Oikean sisältömarkkinointiohjelmiston valitseminen on yrityksesi kannalta järkevä ratkaisu. Se säästää aikaa, parantaa tarkkuutta ja varmistaa, että panostuksesi tuottavat hyvän sijoitetun pääoman tuoton. Jos kuitenkin valitset väärän ohjelmiston, saatat tuhlata resursseja, jäädä tavoitteistasi ja joutua kohtaamaan vaatimustenmukaisuuteen liittyviä ongelmia.
Tämä opas on tarkoitettu pienyritysten omistajille ja digitaalisille yrittäjille, jotka haluavat tehdä tietoon perustuvia päätöksiä. Tarvitset työkaluja, jotka vastaavat tiimisi tarpeita aiheuttamatta enemmän ongelmia kuin ratkaisevat. Perehdytään siis siihen, miten löydät sisältöstrategiaasi sopivan ratkaisun.
8 asiaa, joita kannattaa etsiä sisältömarkkinointiohjelmistosta
Sisältömarkkinointiohjelmistoa arvioitaessa on tarkasteltava tiettyjä tekijöitä, jotta voidaan varmistaa sen sopivuus tarpeisiisi. Ota huomioon ainakin seuraavat asiat:
1. Paketin joustavuus
Pakettien joustavuuden ansiosta voit muuttaa tilaustasi tarpeidesi muuttuessa. Tämä on tärkeää, koska yrityksesi voi kasvaa tai pienentyä, etkä halua jäädä itsellesi sopimattomaan pakettiin. Etsi ohjelmistoa, jonka pakettia voi päivittää tai vaihtaa alempaan helposti ilman seuraamuksia. Kysy esittelyn aikana, miten paketin muutokset vaikuttavat nykyiseen käyttöönottoosi ja hinnoitteluusi.
2. Tietojen käyttö ja raportointi
Monipuolisten tietojen ja raporttien käyttö auttaa seuraamaan suorituskykyä ja tekemään tietoon perustuvia päätöksiä. Tarvitset ohjelmiston, joka tarjoaa selkeitä ja muokattavia raportteja. Vältä työkaluja, jotka piilottavat tiedot maksumuurien taakse. Testaa raportointiominaisuudet kokeilujakson aikana luomalla raportteja aiemmista kampanjoista.
3. Integrointi teknologiakokonaisuuteesi
Saumaton integrointi nykyiseen teknologiakokonaisuuteesi säästää aikaa ja minimoi häiriöt. Varmista, että ohjelmisto voidaan yhdistää CRM-järjestelmääsi, sähköpostimarkkinointiisi ja muihin työkaluihisi. Tarkista palveluntarjoajan integraatioluettelo ja pyydä esimerkkejä onnistuneista yhteyksistä sinulla käytössä olevien työkalujen kaltaisiin työkaluihin.
4. Käyttöönotto ja tuki
Hyvä käyttöönotto ja tuki varmistavat, että tiimisi voi alkaa käyttää ohjelmistoa tehokkaasti. Etsi palveluntarjoajaa, joka tarjoaa kattavan koulutuksen ja nopeasti reagoivaa tukea. Kysy esittelyn aikana, millaisia resursseja uusille käyttäjille on saatavilla ja kuinka nopeasti tuki vastaa ongelmiin.
5. Roolipohjaiset käyttöoikeudet
Roolipohjaisten käyttöoikeuksien avulla voit hallita, kuka pääsee käsiksi mihinkin ohjelmistossa. Tämä on tärkeää turvallisuuden ja työnkulun tehokkuuden ylläpitämiseksi. Varmista, että ohjelmistossa on helppo määrittää eri käyttäjäroolit. Pyydä esittely siitä, miten käyttöoikeuksia määritetään ja muutetaan.
6. Mukautusvaihtoehdot
Mukautusvaihtoehtojen avulla voit sovittaa ohjelmiston omiin erityistarpeisiisi. Tämä on tärkeää, koska yksi ratkaisu kaikille toimii harvoin. Etsi työkaluja, jotka tarjoavat mukautettavia koontinäyttöjä ja työnkulkuja. Kokeile mukautusasetuksia kokeilujakson aikana nähdäksesi, kuinka helposti ne mukautuvat prosesseihisi.
7. Automaatio-ominaisuudet
Automaatio-ominaisuudet auttavat säästämään aikaa hoitamalla toistuvia tehtäviä. Varmista, että ohjelmisto voi automatisoida aikataulutuksen, julkaisemisen ja raportoinnin. Testaa automaatio määrittämällä esittelyn aikana yksinkertainen automatisoitu tehtävä ja tarkkaile, miten se toimii.
8. Mobiili- tai usean sijainnin tuki
Mobiili- tai usean sijainnin tuki varmistaa, että tiimisi voi käyttää ohjelmistoa milloin ja missä tahansa. Tämä on olennaista, jos tiimisi työskentelee etänä tai liikkuessaan. Tarkista, onko ohjelmistolla mobiilisovellus tai verkkokäyttömahdollisuus, ja testaa sen toimivuus eri laitteilla kokeilujakson aikana.
Miten valita sisältömarkkinointiohjelmisto: viisivaiheinen viitekehys
Oikean sisältömarkkinointiohjelmiston valinta edellyttää muutakin kuin suositun työkalun valitsemista. Tarvitset ratkaisun, joka vastaa tiimisi tavoitteita ja prosesseja. Tämä yksinkertainen viitekehys auttaa sinua:
Vaihe 1: Tunnista tarpeesi
Aloita määrittämällä, mitä tiimisi todella tarvitsee sisältömarkkinointiohjelmistolta. Näin pääset alkuun:
Kerää sidosryhmien näkemykset
Keskustele keskeisten sidosryhmien, kuten markkinoinnin, IT:n ja johdon, kanssa ymmärtääksesi heidän tarpeensa. Kullakin ryhmällä voi olla erilaiset painopisteet. Esimerkiksi IT voi keskittyä integraatioihin, kun taas markkinointi haluaa helppokäyttöisiä ominaisuuksia. Kerää heidän näkemyksensä kokouksissa tai kyselyillä varmistaaksesi, että kaikki näkökulmat tulevat huomioiduiksi.
Listaa ja priorisoi ongelmakohdat
Tunnista, mikä nykyisessä toimintatavassasi ei toimi. Kyse voi olla esimerkiksi automaation puutteesta tai heikosta raportoinnista. Listaa nämä ongelmakohdat ja priorisoi ne vaikutuksen perusteella. Keskity ensin tärkeimpien ongelmien ratkaisemiseen tehokkuuden ja tyytyväisyyden parantamiseksi.
Sovita yhteen käytäntöjen ja protokollien kanssa
Varmista, että ohjelmistovalintasi vastaa sisäisiä käytäntöjä ja alan säädöksiä. Tarkista toimittajiin liittyvät vaatimukset ja tietoturvaprotokollat. Tämä yhteensopivuus ehkäisee tulevia vaatimustenmukaisuusongelmia ja pitää tietosi turvassa.
Välttämättömät ja hyödylliset ominaisuudet
Erota välttämättömät ominaisuudet niistä, jotka olisivat vain hyödyllisiä. Välttämättömistä ominaisuuksista, kuten integraatiomahdollisuuksista, ei voida tinkiä. Hyödyllisiä lisäominaisuuksia voivat olla esimerkiksi edistynyt analytiikka. Tämä erottelu auttaa rajaamaan vaihtoehtoja.
Esitä nämä kysymykset:
- Mistä valitetaan tai mikä estää työn etenemisen useimmiten?
- Mitä tarpeita ei tällä hetkellä täytetä?
- Mitkä ominaisuudet ratkaisisivat kolme suurinta ongelmakohtaasi?
- Millaista sijoitetun pääoman tuottoa odotat tältä investoinnilta?
- Kuinka turvallisen ohjelmiston on oltava?
Vaihe 2: Tutki sisältömarkkinointiohjelmistojen toimittajia
Toimittajien tutkiminen on seuraava vaihe tiimillesi sopivan sisältömarkkinointiohjelmiston löytämisessä. Toimi näin:
Toimittajien yleiskatsaus
Aloita kartoittamalla potentiaalisia toimittajia laajasti. Hyödynnä arvostelusivustoja, sijoituksia ja tapaustutkimuksia saadaksesi käsityksen markkinoista. Etsi käyttäjäpalautteesta toistuvia teemoja, kuten helppokäyttöisyyttä tai yleisiä ongelmia. Näin saat yleiskuvan siitä, ketkä ovat alan edelläkävijöitä ja ketkä jäävät jälkeen.
Vertaa tarpeidesi perusteella
Vertaile työkaluja yrityksesi koon ja tarpeiden perusteella. Jotkin ohjelmistot voivat sopia suurille yrityksille, kun taas toiset ovat parempia pienille tiimeille. Mieti, haluatko työkalun, joka integroituu nykyiseen ohjelmistopinoosi, vai sellaisen, joka tarjoaa ulkoistusvaihtoehtoja. Tämä auttaa rajaamaan vaihtoehtojasi.
Tunnista keskeiset erot
Kiinnitä huomiota siihen, mikä erottaa kunkin toimittajan muista. Keskeisiä erottavia tekijöitä voivat olla käyttöönoton tuki, käyttäjäkokemus tai joustavuus erityistarpeisiin. Jos esimerkiksi tarvitset tehokkaat analytiikkaominaisuudet, tarkista, onko toimittaja erityisen hyvä tällä alueella. Erottavat tekijät voivat ratkaista valintasi suuntaan tai toiseen.
Dokumentoi havaintosi
Pidä kirjaa siitä, mitä opit. Luo asiakirja, johon kirjaat toimittajien vahvuudet, heikkoudet ja merkittävimmät ominaisuudet. Näin vaihtoehtoja on helpompi verrata rinnakkain ja tietoihin on helppo palata lopullista päätöstä tehdessä.
Esitä nämä kysymykset:
- Minkä kukin työkalu tekee parhaiten?
- Sopiiko se tiimisi kokoon, budjettiin ja ohjelmistopinoon?
- Millaisia tuki- ja dokumentaatioresursseja on saatavilla?
- Miten se käsittelee integraatiot?
- Liittyykö siihen piilokustannuksia?
Parhaat sisältömarkkinointiohjelmistot harkittaviksi
Tässä on luetteloni kymmenestä parhaasta saatavilla olevasta sisältömarkkinointiohjelmistosta, joiden avulla voit aloittaa etsintäsi:
Vaihe 3: Tee sisältömarkkinointiohjelmistoista esivalinta ja ota yhteyttä
Rajaa toimittajavaihtoehtojasi ja aloita keskustelut mahdollisten kumppaneiden kanssa. Toimi näin:
Valitse esikarsintaan 2–4 toimittajaa
Laadi tutkimustesi perusteella 2–4 toimittajan esivalinta. Niiden tulisi vastata parhaiten tarpeitasi ja sopia tavoitteisiisi. Huomioi esimerkiksi ominaisuudet, hinnoittelu ja käyttäjäpalaute. Tämä rajattu luettelo helpottaa seuraavia vaiheita.
Lähetä RFI tai RFP
Harkitse tietopyynnön (RFI) tai sisältömarkkinointiohjelmistoa koskevan tarjouspyynnön (RFP) lähettämistä saadaksesi tarkempia tietoja. Tämä auttaa ymmärtämään toimittajien valmiuksia ja rajoituksia. Hyödynnä tätä vaihetta tutkimusten aikana esiin nousseiden huolenaiheiden tai kysymysten selvittämiseen.
Varaa esittelyjä ja esitä kysymyksiä
Varaa esittelyt esivalintaan kuuluvien toimittajien kanssa ja valmistele kohdennettuja kysymyksiä. Kysy erityisominaisuuksista, niiden käytännön toiminnasta ja mahdollisista rajoituksista. Hyödynnä tämä aika nähdäksesi ohjelmiston toiminnassa ja arvioidaksesi, vastaako se todella tarpeitasi.
Käytä yhdenmukaisia arviointikriteerejä
Sovella samoja kriteerejä jokaiseen toimittajaan. Näin varmistat reilun vertailun ja pystyt tekemään puolueettoman päätöksen. Luo tarkistuslista tai pisteytysmalli, jonka avulla seuraat, miten kukin vaihtoehto vastaa keskeisiä vaatimuksiasi.
Esitä nämä kysymykset:
- Voitteko kertoa todellisen asiakastarinan, joka vastaa meidän tilannettamme?
- Millaisia tuki- tai käyttöönott resursseja tarjoatte?
- Mitkä ominaisuudet edellyttävät päivitystä laajempaan versioon?
- Kuinka helposti ohjelmistonne skaalautuu?
- Liittyykö palveluun pitkäaikaisia sopimuksia?
Vaihe 4: Laadi liiketoimintaperustelu
Muuta toimittajatutkimuksesi liiketoimintaperusteluksi, jonka johtoryhmäsi ymmärtää ja jota se tukee. Toimi näin:
Tiivistä ongelmakohdat ja odotetut tulokset
Kuvaile selkeästi tiimisi kohtaamat ongelmakohdat ja uuden ohjelmiston avulla odottamasi tulokset. Käytä todellisia esimerkkejä osoittaaksesi, miten ohjelmisto voi ratkaista nykyisiä ongelmia, kuten automatisoida toistuvia tehtäviä tai parantaa raportoinnin tarkkuutta. Tämä auttaa osoittamaan ohjelmiston arvon ja vaikutuksen tiimisi tuottavuuteen.
Esitä kustannusarviot ja aikataulut
Kerää toimittajatutkimuksesi perusteella alustavat kustannusarviot ja käyttöönoton aikataulut. Esitä nämä tiedot helposti ymmärrettävässä muodossa. Saadaksesi tarkan hinnan sisältömarkkinointiohjelmistolle huomioi tilausmaksut, käyttöönottokustannukset ja mahdolliset muut lisäkulut. Selkeä aikataulu auttaa asettamaan odotukset käyttöönotolle.
Kuvaile ROI ja riskit
Selitä mahdollinen sijoitetun pääoman tuotto, tehokkuushyödyt ja riskit, joita ohjelmiston käyttöönoton laiminlyöntiin liittyy. Korosta taloudellisia hyötyjä, kuten pienempiä toimintakustannuksia tai markkinoinnin tehostumisesta saatavia suurempia tuloja. Keskustele siitä, mitä voi tapahtua, jos jatkat nykyisen järjestelmäsi käyttöä, esimerkiksi tehottomuuden jatkumisesta tai menetetyistä mahdollisuuksista.
Esitä nämä kysymykset:
- Minkä liiketoimintaongelman tämä ratkaisee?
- Mitä riskejä liittyy siihen, ettemme tee mitään?
- Mitä taloudellisia ja toiminnallisia hyötyjä tästä on?
- Kuinka nopeasti voimme odottaa näkevämme tuloksia?
- Miten tämä tukee pitkän aikavälin tavoitteitamme?
Vaihe 5: Ota sisältömarkkinointiohjelmisto käyttöön ja perehdytä käyttäjät
Suunnittele sujuva perehdytysprosessi, kun olet valinnut sisältömarkkinointiohjelmiston toimittajan. Toimi näin:
Viestitä käyttöönottosuunnitelmasta
Viestitä käyttöönottosuunnitelmasta selkeästi kaikille käyttäjille. Jaa aikataulut, tärkeät päivämäärät ja odotukset sähköpostitse tai tiimikokouksissa. Varmista, että kaikki ymmärtävät prosessin ja oman roolinsa siinä. Tämä avoimuus auttaa vähentämään epäselvyyksiä ja vastarintaa.
Nimeä sisäiset vastuuhenkilöt
Nimeä ohjelmistolle sisäiset vastuuhenkilöt ja yhteyshenkilöt. He hallinnoivat käyttöönottoa ja toimivat ensisijaisina yhteyshenkilöinä kysymyksissä. Valitse tehtävään henkilöitä, jotka tuntevat työkalun ja voivat edistää sen käyttöä. Tämä rakenne varmistaa vastuunjaon ja sujuvan koordinoinnin.
Varmista yhdenmukainen koulutus
Varmista, että tiimisi suorittaa koulutuksen ja ottaa työkalun johdonmukaisesti käyttöön. Järjestä koulutustilaisuuksia ja tarjoa resursseja, kuten opetusohjelmia tai oppaita. Kannusta käyttäjiä tutustumaan ominaisuuksiin ja toimintoihin. Yhdenmukainen koulutus johtaa parempaan käyttöönottoon ja maksimoi ohjelmiston hyödyt.
Luo palautekanavia
Luo palautekanavia käyttöönoton ajaksi. Kannusta käyttäjiä jakamaan kokemuksiaan ja kohtaamiaan haasteita. Hyödynnä toimittajan resursseja ongelmien ratkaisemiseen ja prosessin parantamiseen. Säännöllinen palaute auttaa hiomaan käyttöönottoa ja varmistaa käyttäjien tyytyväisyyden.
Esitä nämä kysymykset:
- Mikä on muutosjohtamisen suunnitelma?
- Kuka vastaa käyttöönotosta?
- Miten seuraatte varhaista onnistumista?
- Mitä koulutusresursseja on saatavilla?
- Miten keräätte käyttäjäpalautetta?
Mitä seuraavaksi:
Jos parhaillasi tutkit sisältömarkkinointiohjelmistoja, ota yhteyttä SoftwareSelect-neuvonantajaan saadaksesi maksuttomia suosituksia.
Täytät lomakkeen ja keskustelet lyhyesti neuvonantajan kanssa, jolloin tarpeidesi yksityiskohdat käydään läpi. Sen jälkeen saat tarkasteltavaksesi lyhyen listan ohjelmistoja. Neuvonantajat tukevat sinua jopa koko ostoprosessin ajan, mukaan lukien hintaneuvottelut.
