Sie füllen ein Formular aus und haben ein kurzes Gespräch, bei dem Ihre Anforderungen konkretisiert werden. Danach erhalten Sie eine Shortlist geeigneter Software-Lösungen zur Überprüfung. Sie werden sogar während des gesamten Kaufprozesses unterstützt, inklusive Preisverhandlungen.