Virtuelle Event-Plattformen: Vorteile und 3 Beispiele
Angesichts der aktuellen Situation in der Welt und im Internet sind die Zeiten vorbei, in denen es notwendig oder in bestimmten Fällen sogar von Vorteil war, physische Veranstaltungen zu organisieren. Kosten, Terminplanung, Management und auch reiner Stress haben den Weg für virtuelle Veranstaltungsplattformen geebnet, sodass diese heute für viele digitale Unternehmen und Medienfirmen boomen.
Die digitale Landschaft ist heutzutage so breit und flexibel, dass Sie ein großes Meeting, einen renommierten Redner, ein Meet-and-Greet oder sogar eine vollständige Konferenz innerhalb der Grenzen eines Handy- oder Computerbildschirms abhalten können. Angebote wie Zoom, GoToWebinar, SpotMe und viele andere nehmen einen Großteil des Stresses und der Organisationsaufgaben aus Online-Events heraus.
Mit dem Aufkommen digitaler Events, sodass laut Statista 40 % aller globalen Marketingevents als reine Online-Veranstaltungen prognostiziert wurden. Es gibt gute Gründe, warum virtuelle Event-Plattformen einen erheblichen Teil des Marktes einnehmen, und das kann für Ihr Unternehmen äußerst vorteilhaft sein.
Als jemand, der Erfahrung mit digitalen Events, Event-Anmeldungen und der Teilnahme an zahlreichen dieser Veranstaltungen in Marketing- und Entertainmentbranchen gesammelt hat, erfahren Sie hier, worauf es bei der Auswahl der passenden virtuellen Event-Plattform für ein anderes Indie-Medien-Community-Mitglied wie mich ankommt.
Virtuelle Veranstaltungsplattformen: Was Sie wissen müssen
Virtuelle Event-Plattformen können so einfach oder komplex sein, wie Sie es wünschen. Auf den ersten Blick wirkt Cloud-basierte Software wie Google Meet wie eine einfache Videochat-Lösung. Andere Anbieter wie Vimeo scheinen auf den ersten Blick bloße Livestream-Destinationen zu sein, die Sie zum Übertragen Ihrer Inhalte nutzen können.
Aber virtuelle Event-Plattformen können weitaus mehr bieten als das. Im Kern stellt eine virtuelle Event-Plattform einen Raum dar, in dem zwei oder mehr Personen vollständig digital zusammenkommen können – und das, ohne dass jemand sein Haus oder Homeoffice verlassen muss, dank moderner Event-Technologie.
Eine virtuelle Veranstaltungsplattform ist zudem vollständig skalierbar. Sie können Ihre Online-Events von zwei auf 2.000 Menschen und darüber hinaus anpassen. Denken Sie daran wie an Ihren eigenen Cloud-basierenden Meeting-Raum, ein Auditorium, eine Bühne oder ein Kongresszentrum, in dem Sie dieselben Veranstaltungsarten abhalten, die früher an physischen Orten stattfanden.
Es gibt auch verschiedene Arten von virtuellen Events, die Sie abhalten können: etwa großflächige Meetings, bei denen mehrere Unternehmen miteinander diskutieren. Oder Sie führen ein Webinar durch, um mehr über verschiedene Dienstleistungen und Möglichkeiten zur Verbesserung Ihres Marketings zu erfahren.
Sie können sogar virtuelle Konferenzen mit Rednern, Präsentationen, Videos, Live-Vorträgen, Fragerunden und allem abhalten, was Sie auch von einer klassischen Konferenz oder Präsenzveranstaltung erwarten würden. Ebenso lassen sich hybride Veranstaltungen veranstalten, bei denen einige Teilnehmende von zu Hause aus live zuschauen und an interaktiven Elementen teilnehmen, während es für andere einen physischen Veranstaltungsort gibt.
Physische Events vs. virtuelle Event-Plattformen
Es gibt ehrlich gesagt sowohl Vor- als auch Nachteile, wenn Sie sich für eine physische oder eine virtuelle Veranstaltung entscheiden. Bei der physischen Variante profitieren Sie vom direkten, persönlichen Kontakt – für viele Menschen ist das die beste Art, neue Leute kennenzulernen und eine tiefere Verbindung aufzubauen.
Auch intime und potenziell engagiertere Aktivitäten wie zum Beispiel Mittagessen und gemeinsame Abendessen sind in Präsenz leichter durchführbar. Allerdings stehen dem die hohen Kosten physischer Events, das Anmieten von Räumlichkeiten und der organisatorische Aufwand gegenüber.
Virtuelle Event-Plattformen dagegen nehmen den Veranstaltern viele Kopfschmerzen ab, weil das Budget nur einen Bruchteil dessen betragen kann, was Sie für eine physische Veranstaltung aufbringen müssten. Außerdem entfällt der Konkurrenzkampf mit anderen Medienmarken um knappe Veranstaltungsorte am gleichen Tag. Darüber hinaus ist die Flexibilität ein enormer Vorteil: Auch jemand auf der anderen Seite der Welt kann teilnehmen, ohne einen Flug buchen zu müssen.
Sie sollten trotzdem einige Nachteile virtueller Event-Plattformen bedenken. Zum einen fehlt manchmal die Tiefe und das immersive Erlebnis, das eine physische Veranstaltung bietet. Zwar gibt es Wege, hier mit interaktiven Features und virtuellen Ständen gegenzusteuern, aber gewisse Interaktionen funktionieren eben nur im persönlichen Kontakt richtig gut. Zudem können virtuelle Events zuweilen unpersönlich wirken.
Hybride Events wiederum bieten eine Mischung aus den Vor- und Nachteilen beider Welten, verbinden die Vorteile für das Gesamterlebnis der Teilnehmenden – können jedoch auch rein digitale Gäste ausschließen und kombinieren oft die Budgets beider Varianten.
Vorteile virtueller Event-Plattformen für Medienmarken
Für Ihr Unternehmen gibt es einige entscheidende Vorteile, wenn Sie sich für virtuelle Veranstaltungsdienste entscheiden. Zum einen erreichen Sie sofort ein globales Publikum, ohne die Einschränkungen physischer Events, und das zu einem Bruchteil der Kosten. Gerade für Start-ups und neue Marken ist das essenziell für den Erfolg.
Noch besser: Viele virtuelle Event-Plattformen bieten spezielle Daten und Einblicke zu Ihrer Community und dem Event, die Sie vor Ort nur schwer erhalten. Sie können genaue Teilnehmerzahlen sehen, wissen, wie lange jemand teilgenommen hat, einfacher Feedback von Teilnehmenden einholen und die Effektivität Ihrer Interaktionen besser einschätzen.
Stichwort Interaktionen: Über virtuelle Plattformen können Sie oft ein höheres Maß an Mitwirkung und Interaktivität ermöglichen – organisiert und sicher. Sie können Räume einrichten, einen leichter planbaren Ablauf gestalten und Zeit sparen, damit Mitarbeitende sowie Konsumenten ihre Meinungen teilen oder sich beteiligen können.
Eine digitale Lösung ist auch aus logistischer Sicht der stressfreieste und ansprechendste Weg – und darüber hinaus auch umweltfreundlicher. Sie hinterlassen keinen so großen CO₂-Fußabdruck wie eine physische Veranstaltung.
Und nicht zu vergessen: Wenn Sie aktuell nur ein kleines Team haben, können Sie Ihre Aufmerksamkeit besser darauf konzentrieren, den optimalen Event-Zeitplan zu entwerfen, anstatt Zeit und Energie mit der Koordination von Event-Management, Anmietung von Räumlichkeiten, Aufbau von Messeständen, Catering, Reisen und all den anderen Aspekten zu verschwenden.
Wie Sie die richtige virtuelle Event-Plattform für Ihr Unternehmen auswählen
Mit dem rasanten Wachstum des digitalen Eventbereichs gibt es beinahe zu viele Plattformen, zwischen denen Sie für Karrieremessen, Produkteinführungen, Event-Inhalte, Event-Lösungen und Ähnliches wählen können. Bei der Auswahl der passenden virtuellen Event-Software für Ihr Online-Geschäft habe ich einige Faktoren im Blick, die meiner Meinung nach zu den wichtigsten Elementen gehören.
Nutzererlebnis
Im Mittelpunkt jeder Veranstaltung stehen die Teilnehmer. Wenn diese keinen großartigen Eindruck haben, ist die Veranstaltung sinnlos. Bei einem digitalen Erlebnis sollten Benutzeroberfläche, Networking-Funktionen und die Zugänglichkeit der Teilnahme von der Startseite über Breakout-Räume bis hin zu Ausstellerbereichen nahtlos und einfach gestaltet sein.
Das Gleiche gilt auch für das Backend bei der Event-Erstellung. Es ist wichtig, dass ausreichend Gestaltungsspielraum vorhanden ist, ohne dass es dabei unübersichtlich oder frustrierend wird – egal ob Sie am PC oder per mobiler App arbeiten.
Anpassbarkeit
Ihre virtuelle Veranstaltung sollte Ihr Unternehmen repräsentieren. Die beste Software am Markt ermöglicht dies durch zahlreiche Anpassungsoptionen und Flexibilität, um Ihr Wunsch-Event zu gestalten. Natürlich benötigen manche Unternehmen je nach Event mehr Interaktionsmöglichkeiten auf der Veranstaltungsplattform als andere, daher lohnt es sich, anpassbare Plattformen zu vergleichen.
Kosten
Ihr Budget und der Betrag, den Sie für ein digitales Event aufbringen können, gehören zu den ersten Punkten, die Sie klären sollten. Es ist ratsam, frühzeitig festzulegen, was Sie investieren möchten und wo Sie eventuell einen Puffer haben, bevor Sie mit der Suche beginnen. Das kann Ihre Auswahlmöglichkeiten schnell eingrenzen.
Erscheinungsbild und Qualität
Das Erscheinungsbild einer erfolgreichen virtuellen Veranstaltung ist in der Online-Welt enorm wichtig. Kleine Details im Markenstil oder in den Farben Ihres Unternehmens können bereits viel ausmachen. Sie sollten eine Event-Plattform wählen, die diese Möglichkeiten bietet und gleichzeitig Einstellungen für hohe Qualität liefert. Für bestimmte Events und Unternehmen ist die Möglichkeit, interaktive Erlebniswelten zu schaffen, entscheidend – und manche Plattformen setzen diese gamifizierten Elemente deutlich besser um als andere.
Support
Einer der schlimmsten Albträume von Veranstaltern ist es, dass während eines Online-Events wie einer Messe Echtzeitprobleme auftreten. Selbst abgesehen von möglichen Internetproblemen möchte niemand, dass die Plattform mitten in der Keynote des Gastredners abstürzt. Welche Arten von On-Demand-Support bietet die Plattform? Wie funktionieren Rückerstattungen? Das unterscheidet sich von Anbieter zu Anbieter und sollte bei Ihrer Wahl für Ihr virtuelles Meeting oder Live-Event berücksichtigt werden.
Die besten Beispiele für virtuelle Event-Plattformen, die Sie sich anschauen sollten
Die besten virtuellen Event-Plattformen sind zahlreich vorhanden, aber ich möchte Ihnen einige beispielhafte Lösungen nennen, die Sie sich für Ihre Eventplanung näher ansehen sollten. Für mich stechen sie in puncto Flexibilität, Effektivität, Vorlagen, Ticketing, Videokonferenzen, Nachbereitung und Qualität hervor.
1. Zoom
Zoom ist vermutlich eine der ersten Optionen, die einem bei digitalen Event-Plattformen in den Sinn kommen. Sehr wahrscheinlich haben Sie selbst schon an einem Zoom-Meeting oder -Event teilgenommen. Es ist mit Abstand einer der zugänglichsten Dienste in diesem Bereich und überzeugt durch einfache Nutzung für Networking und vieles mehr. Allerdings fehlt es diesen benutzerfreundlichen Breakout-Sessions und Interaktions-Tools manchmal an Tiefe im Vergleich zu anderen Plattformen.
2. BigMarker
Wenn Sie ein qualitativ hochwertiges, großes Event mit verschiedenen Arten von Webinaren, Meetingräumen, Live-Streams und mehr realisieren müssen, ist dies die richtige Wahl. BigMarker bietet Flexibilität für unterschiedliche Eventtypen und überzeugt durch beeindruckende Verwaltungsfunktionen. Leider bringt dieser Funktionsumfang auch eine steile Lernkurve mit sich.
3. vFairs
Mein am wenigsten geschätzter Aspekt von Online-Events – und vielleicht geht es auch einigen deiner Community-Mitglieder so – ist der Verlust von Möglichkeiten zum Netzwerken, der Messecharakter, Ausstellerhallen und Ähnliches. Dies ist die führende All-in-One-Plattform, um genau dieses klassische Messe- oder Großevent-Gefühl zu schaffen, während sie dabei auch großartige Integrationen zu sozialen Medien, E-Mail-Marketing, Networking-Funktionen, Messaging usw. bietet.
Außerdem gibt es solide Support-Optionen, die dem nachvollziehbar hohen, aber skalierbaren Preisniveau gerecht werden.
Nutzen Sie das Engagement Ihrer Community als Antriebskraft für Ihre virtuellen Events
Die Beziehung zwischen deiner Community und deinem Unternehmen sollte immer von gegenseitigem Nutzen geprägt sein. Deine Aufgabe ist es, in deine Community zu investieren, um sie dazu zu bringen, sich stärker mit deiner Marke auseinanderzusetzen – was dich wiederum dazu befähigt, noch mehr für sie zu tun, wie etwa größere Online-Veranstaltungen, Summits und Messen auszurichten.
Doch bevor du wirklich in die Welt der digitalen Events eintauchst und ihr volles Potenzial ausschöpfst, musst du das Engagement in deiner Community und von deinem Publikum intensivieren. Ein Weg, dies zu erreichen, ist über die beste Software für Community-Engagement, die deine Teilnehmerbindung bei virtuellen Erlebnissen und ähnlichem steigern kann.
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