Å velge riktig programvare for innholdsmarkedsføring er et smart valg for virksomheten din. Det sparer tid, øker nøyaktigheten og sørger for at innsatsen din gir god avkastning på investeringen. Men velger du feil løsning, risikerer du å sløse med ressurser, bomme på målene og få problemer med etterlevelse.
Denne veiledningen er for småbedriftseiere og digitale gründere som ønsker å ta velinformerte beslutninger. Du trenger verktøy som dekker teamets behov uten å skape flere problemer enn de løser. La oss se nærmere på hvordan du finner den rette løsningen for innholdsstrategien din.
8 ting du bør se etter når du velger programvare for innholdsmarkedsføring
Ved vurdering av programvare for innholdsmarkedsføring bør du undersøke bestemte faktorer for å sikre at løsningen passer behovene dine. Her er det du bør vurdere:
1. Fleksible abonnementer
Fleksible abonnementer lar deg justere abonnementet etter hvert som behovene dine endrer seg. Dette er viktig fordi virksomheten din kan vokse eller krympe, og du vil ikke sitte fast med et uegnet abonnement. Se etter programvare som gjør det enkelt å oppgradere eller nedgradere uten gebyrer. Spør under en demonstrasjon hvordan endringer i abonnementet påvirker det nåværende oppsettet og prisen.
2. Datatilgang og rapportering
Tilgang til omfattende data og rapportering hjelper deg med å følge med på resultater og ta velinformerte beslutninger. Du trenger programvare som gir tydelige, tilpassbare rapporter. Unngå verktøy som skjuler data bak betalingsmurer. Test rapporteringsfunksjonene i løpet av en prøveperiode ved å generere rapporter om tidligere kampanjer.
3. Integrasjon med teknologiplattformen din
Sømløs integrasjon med den eksisterende teknologiplattformen din sparer tid og minimerer forstyrrelser. Sørg for at programvaren kan kobles til CRM, e-postmarkedsføring og andre verktøy. Se gjennom leverandørens integrasjonsliste, og be om eksempler på vellykkede koblinger til verktøy som ligner på dine.
4. Introduksjon og brukerstøtte
God introduksjon og brukerstøtte sørger for at teamet ditt kan begynne å bruke programvaren effektivt. Se etter en leverandør som tilbyr omfattende opplæring og rask brukerstøtte. Spør under en demonstrasjon hvilke ressurser som er tilgjengelige for nye brukere, og hvor raskt brukerstøtten svarer på problemer.
5. Rollebaserte tillatelser
Rollebaserte tillatelser lar deg kontrollere hvem som får tilgang til hva i programvaren. Dette er viktig for å opprettholde sikkerhet og effektive arbeidsflyter. Sørg for at programvaren gjør det enkelt å konfigurere ulike brukerroller. Be om en demonstrasjon av hvordan tillatelser tildeles og endres.
6. Tilpasningsmuligheter
Tilpasningsmuligheter lar deg skreddersy programvaren etter de spesifikke behovene dine. Dette er viktig fordi en løsning som passer alle, sjelden fungerer. Se etter verktøy som tilbyr tilpassbare oversikter og arbeidsflyter. Eksperimenter med innstillingene for tilpasning i løpet av en prøveperiode for å se hvor enkelt de kan tilpasses prosessene dine.
7. Automatiseringsfunksjoner
Automatiseringsfunksjoner bidrar til å spare tid ved å håndtere repetitive oppgaver. Sørg for at programvaren kan automatisere planlegging, publisering og rapportering. Test automatiseringen ved å konfigurere en enkel automatisert oppgave under en demonstrasjon, og se hvordan den fungerer.
8. Støtte for mobil eller flere lokasjoner
Støtte for mobil eller flere lokasjoner sørger for at teamet ditt kan få tilgang til programvaren når som helst og hvor som helst. Dette er avgjørende hvis teamet jobber eksternt eller er på farten. Sjekk om programvaren har en mobilapp eller nettilgang, og test funksjonaliteten på ulike enheter under en prøveperiode.
Slik velger du programvare for innholdsmarkedsføring: En femtrinnsmodell
Å velge riktig programvare for innholdsmarkedsføring innebærer mer enn å bare velge et populært verktøy. Du trenger en løsning som samsvarer med teamets mål og prosesser. Her er en enkel modell som kan hjelpe deg:
Trinn 1: Identifiser behovene dine
Start med å definere hva teamet ditt faktisk trenger i programvare for innholdsmarkedsføring. Slik kommer du i gang:
Innhent synspunkter fra interessenter
Snakk med viktige interessenter som markedsføring, IT og ledelsen for å forstå behovene deres. Hver gruppe kan ha ulike prioriteringer. IT kan for eksempel fokusere på integrasjon, mens markedsavdelingen ønsker brukervennlige funksjoner. Samle innspillene deres gjennom møter eller undersøkelser for å sikre at du dekker alle behov.
List opp og prioriter utfordringene
Identifiser hva som ikke fungerer i det nåværende oppsettet. Det kan være mangel på automatisering eller dårlig rapportering. List opp disse utfordringene og prioriter dem etter innvirkning. Fokuser på å løse de viktigste problemene først for å forbedre effektiviteten og tilfredsheten.
Samsvar med retningslinjer og protokoller
Påse at programvarevalget samsvarer med interne retningslinjer og bransjeregler. Sjekk leverandørpreferanser og sikkerhetsprotokoller. Dette samsvaret forebygger fremtidige problemer med etterlevelse og holder dataene dine trygge.
Må-ha-funksjoner kontra funksjoner som er nyttige å ha
Skill mellom viktige funksjoner og funksjoner som bare er nyttige å ha. Må-ha-funksjoner er ikke-forhandlingsbare, for eksempel integrasjonsmuligheter. Nyttige ekstrafunksjoner kan omfatte avansert analyse. Dette skillet gjør det enklere å begrense alternativene.
Still disse spørsmålene:
- Hvilke klager eller hindringer dukker opp oftest?
- Hvilke behov blir ikke dekket i dag?
- Hvilke funksjoner vil løse de tre største utfordringene dine?
- Hvilken avkastning på investeringen forventer du av denne investeringen?
- Hvor sikker må programvaren være?
Trinn 2: Undersøk leverandører av programvare for innholdsmarkedsføring
Å undersøke leverandører er neste steg for å finne riktig programvare for innholdsmarkedsføring for teamet ditt. Slik går du frem:
Overordnet leverandørkartlegging
Start med en bred kartlegging av potensielle leverandører. Bruk anmeldelsessider, rangeringer og kundehistorier for å få et inntrykk av markedet. Se etter mønstre i tilbakemeldinger fra brukere, for eksempel brukervennlighet eller vanlige problemer. Dette gir deg en generell idé om hvem som leder an, og hvem som ligger etter på området.
Sammenlign basert på behovene
Sammenlign verktøy basert på virksomhetens størrelse og behov. Noen programvarer kan passe for store virksomheter, mens andre er bedre egnet for små team. Vurder om du ønsker et verktøy som integreres med den eksisterende teknologistakken din, eller et som tilbyr alternativer for outsourcing. Dette bidrar til å begrense valgmulighetene.
Identifiser viktige forskjeller
Fokuser på hva som skiller hver leverandør fra de andre. Viktige forskjeller kan være implementeringsstøtte, brukeropplevelse eller fleksibilitet for unike behov. Hvis du for eksempel trenger avansert analyse, bør du undersøke om leverandøren utmerker seg på dette området. Slike forskjeller kan være avgjørende for valget ditt.
Dokumenter funnene dine
Hold oversikt over det du lærer. Opprett et dokument for å registrere leverandørenes styrker, svakheter og fremtredende funksjoner. Dette gjør det enklere å sammenligne alternativene side om side og finne tilbake til informasjonen når du skal ta den endelige beslutningen.
Still disse spørsmålene:
- Hva er hvert verktøy best på?
- Passer det til teamstørrelsen, budsjettet og teknologistakken din?
- Hvilken støtte og dokumentasjon er tilgjengelig?
- Hvordan håndterer det integrasjoner?
- Finnes det skjulte kostnader?
Fremste programvarer for innholdsmarkedsføring du bør vurdere
Her er listen min over de ti beste programvarene for innholdsmarkedsføring som er tilgjengelige, og som kan hjelpe deg i gang med søket:
Steg 3: Lag en kortliste over programvarer for innholdsmarkedsføring og ta kontakt
Begrens leverandøralternativene dine og start samtaler med potensielle samarbeidspartnere. Slik går du frem:
Velg ut 2–4 leverandører
Bruk undersøkelsene dine til å lage en kortliste med 2–4 leverandører. Dette bør være leverandørene som best oppfyller behovene dine og samsvarer med prioriteringene dine. Ta hensyn til faktorer som funksjonssett, priser og tilbakemeldinger fra brukere. Denne fokuserte listen gjør de neste trinnene mer håndterlige.
Send en RFI eller RFP
Vurder å sende en forespørsel om informasjon (RFI) eller en RFP for programvare for innholdsmarkedsføring for å innhente mer detaljert informasjon. Dette hjelper deg med å forstå leverandørenes muligheter og begrensninger. Bruk dette trinnet til å avklare eventuelle bekymringer eller spørsmål som dukket opp under undersøkelsen.
Bestill demonstrasjoner og still spørsmål
Avtal demonstrasjoner med leverandørene på kortlisten, og forbered fokuserte spørsmål. Spør om bestemte funksjoner, hvordan de fungerer i praksis, og eventuelle begrensninger. Bruk denne tiden til å se programvaren i bruk og vurdere om den faktisk dekker behovene dine.
Bruk ensartede vurderingskriterier
Bruk de samme kriteriene når du vurderer hver leverandør. Dette sikrer en rettferdig sammenligning og hjelper deg med å ta en objektiv beslutning. Lag en sjekkliste eller et poengskjema for å følge med på hvordan hvert alternativ oppfyller de viktigste kravene dine.
Still disse spørsmålene:
- Kan du gå gjennom en ekte kundehistorie som ligner på vår?
- Hvilken støtte eller hvilke ressurser for innføring tilbyr dere?
- Hvilke funksjoner krever en oppgradering?
- Hvor enkelt er det å skalere med programvaren deres?
- Finnes det langsiktige kontrakter?
Steg 4: Utarbeid beslutningsgrunnlaget
Gjør leverandørundersøkelsen din om til en forretningssak som ledergruppen din vil forstå og støtte. Slik går du frem:
Oppsummer utfordringer og resultater
Beskriv tydelig utfordringene teamet ditt står overfor, og resultatene du forventer fra den nye programvaren. Bruk konkrete eksempler for å vise hvordan programvaren kan løse aktuelle problemer, for eksempel ved å automatisere repetitive oppgaver eller forbedre nøyaktigheten i rapporteringen. Dette bidrar til å demonstrere verdien og effekten på teamets produktivitet.
Presenter kostnadsoverslag og tidslinjer
Samle inn grunnleggende kostnadsoverslag og tidslinjer for implementering fra leverandørundersøkelsen din. Presenter disse detaljene i et lettfattelig format. For nøyaktige priser på programvare for innholdsmarkedsføring bør du ta hensyn til abonnementsavgifter, oppsettskostnader og eventuelle ekstra utgifter. En tydelig tidslinje bidrar til å avstemme forventningene til utrullingen.
Forklar avkastning på investeringen og risikoer
Forklar den potensielle avkastningen på investeringen, effektivitetsgevinstene og risikoene ved å ikke implementere programvaren. Fremhev økonomiske fordeler, som reduserte driftskostnader eller økte inntekter som følge av bedre effektivitet i markedsføringen. Diskuter hva som kan skje hvis dere fortsetter med dagens system, for eksempel vedvarende ineffektivitet eller tapte muligheter.
Still disse spørsmålene:
- Hvilket forretningsproblem vil dette løse?
- Hvilke risikoer innebærer det å ikke gjøre noe?
- Hvilke økonomiske og operative fordeler finnes?
- Hvor raskt kan vi forvente å se resultater?
- Hvordan samsvarer dette med våre langsiktige mål?
Trinn 5: Implementer programvaren for innholdsmarkedsføring og gi brukerne opplæring
Planlegg en smidig introduksjonsprosess når du har valgt en leverandør av programvare for innholdsmarkedsføring. Slik går du frem:
Kommuniser utrullingsplanen
Kommuniser utrullingsplanen tydelig til alle brukere. Del tidslinjer, viktige datoer og forventninger via e-post eller teammøter. Sørg for at alle forstår prosessen og sin rolle i den. Denne åpenheten bidrar til å minimere forvirring og motstand.
Utpek interne ansvarlige
Utpek interne ansvarlige og kontaktpersoner for programvaren. Disse personene skal håndtere implementeringen og være de som andre kan henvende seg til med spørsmål. Velg personer som kjenner verktøyet, og som kan være pådrivere for bruken av det. Denne strukturen sikrer ansvarlighet og smidig koordinering.
Sørg for konsekvent opplæring
Sørg for at teamet ditt fullfører opplæringen og tar i bruk verktøyet på en konsekvent måte. Planlegg opplæringsøkter og tilby ressurser som veiledninger eller guider. Oppmuntre brukerne til å utforske funksjonene. Konsekvent opplæring fører til bedre brukeradopsjon og maksimerer fordelene ved programvaren.
Opprett tilbakemeldingssløyfer
Etabler tilbakemeldingssløyfer under utrullingen. Oppmuntre brukerne til å dele erfaringene og utfordringene sine. Bruk leverandørens ressurser til å løse problemer og forbedre prosessen. Regelmessige tilbakemeldinger bidrar til å finjustere implementeringen og sikrer brukertilfredshet.
Still disse spørsmålene:
- Hva er planen for endringsledelse?
- Hvem har ansvaret for utrullingen?
- Hvordan vil dere følge med på tidlige resultater?
- Hvilke opplæringsressurser er tilgjengelige?
- Hvordan vil dere samle inn tilbakemeldinger fra brukerne?
Hva skjer videre:
Hvis du er i gang med å undersøke programvare for innholdsmarkedsføring, kan du ta kontakt med en SoftwareSelect-rådgiver for gratis anbefalinger.
Du fyller ut et skjema og tar en kort prat der de går gjennom behovene dine i detalj. Deretter får du en kortliste over programvare du kan vurdere. De støtter deg også gjennom hele kjøpsprosessen, inkludert prisforhandlinger.
