Plataformas de Eventos Virtuales: Beneficios y 3 Ejemplos
Con el estado actual del mundo y de Internet, han quedado atrás los días en que era necesario, o incluso beneficioso en ciertos casos, organizar eventos presenciales. Los costos, la programación, la gestión e incluso el simple estrés han allanado el camino para que las plataformas de eventos virtuales prosperen entre muchas empresas digitales y compañías de medios.
El panorama digital en este momento es tan amplio y flexible que puedes organizar una reunión expansiva, un orador reconocido, encuentros, e incluso una convención completa, todo dentro de la pantalla de un teléfono o de un ordenador. Plataformas como Zoom, GoToWebinar, SpotMe y muchas más están eliminando gran parte del estrés y la organización de los eventos en línea.
El auge de los eventos digitales ha llegado al punto en que el 40% de todos los eventos globales de marketing se proyectaba que serían exclusivamente en línea, según Statista. Hay una razón por la que las plataformas de eventos virtuales ocupan una gran parte del sector, y puede ser sumamente beneficioso para tu empresa.
Como alguien con experiencia gestionando eventos digitales, inscripciones a eventos y asistiendo a muchos de ellos en las industrias del marketing y el entretenimiento, esto es lo que necesitas saber para elegir la plataforma virtual de eventos adecuada para un compañero de la comunidad de medios indie como yo.
Plataformas de eventos virtuales: Lo que debes saber
Las plataformas de eventos virtuales pueden ser tan simples o complejas como desees. A primera vista, un software basado en la nube como Google Meet parece ser una plataforma básica de videollamadas. Mientras tanto, otros lugares como Vimeo parecen ser destinos genéricos para transmisiones en vivo que puedes usar para emitir cualquier cosa.
Pero las plataformas de eventos virtuales pueden ofrecer mucho más que eso. En esencia, una plataforma de eventos virtuales es un lugar donde puedes reunir a dos o más personas para conectarse completamente de manera digital. Esto es sin que nadie tenga que salir de su casa u oficina doméstica gracias a su tecnología para eventos.
Una plataforma de eventos virtuales también es totalmente escalable, permitiéndote ajustar tus eventos en línea desde dos personas hasta 2.000 y mucho más allá. Piénsalo como tu propia sala de reuniones en la nube, auditorio, escenario o centro de convenciones donde puedes organizar el mismo tipo de programas que harías en esos espacios tradicionales físicos.
También existen varios tipos de eventos virtuales que puedes organizar, como reuniones a gran escala para que varias empresas se reúnan y debatan sobre diversos temas. Puedes organizar un seminario web para aprender más sobre distintos servicios y cómo mejorar tu departamento de marketing, por ejemplo.
Incluso puedes organizar conferencias virtuales con oradores, presentaciones de diapositivas, vídeos, presentaciones en directo, sesiones de preguntas y respuestas y cualquier otro elemento que puedas imaginar que verías en una conferencia normal o en un evento presencial. Incluso puedes realizar eventos híbridos, donde algunos usuarios siguen la sesión desde casa y participan en los elementos interactivos, mientras también hay un espacio físico para los asistentes presenciales.
Eventos presenciales vs. Plataformas de eventos virtuales
Hay, sinceramente, ventajas y desventajas en ambas opciones de elegir entre organizar un evento presencial o una experiencia virtual. Por el lado físico, tienes el beneficio de la interacción cara a cara, que para muchas personas es la mejor manera de recordar a otras personas nuevas y conectar con ellas a un nivel más profundo.
También tienes la ventaja de actividades más íntimas y potencialmente más participativas, como almuerzos y cenas, que no son tan viables en línea. Pero también están las desventajas de los elevados costes de los eventos presenciales, el alquiler de espacios y el dolor de cabeza que supone gestionar todo ello desde el principio.
Por otro lado, las plataformas de eventos virtuales resuelven la mayoría de los problemas para los organizadores de eventos, ya que tu presupuesto puede ser solo una fracción de lo que costaría un evento presencial. Además, no tienes que competir con otras marcas de medios por el espacio limitado en tu zona en un día concreto. Sin mencionar que es flexible, así que incluso alguien al otro lado del mundo puede unirse sin tener que reservar un vuelo.
Sin embargo, hay algunas desventajas de las plataformas de eventos virtuales que debes considerar. Por un lado, puede carecer de la profundidad y la sensación inmersiva de un evento presencial. Esto se puede paliar con funciones interactivas y puestos virtuales, pero hay algunas interacciones que simplemente funcionan mejor en persona. Además, los eventos virtuales pueden resultar impersonales en ocasiones.
Los eventos híbridos combinan los pros y contras de ambos lados, obteniendo los beneficios de cada uno para la experiencia general de los asistentes, pero también pueden excluir a algunas personas únicamente digitales y tener los presupuestos combinados de ambas opciones.
Ventajas de las plataformas de eventos virtuales para marcas de medios
Para tu empresa, en especial, hay algunos beneficios importantes que vale la pena considerar cuando examines los servicios de eventos virtuales. En primer lugar, puedes llegar instantáneamente a una audiencia global sin las limitaciones de los eventos presenciales y por una fracción del coste. Para startups y marcas emergentes, esto es esencial para el éxito.
Aún mejor, muchas de las plataformas de eventos virtuales ofrecen datos e información detallada sobre tu comunidad y el propio evento, algo que es más difícil de analizar en persona. Puedes conocer cifras exactas como los asistentes al evento, cuánto tiempo participaron, obtener comentarios de los participantes con mayor facilidad y ver qué tan efectivas fueron tus actividades.
Hablando de participación, existe la posibilidad de lograr más interactividad a través de plataformas virtuales, especialmente de forma organizada y segura. Puedes crear salas, tener una agenda más manejable y ahorrar tiempo para que los trabajadores y consumidores tengan la oportunidad de compartir sus comentarios o involucrarse.
Una opción digital también es la más libre de estrés y atractiva, no solo desde el punto de vista logístico, sino también desde el lado medioambiental. No dejas una huella de carbono tan grande como lo haría un evento físico.
Sin mencionar que, si tienes un equipo pequeño en este momento de tu crecimiento, tu atención puede utilizarse mejor elaborando el mejor cronograma de evento posible, en lugar de perder tiempo y energía coordinando con la gestión de eventos, alquilando espacios, montando stands, planificando la comida, los viajes y todo lo demás.
Cómo elegir la plataforma de eventos virtuales adecuada para tu empresa
A medida que crece el espacio de los eventos digitales, existen casi demasiadas plataformas entre las que elegir para tus ferias de empleo, lanzamientos de productos, contenido de eventos, soluciones y similares. Cuando se trata de escoger el software de eventos virtuales adecuado para tu negocio online, aquí tienes algunos de los factores que me gusta tener en cuenta, ya que son algunos de los elementos más cruciales.
Experiencia del usuario
Un evento debería tratarse principalmente de los asistentes. Si ellos no están disfrutando, el evento no tiene sentido. En una experiencia digital, la interfaz de usuario, las características de networking y los aspectos de accesibilidad relacionados con la participación en el servicio deberían ser fluidos y sencillos, desde la página de inicio hasta las salas de trabajo, los expositores y más.
Lo mismo aplica para el backend cuando creas el evento. Es importante que haya profundidad sin que sea complicado o frustrante, sin importar si usas un PC o una aplicación móvil.
Personalización
Tu evento virtual debe ser un reflejo de tu empresa. El mejor software permite esto con opciones de personalización y flexibilidad para crear y hacer lo que desees. Por supuesto, algunas empresas necesitan más funciones de interacción que otras en la plataforma de gestión de eventos, según lo que estén organizando, así que vale la pena comparar plataformas personalizables.
Costo
Tu presupuesto y la cantidad que puedes dedicar a un evento digital son de las primeras cosas que debes determinar. Es mejor decidir cuánto quieres gastar y cuánto podrías ampliar, si es necesario, antes de empezar a buscar. Esto puede reducir tu búsqueda rápidamente.
Apariencia y calidad
La apariencia de un evento virtual exitoso es sumamente importante en un entorno online. Esos pequeños toques de tu estilo de marca o colores pueden ayudar. Quieres una plataforma de eventos que permita esa funcionalidad, al mismo tiempo que ofrezca configuraciones de calidad. Poder crear experiencias interactivas para los asistentes es vital para algunos eventos y empresas, y ciertas plataformas ejecutan mejor que otras estas partes de estilo gamificación.
Soporte
Uno de los aspectos más aterradores para los organizadores de eventos en línea, como una expo, es la posibilidad de problemas en tiempo real. Incluso dejando de lado los problemas de internet, lo último que quieres es que la plataforma falle en medio de la conferencia principal de tu invitado. ¿Qué tipo de soporte bajo demanda ofrece la plataforma? ¿Cómo funcionan los reembolsos? Esto también varía según el servicio, por lo que deberías considerarlo para tu reunión virtual o evento en vivo.
Mejores ejemplos de plataformas de eventos virtuales que vale la pena conocer
Las mejores plataformas de eventos virtuales son muchas, pero quería darte algunos ejemplos clave para considerar en la planificación de tu evento. Desde mi punto de vista, se destacan por su flexibilidad, efectividad, plantillas, boletería, videoconferencia, post-evento y calidad.
1. Zoom
Zoom es probablemente uno de los primeros espacios para eventos digitales en los que piensas cuando se trata de una plataforma de eventos virtuales. Lo más seguro es que ya hayas estado en una reunión o evento de Zoom antes. Es, con diferencia, uno de los servicios más accesibles del sector, gracias a su facilidad de uso para el networking y similares. Pero estas sesiones y herramientas de interacción tan sencillas pueden carecer de la profundidad de otras plataformas.
2. BigMarker
Si necesitas crear un evento de alta calidad y gran magnitud, con diferentes formas de seminarios web, salas de reuniones, presentaciones en directo y más, esta es la opción para ti. Tiene la flexibilidad para permitir distintos tipos de eventos al mismo tiempo, con increíbles posibilidades de gestión. Desafortunadamente, esta profundidad conlleva una curva de aprendizaje pronunciada con sus funciones principales.
3. vFairs
La parte que menos me gusta de los eventos en línea, y quizás para algunos de los miembros de tu comunidad también, es la pérdida de oportunidades de networking, el ambiente tipo feria, los pabellones de exposición y similares. Esta es la principal plataforma todo en uno para lograr esa sensación clásica de convención o gran evento, mientras también ofrece excelentes integraciones con redes sociales, marketing por correo electrónico, funciones de networking, mensajería, etc.
También cuenta con sólidas opciones de soporte que justifican su precio comprensible, aunque elevado y escalable.
Utiliza el compromiso de tu comunidad para impulsar tus eventos virtuales
La relación entre tu comunidad y tu empresa debe ser completamente mutuamente beneficiosa. Tu tarea es nutrir a tu comunidad para que quieran interactuar más con tu marca, lo que te permite hacer más cosas por ellos, como organizar estos grandes eventos en línea, cumbres y ferias comerciales.
Pero antes de poder sumergirte realmente en el mundo de los eventos digitales y maximizar su potencial, debes profundizar el compromiso de tu comunidad y audiencia. Una manera de hacerlo es a través del mejor software de engagement para comunidades, que puede elevar los resultados de participación de tus asistentes cuando realices experiencias virtuales y similares.
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