Piattaforme per Eventi Virtuali: Vantaggi e 3 Esempi
Con lo stato attuale del mondo e di Internet, sono ormai superati i tempi in cui era necessario o addirittura vantaggioso, in certi casi, ospitare eventi fisici. Costi, pianificazione, gestione e anche lo stress puro hanno spianato la strada al successo delle piattaforme di eventi virtuali per molte aziende digitali e società di media.
Oggi il panorama digitale è talmente ampio e flessibile che puoi organizzare una riunione allargata, invitare un relatore di fama, gestire incontri tra fan o persino una vera e propria convention, tutto all’interno dello schermo di un telefono o di un computer. Strumenti come Zoom, GoToWebinar, SpotMe e altri ancora tolgono grande parte dello stress e della complessità organizzativa dagli eventi online.
Con l’emergere degli eventi digitali, al punto che il 40% di tutti gli eventi di marketing a livello globale era previsto online, secondo Statista, non c’è da stupirsi che le piattaforme per eventi virtuali occupino una porzione enorme del mercato, rivelandosi altamente vantaggiose per la tua azienda.
Da persona con esperienza nella gestione di eventi digitali, nella registrazione eventi e avendo partecipato anch’io a molti di questi nel settore marketing e intrattenimento, ecco cosa devi sapere per scegliere la piattaforma ideale di eventi virtuali, soprattutto se sei membro di una community indie di media come me.
Piattaforme per Eventi Virtuali: Cosa Devi Sapere
Le piattaforme per eventi virtuali possono essere semplici o complesse quanto desideri. Ad esempio, un software cloud come Google Meet sembra essere una piattaforma base per video chat. Altri servizi come Vimeo appaiono invece come comuni destinazioni per live streaming da utilizzare come meglio preferisci.
Ma le piattaforme di eventi virtuali possono offrire molto di più. Alla base, una piattaforma di evento virtuale è uno spazio dove puoi riunire due o più persone per connettersi interamente in digitale, senza che nessuno debba lasciare casa o l’ufficio grazie a questa tecnologia per eventi.
Una piattaforma di eventi virtuali è completamente scalabile, permettendoti di passare da eventi online con due persone a 2.000 (e oltre). Pensala come la tua sala riunioni, auditorium, palco o centro congressi nel cloud, dove puoi organizzare gli stessi format e tipi di programma degli spazi fisici tradizionali.
Esistono anche diversi tipi di eventi virtuali che puoi organizzare: da riunioni di grandi dimensioni per più aziende, a webinar per approfondire servizi e potenziare il tuo reparto marketing, ad esempio.
Puoi anche avere conferenze virtuali con relatori, presentazioni, video, sessioni live, Q&A e tutto ciò che normalmente caratterizza una conferenza o un evento in presenza. Puoi persino ospitare eventi ibridi, in cui alcuni utenti seguono da casa partecipando agli elementi interattivi, mentre altri si radunano in una sede fisica.
Eventi Fisici vs. Piattaforme di Eventi Virtuali
In realtà, ci sono pro e contro su entrambi i lati quando si tratta di scegliere tra eventi fisici e digitali. Dal lato fisico, c’è il vantaggio dell’interazione faccia a faccia, che per molti rappresenta il modo migliore per ricordare nuove persone e creare legami più profondi.
Hai anche il vantaggio di attività più intime e coinvolgenti, come pranzi e cene meno praticabili online. Tuttavia, ci sono anche gli svantaggi dei costi elevatissimi, degli affitti degli spazi e della fatica nella gestione di tutto ciò fin dall’inizio.
D’altro canto, le piattaforme per eventi virtuali eliminano la maggior parte delle complicazioni per gli organizzatori: il budget richiesto può essere solo una frazione rispetto a un evento fisico. Inoltre, non devi competere con altri brand per l’utilizzo degli spazi disponibili nella tua area in una data precisa. Senza contare la flessibilità: anche chi si trova dall’altra parte del mondo può partecipare senza dover prenotare un volo.
Detto ciò, ci sono anche degli svantaggi nelle piattaforme per eventi virtuali da considerare. Ad esempio, può mancare la profondità e la sensazione coinvolgente di un evento fisico. Esistono espedienti, come funzioni interattive e stand virtuali, ma alcune interazioni semplicemente funzionano meglio dal vivo. In più, a volte, gli eventi virtuali possono sembrare impersonali.
Gli eventi ibridi mescolano pro e contro di entrambe le opzioni: offrono i vantaggi ai partecipanti, ma possono escludere chi segue solo online e prevedono un budget che unisce entrambi i mondi.
Vantaggi delle Piattaforme di Eventi Virtuali per i Brand Mediatici
Per la tua azienda, in particolare, ci sono alcuni vantaggi notevoli da considerare quando guardi ai servizi per eventi virtuali. Innanzitutto puoi raggiungere immediatamente un pubblico globale, senza le limitazioni degli eventi fisici e con costi decisamente minori. Per startup e nuovi brand, questo può essere essenziale per il successo.
Meglio ancora, molte piattaforme di eventi virtuali offrono dati e analisi dedicate sulla community e sull’evento stesso, informazioni difficili da ricavare di persona. Puoi conoscere numeri esatti come il totale dei partecipanti, sapere quanto sono stati attivi, raccogliere più facilmente feedback e valutare l’efficacia dell’engagement.
Parlando proprio di coinvolgimento, le piattaforme digitali consentono maggior interattività, in modo organizzato e sicuro. Puoi creare stanze virtuali, gestire un’agenda più snella e risparmiare tempo, così da permettere a dipendenti e utenti di condividere opinioni o partecipare attivamente.
Un percorso digitale è anche la soluzione più tranquilla e allettante, non solo dal punto di vista logistico, ma anche da quello ambientale. Non lasci un’impronta di carbonio così marcata come farebbe un evento fisico.
Per non parlare del fatto che, se hai un team ridotto in questa fase della tua crescita, è meglio dedicare le tue energie a creare la migliore scaletta possibile per l’evento, invece di perdere tempo e forze a coordinarti con i gestori, affittare spazi, allestire stand, pianificare il catering, organizzare viaggi e tutto il resto.
Come Scegliere la Giusta Piattaforma per Eventi Virtuali per la Tua Azienda
Con la crescita dello spazio degli eventi digitali, ci sono ormai fin troppe piattaforme tra cui scegliere per le tue fiere di lavoro, lanci di prodotto, contenuti per eventi, soluzioni per eventi e simili. Quando si tratta di selezionare il software giusto per gli eventi virtuali della propria attività online, ecco alcuni criteri che amo tenere a mente, poiché sono tra gli elementi più cruciali.
Esperienza utente
Un evento dovrebbe essere tutto incentrato sui partecipanti. Se loro non si stanno divertendo, l’evento perde di valore. In un’esperienza digitale, l’interfaccia utente, le funzionalità di networking e tutti quei dettagli per rendere la partecipazione semplice e accessibile devono essere impeccabili, dalla landing page alle aule tematiche, dagli espositori a tutto il resto.
Lo stesso vale per la gestione dell’evento dietro le quinte. È fondamentale avere strumenti completi senza che siano troppo complicati e frustranti, che tu sia su PC o su un’app mobile.
Personalizzazione
Il tuo evento virtuale deve rispecchiare la tua azienda. I migliori software permettono di farlo grazie a opzioni di personalizzazione e flessibilità, così da creare e gestire ogni aspetto come preferisci. Naturalmente, alcune aziende necessitano di funzioni di coinvolgimento più avanzate di altre sulla piattaforma di gestione eventi, in base alle proprie esigenze, quindi conviene confrontare le piattaforme personalizzabili.
Costo
Il budget e la cifra che puoi destinare a un evento digitale sono tra gli aspetti da valutare per primi. Meglio chiarire subito quanto desideri investire e fin dove puoi arrivare, se necessario, prima ancora di iniziare la ricerca. Questo può restringere le opzioni molto rapidamente.
Aspetto e qualità
L’aspetto di un evento virtuale di successo è estremamente importante in un contesto online. Quei piccoli dettagli che richiamano lo stile grafico o i colori del tuo brand possono fare la differenza. Vuoi una piattaforma per eventi che permetta questa flessibilità, ma che abbia anche funzioni di qualità. Per alcuni eventi e aziende è fondamentale poter creare esperienze interattive per i partecipanti, e certe piattaforme sono migliori di altre nell’implementare queste funzionalità di gamification.
Supporto
Uno degli aspetti più preoccupanti per chi organizza eventi online come fiere o expo è il rischio di problemi in tempo reale. Anche escludendo problemi di connessione, l’ultima cosa che vorresti è il crash della piattaforma durante l’intervento di un relatore. Che tipo di assistenza on demand offre la piattaforma? Come funzionano i rimborsi? Questi servizi variano da piattaforma a piattaforma, e sono elementi da considerare per meeting virtuali o eventi live.
I Migliori Esempi di Piattaforme per Eventi Virtuali da Provare
Le migliori piattaforme per eventi virtuali sono molte, ma vorrei suggerirti alcuni esempi chiave da valutare per la pianificazione del tuo evento. Questi si sono distinti, secondo me, in termini di flessibilità, efficacia, modelli, ticketing, videoconferenze, funzionalità post-evento e qualità complessiva.
1. Zoom
Zoom è sicuramente una delle prime piattaforme che vengono in mente quando si parla di eventi digitali. Probabilmente hai già partecipato almeno una volta a una riunione o evento su Zoom. È senza dubbio una delle soluzioni più accessibili del settore, grazie alla sua facilità d’uso e alle funzioni per il networking. Tuttavia, queste sessioni interattive semplici e gli strumenti di coinvolgimento possono non essere così approfonditi come in altre piattaforme.
2. BigMarker
Se hai bisogno di realizzare un evento di grande qualità e portata, con diverse tipologie di webinar, sale meeting, presentazioni in diretta e altro ancora, questa è la scelta giusta. Offre la flessibilità per organizzare diversi tipi di eventi in contemporanea e consente una gestione avanzata. Purtroppo, questa profondità comporta anche una curva di apprendimento più ripida delle sue funzioni principali.
3. vFairs
La parte che mi piace meno degli eventi online, e probabilmente anche per alcuni membri della tua community, è la perdita di opportunità di networking, quell’atmosfera tipica delle fiere, i padiglioni espositivi e simili. Questa è la piattaforma tutto-in-uno ideale per ricreare quella sensazione tipica delle convention o degli eventi su larga scala, offrendo al contempo ottime integrazioni con i social media, l’email marketing, funzioni di networking, messaggistica, ecc.
Dispone anche di solide opzioni di assistenza che giustificano un prezzo importante ma comprensibilmente scalabile.
Sfrutta il Coinvolgimento della Tua Community per Alimentare i Tuoi Eventi Virtuali
Il rapporto tra la tua community e la tua azienda dovrebbe essere totalmente reciproco e vantaggioso. Il tuo compito è quello di investire nella tua community per far sì che vogliano coinvolgersi sempre di più con il tuo brand, cosa che ti permette di offrire loro ancora di più, come l’organizzazione di questi grandi eventi online, summit e fiere virtuali.
Ma prima di immergerti davvero nel mondo degli eventi digitali e massimizzare il loro potenziale, devi rafforzare il coinvolgimento della tua community e del tuo pubblico. Un modo per farlo è utilizzare il miglior software per il coinvolgimento della community, che può elevare il livello di partecipazione degli utenti quando ospiti esperienze virtuali e simili.
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