Die Auswahl der richtigen Content-Marketing-Software ist ein kluger Schritt für Ihr Unternehmen. Sie spart Zeit, erhöht die Genauigkeit und stellt sicher, dass sich Ihre Bemühungen durch eine solide Rendite auszahlen. Wählen Sie jedoch die falsche Lösung, riskieren Sie verschwendete Ressourcen, verfehlte Ziele und Probleme bei der Einhaltung von Vorschriften.
Dieser Leitfaden richtet sich an Kleinunternehmer und digitale Unternehmer, die fundierte Entscheidungen treffen möchten. Sie benötigen Tools, die zu den Anforderungen Ihres Teams passen, ohne mehr Probleme zu verursachen, als sie lösen. Sehen wir uns an, wie Sie die richtige Lösung für Ihre Content-Strategie finden.
8 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl von Content-Marketing-Software achten sollten
Bei der Bewertung von Content-Marketing-Software müssen bestimmte Faktoren geprüft werden, damit sichergestellt ist, dass sie Ihren Anforderungen entspricht. Darauf sollten Sie achten:
1. Flexibilität der Tarife
Die Flexibilität der Tarife ermöglicht es Ihnen, Ihr Abonnement an veränderte Anforderungen anzupassen. Das ist wichtig, weil Ihr Unternehmen wachsen oder schrumpfen kann und Sie nicht an einen ungeeigneten Tarif gebunden sein möchten. Suchen Sie nach Software, die einfache Upgrades oder Downgrades ohne Gebühren ermöglicht. Fragen Sie während einer Demo, wie sich Änderungen an Ihrem Tarif auf Ihre aktuelle Einrichtung und die Preise auswirken.
2. Datenzugriff und Berichte
Der Zugriff auf umfangreiche Daten und Berichte hilft Ihnen, die Leistung zu verfolgen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Sie benötigen Software, die klare, anpassbare Berichte bereitstellt. Vermeiden Sie Tools, die Daten hinter Bezahlschranken verbergen. Testen Sie die Berichtsfunktionen während einer Testphase, indem Sie Berichte zu vergangenen Kampagnen erstellen.
3. Integration in Ihre Technologielandschaft
Eine nahtlose Integration in Ihre bestehende Technologielandschaft spart Zeit und minimiert Unterbrechungen. Stellen Sie sicher, dass die Software eine Verbindung zu Ihrem CRM, Ihrer E-Mail-Marketing-Software und anderen Tools herstellen kann. Prüfen Sie die Integrationsliste des Anbieters und bitten Sie um Beispiele für erfolgreiche Verbindungen mit Tools, die Ihren ähnlich sind.
4. Einführung und Support
Eine gute Einführung und ein guter Support stellen sicher, dass Ihr Team die Software effektiv nutzen kann. Suchen Sie nach einem Anbieter, der umfassende Schulungen und schnellen Support bietet. Fragen Sie während einer Demo nach den verfügbaren Ressourcen für neue Benutzer und danach, wie schnell der Support auf Probleme reagiert.
5. Rollenbasierte Berechtigungen
Mit rollenbasierten Berechtigungen können Sie steuern, wer innerhalb der Software auf welche Inhalte zugreift. Das ist wichtig, um Sicherheit und effiziente Arbeitsabläufe zu gewährleisten. Stellen Sie sicher, dass die Software eine einfache Einrichtung verschiedener Benutzerrollen ermöglicht. Bitten Sie um eine Demonstration, wie Berechtigungen zugewiesen und geändert werden.
6. Anpassungsmöglichkeiten
Anpassungsmöglichkeiten ermöglichen es Ihnen, die Software auf Ihre spezifischen Anforderungen zuzuschneiden. Das ist wichtig, weil ein allgemeiner Ansatz selten funktioniert. Suchen Sie nach Tools, die anpassbare Dashboards und Workflows bieten. Experimentieren Sie während einer Testphase mit den Anpassungseinstellungen, um zu sehen, wie einfach sie sich an Ihre Prozesse anpassen lassen.
7. Automatisierungsfunktionen
Automatisierungsfunktionen helfen, Zeit zu sparen, indem sie sich wiederholende Aufgaben übernehmen. Stellen Sie sicher, dass die Software die Planung, Veröffentlichung und Berichterstattung automatisieren kann. Testen Sie die Automatisierung, indem Sie während einer Demo eine einfache automatisierte Aufgabe einrichten und prüfen, wie sie ausgeführt wird.
8. Unterstützung für Mobilgeräte oder mehrere Standorte
Die Unterstützung für Mobilgeräte oder mehrere Standorte stellt sicher, dass Ihr Team jederzeit und überall auf die Software zugreifen kann. Das ist besonders wichtig, wenn Ihr Team remote oder unterwegs arbeitet. Prüfen Sie, ob die Software über eine mobile App oder einen Webzugang verfügt, und testen Sie ihre Funktionalität während einer Testphase auf verschiedenen Geräten.
So wählen Sie Content-Marketing-Software aus: Ein 5-Schritte-Modell
Bei der Auswahl der richtigen Content-Marketing-Software geht es um mehr, als einfach ein beliebtes Tool auszuwählen. Sie benötigen eine Lösung, die zu den Zielen und Prozessen Ihres Teams passt. Dieses einfache Modell hilft Ihnen dabei:
Schritt 1: Ermitteln Sie Ihren Bedarf
Definieren Sie zunächst, was Ihr Team wirklich von einer Content-Marketing-Software benötigt. So gehen Sie vor:
Beziehen Sie die Stakeholder ein
Sprechen Sie mit wichtigen Stakeholdern aus Bereichen wie Marketing, IT und Führungsebene, um deren Anforderungen zu verstehen. Jede Gruppe kann unterschiedliche Prioritäten haben. Die IT konzentriert sich beispielsweise möglicherweise auf Integrationen, während das Marketing benutzerfreundliche Funktionen wünscht. Sammeln Sie deren Rückmeldungen in Besprechungen oder Umfragen, um alle wichtigen Aspekte abzudecken.
Listen Sie Problembereiche auf und priorisieren Sie sie
Ermitteln Sie, was in Ihrer aktuellen Lösung nicht funktioniert. Vielleicht fehlt es an Automatisierung oder die Berichterstattung ist unzureichend. Listen Sie diese Problembereiche auf und priorisieren Sie sie nach ihrer Auswirkung. Konzentrieren Sie sich zuerst auf die wichtigsten Probleme, um Effizienz und Zufriedenheit zu verbessern.
Richten Sie die Lösung an Richtlinien und Protokollen aus
Stellen Sie sicher, dass Ihre Softwareauswahl mit internen Richtlinien und Branchenvorschriften übereinstimmt. Prüfen Sie Vorgaben zu bevorzugten Anbietern und Sicherheitsprotokolle. Diese Abstimmung verhindert künftige Compliance-Probleme und schützt Ihre Daten.
Unverzichtbare Funktionen im Vergleich zu wünschenswerten Funktionen
Unterscheiden Sie zwischen unverzichtbaren Funktionen und solchen, die lediglich wünschenswert sind. Unverzichtbare Funktionen sind nicht verhandelbar, etwa Integrationsmöglichkeiten. Wünschenswerte Funktionen können beispielsweise erweiterte Analysen umfassen. Diese Unterscheidung hilft Ihnen, Ihre Optionen einzugrenzen.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welche Beschwerden oder Hindernisse treten am häufigsten auf?
- Welche Anforderungen werden derzeit nicht erfüllt?
- Welche Funktionen würden Ihre drei wichtigsten Problembereiche lösen?
- Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
- Wie sicher muss die Software sein?
Schritt 2: Recherchieren Sie Anbieter von Content-Marketing-Software
Die Recherche von Anbietern ist der nächste Schritt, um die richtige Content-Marketing-Software für Ihr Team zu finden. So gehen Sie vor:
Erste Anbieterübersicht
Beginnen Sie mit einer umfassenden Übersicht potenzieller Anbieter. Nutzen Sie Bewertungsportale, Rankings und Fallstudien, um einen Eindruck vom Markt zu erhalten. Achten Sie auf wiederkehrende Muster im Nutzerfeedback, etwa bei der Benutzerfreundlichkeit oder häufigen Problemen. So erhalten Sie einen allgemeinen Eindruck davon, wer in diesem Bereich führend ist und wer zurückliegt.
Vergleichen Sie anhand Ihrer Anforderungen
Vergleichen Sie die Tools anhand der Größe und Bedürfnisse Ihres Unternehmens. Manche Software eignet sich möglicherweise für Großunternehmen, während andere besser für kleine Teams geeignet ist. Überlegen Sie, ob Sie ein Tool wünschen, das sich in Ihren bestehenden Technologiestack integrieren lässt, oder eines, das Outsourcing-Optionen bietet. So können Sie Ihre Auswahl eingrenzen.
Wichtige Unterscheidungsmerkmale ermitteln
Konzentrieren Sie sich darauf, wodurch sich die einzelnen Anbieter voneinander unterscheiden. Zu den wichtigsten Unterscheidungsmerkmalen können die Unterstützung bei der Implementierung, die Benutzerfreundlichkeit oder die Flexibilität für besondere Anforderungen gehören. Wenn Sie beispielsweise leistungsstarke Analysen benötigen, prüfen Sie, ob der Anbieter in diesem Bereich besonders gut ist. Solche Merkmale können Ihre Entscheidung maßgeblich beeinflussen.
Ergebnisse dokumentieren
Halten Sie fest, was Sie herausfinden. Erstellen Sie ein Dokument, in dem Sie die Stärken, Schwächen und herausragenden Funktionen der Anbieter erfassen. So können Sie die Optionen leichter direkt miteinander vergleichen und bei Ihrer endgültigen Entscheidung auf die Ergebnisse zurückgreifen.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Was kann jedes Tool am besten?
- Passt es zu Ihrer Teamgröße, Ihrem Budget und Ihrem Technologiestack?
- Welche Support- und Dokumentationsangebote sind verfügbar?
- Wie geht das Tool mit Integrationen um?
- Gibt es versteckte Kosten?
Die beste Software für Content-Marketing, die Sie in Betracht ziehen sollten
Hier ist meine Liste der zehn besten verfügbaren Lösungen für Content-Marketing, die Ihnen den Einstieg in Ihre Suche erleichtern:
Schritt 3: Eine Auswahlliste mit Software für Content-Marketing erstellen und Kontakt aufnehmen
Grenzen Sie Ihre Anbieterauswahl ein und beginnen Sie Gespräche mit potenziellen Partnern. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:
2–4 Anbieter in die engere Auswahl aufnehmen
Erstellen Sie auf Grundlage Ihrer Recherche eine Auswahlliste mit 2–4 Anbietern. Dabei sollte es sich um diejenigen handeln, die Ihre Anforderungen am besten erfüllen und zu Ihren Prioritäten passen. Berücksichtigen Sie Faktoren wie den Funktionsumfang, die Preise und das Feedback der Nutzer. Diese fokussierte Liste macht die nächsten Schritte überschaubarer.
Eine RFI oder RFP versenden
Erwägen Sie, eine Informationsanfrage (RFI) oder eine RFP für Software für Content-Marketing zu versenden, um detailliertere Informationen zu erhalten. So können Sie die Fähigkeiten und Einschränkungen der Anbieter besser verstehen. Nutzen Sie diesen Schritt, um Bedenken oder Fragen zu klären, die während Ihrer Recherche aufgekommen sind.
Demos vereinbaren und Fragen stellen
Vereinbaren Sie Demos mit den Anbietern Ihrer engeren Auswahl und bereiten Sie gezielte Fragen vor. Fragen Sie nach bestimmten Funktionen, ihrer praktischen Anwendung und möglichen Einschränkungen. Nutzen Sie diese Zeit, um die Software in Aktion zu sehen und zu beurteilen, ob sie tatsächlich zu Ihren Anforderungen passt.
Einheitliche Bewertungskriterien verwenden
Wenden Sie bei der Bewertung jedes Anbieters dieselben Kriterien an. So stellen Sie einen fairen Vergleich sicher und können eine unvoreingenommene Entscheidung treffen. Erstellen Sie eine Checkliste oder Bewertungsmatrix, um festzuhalten, wie gut die einzelnen Optionen Ihre wichtigsten Anforderungen erfüllen.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Können Sie mir eine echte Kundengeschichte vorstellen, die unserer Situation ähnelt?
- Welche Support- oder Ressourcen zur Einarbeitung bieten Sie an?
- Für welche Funktionen ist ein Upgrade erforderlich?
- Wie einfach lässt sich Ihre Software skalieren?
- Gibt es langfristige Verträge?
Schritt 4: Die geschäftliche Begründung erstellen
Verwandeln Sie Ihre Anbieterrecherche in eine Geschäftsbewertung, die Ihr Führungsteam versteht und unterstützt. So gehen Sie vor:
Schmerzpunkte und Ergebnisse zusammenfassen
Beschreiben Sie klar die Schmerzpunkte, mit denen Ihr Team konfrontiert ist, und die Ergebnisse, die Sie von der neuen Software erwarten. Verwenden Sie konkrete Beispiele, um zu zeigen, wie die Software aktuelle Probleme lösen kann, etwa durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben oder die Verbesserung der Genauigkeit von Berichten. Dies hilft, den Wert und die Auswirkungen auf die Produktivität Ihres Teams zu verdeutlichen.
Kostenschätzungen und Zeitpläne vorlegen
Tragen Sie anhand Ihrer Anbieterrecherche grundlegende Kostenschätzungen und Zeitpläne für die Implementierung zusammen. Präsentieren Sie diese Details in einem leicht verständlichen Format. Berücksichtigen Sie für eine genaue Preisbewertung von Content-Marketing-Software Abonnementgebühren, Einrichtungskosten und mögliche zusätzliche Ausgaben. Ein klarer Zeitplan hilft dabei, Erwartungen an die Einführung festzulegen.
ROI und Risiken erläutern
Erklären Sie die potenzielle Rendite, Effizienzsteigerungen und die Risiken, die entstehen, wenn die Software nicht eingeführt wird. Heben Sie finanzielle Vorteile hervor, etwa geringere Betriebskosten oder höhere Einnahmen durch eine effektivere Vermarktung. Besprechen Sie, was passieren könnte, wenn Sie bei Ihrem aktuellen System bleiben, zum Beispiel anhaltende Ineffizienzen oder verpasste Chancen.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welches Geschäftsproblem wird damit gelöst?
- Welche Risiken bestehen, wenn wir nichts unternehmen?
- Welche finanziellen und betrieblichen Vorteile gibt es?
- Wie schnell können wir mit ersten Ergebnissen rechnen?
- Wie passt dies zu unseren langfristigen Zielen?
Schritt 5: Ihre Content-Marketing-Software implementieren und Ihre Benutzer einarbeiten
Planen Sie einen reibungslosen Einarbeitungsprozess, sobald Sie einen Anbieter für Content-Marketing-Software ausgewählt haben. So gehen Sie vor:
Den Einführungsplan kommunizieren
Kommunizieren Sie den Einführungsplan klar an alle Benutzer. Teilen Sie Zeitpläne, wichtige Termine und Erwartungen per E-Mail oder in Teambesprechungen mit. Stellen Sie sicher, dass jeder den Prozess und seine Rolle darin versteht. Diese Transparenz hilft, Verwirrung und Widerstand zu minimieren.
Interne Verantwortliche benennen
Benennen Sie interne Verantwortliche und Ansprechpartner für die Software. Diese Personen kümmern sich um die Implementierung und stehen bei Fragen zur Verfügung. Wählen Sie Personen aus, die mit dem Tool vertraut sind und seine Nutzung vorantreiben können. Diese Struktur stellt Verantwortlichkeit und eine reibungslose Koordination sicher.
Eine einheitliche Schulung sicherstellen
Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die Schulung abschließt und das Tool einheitlich nutzt. Planen Sie Schulungen und stellen Sie Ressourcen wie Tutorials oder Anleitungen bereit. Ermutigen Sie die Benutzer, Funktionen und Möglichkeiten zu erkunden. Eine einheitliche Schulung führt zu einer besseren Nutzung und maximiert den Nutzen der Software.
Feedbackschleifen einrichten
Richten Sie während der Einführung Feedbackschleifen ein. Ermutigen Sie die Benutzer, ihre Erfahrungen und Herausforderungen zu teilen. Nutzen Sie die Ressourcen des Anbieters, um Probleme zu lösen und den Prozess zu verbessern. Regelmäßiges Feedback hilft, die Implementierung zu optimieren und die Zufriedenheit der Benutzer sicherzustellen.
Stellen Sie diese Fragen:
- Wie sieht der Plan für das Änderungsmanagement aus?
- Wer ist für die Einführung verantwortlich?
- Wie werden Sie den frühen Erfolg messen?
- Welche Schulungsressourcen sind verfügbar?
- Wie werden Sie Benutzerfeedback sammeln?
Wie geht es weiter:
Wenn Sie gerade Content-Marketing-Software recherchieren, wenden Sie sich an einen SoftwareSelect-Berater und erhalten Sie kostenlose Empfehlungen.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens besprochen werden. Anschließend erhalten Sie eine Vorauswahl an Software, die Sie prüfen können. Die Berater unterstützen Sie sogar während des gesamten Kaufprozesses, einschließlich der Preisverhandlungen.
