Virtuele-evenementplatforms: voordelen & 3 voorbeelden
Met de huidige stand van zaken in de wereld en op internet zijn de dagen voorbij waarin het noodzakelijk of in bepaalde gevallen zelfs voordelig was om fysieke evenementen te organiseren. Kosten, planning, beheer en zelfs pure stress hebben de weg vrijgemaakt voor virtuele-evenementplatforms, die floreren bij veel digitale bedrijven en mediabedrijven.
Het digitale landschap is momenteel zo breed en flexibel dat je een uitgebreide vergadering, gerenommeerde spreker, kennismakingssessie of zelfs een volledige conventie kunt organiseren binnen de grenzen van een telefoonscherm of computer. Diensten als Zoom, GoToWebinar, SpotMe en andere nemen veel stress en organisatie rond online evenementen uit handen.
Met de opkomst van digitale evenementen, waarbij volgens Statista naar verwachting 40% van alle wereldwijde marketingevenementen uitsluitend online zou plaatsvinden, is het duidelijk dat virtuele-evenementplatforms een enorm deel van de markt innemen. Daar is een reden voor, en het kan zeer voordelig zijn voor je bedrijf.
Als iemand met ervaring in het beheren van digitale evenementen, evenementregistraties en het zelf bijwonen van talloze evenementen in de marketing- en entertainmentsector, vertel ik je hier wat je moet weten over het kiezen van het juiste virtuele-evenementplatform voor een mede-zelfstandige uit de mediagemeenschap zoals ikzelf.
Virtuele-evenementplatforms: wat je moet weten
Virtuele-evenementplatforms zijn zo eenvoudig of complex als je zelf wilt. Op het eerste gezicht lijkt cloudgebaseerde software zoals Google Meet een eenvoudig platform voor videogesprekken. Ondertussen lijken andere diensten, zoals Vimeo, generieke bestemmingen voor livestreams die je kunt gebruiken om iets uit te zenden.
Maar virtuele-evenementplatforms kunnen zoveel meer zijn dan dat. In de kern is een virtueel-evenementplatform een plek waar je twee of meer mensen volledig digitaal kunt samenbrengen. Daarbij hoeft niemand zijn huis of thuiskantoor te verlaten dankzij de evenemententechnologie.
Een virtueel-evenementplatform is bovendien volledig schaalbaar, zodat je je online evenementen kunt aanpassen van twee personen tot 2.000 personen en nog veel meer. Zie het als je eigen cloudgebaseerde vergaderruimte, auditorium, podium of congrescentrum, waar je dezelfde soorten programma's kunt organiseren als op die traditionele fysieke locaties.
Er zijn ook verschillende soorten virtuele evenementen die je kunt organiseren, zoals grootschalige vergaderingen waarin meerdere bedrijven samenkomen om onderwerpen te bespreken. Je kunt bijvoorbeeld een webinar organiseren om meer te leren over verschillende diensten en manieren om je marketingafdeling te verbeteren.
Je kunt zelfs virtuele conferenties organiseren met sprekers, diavoorstellingen, video's, livevideopresentaties, Q&A's en alles wat je verder maar kunt bedenken en wat je ook tijdens een normale conferentie of fysiek evenement zou zien. Je kunt zelfs hybride evenementen organiseren, waarbij sommige gebruikers vanuit huis meekijken en deelnemen aan de interactieve onderdelen, terwijl er ook een fysieke ruimte is waar bezoekers kunnen samenkomen.
Fysieke evenementen versus virtuele-evenementplatforms
Eerlijk gezegd hebben beide opties voor- en nadelen wanneer je moet kiezen tussen het organiseren van een fysiek evenement of een virtuele evenementervaring. Aan de fysieke kant profiteer je van persoonlijk contact, wat voor veel mensen de beste manier is om nieuwe mensen te onthouden en op een dieper niveau contact met hen te leggen.
Je profiteert ook van intiemere en mogelijk boeiendere activiteiten, zoals lunches en diners, die online minder haalbaar zijn. Daar staat tegenover dat fysieke evenementen vaak gepaard gaan met overweldigend hoge kosten, het huren van ruimtes en de hoofdpijn die het beheer van dit alles met zich meebrengt.
Aan de andere kant nemen virtuele-evenementplatforms de meeste zorgen voor evenementenorganisatoren weg, omdat je budget slechts een fractie hoeft te zijn van wat een fysiek evenement op locatie zou kosten. Bovendien hoef je niet met andere mediamerken te concurreren om de beperkte ruimte in jouw omgeving op een specifieke dag. Om nog maar te zwijgen over de flexibiliteit: zelfs iemand aan de andere kant van de wereld kan deelnemen zonder een vlucht te hoeven boeken.
Virtuele-evenementplatforms hebben echter ook enkele nadelen waarmee je rekening moet houden. Zo kunnen ze de diepgang en meeslepende sfeer van een fysiek evenement missen. Je kunt dit deels ondervangen met interactieve functies en virtuele stands, maar sommige interacties werken nu eenmaal beter persoonlijk. Daarnaast kunnen virtuele evenementen soms onpersoonlijk aanvoelen.
Hybride evenementen combineren voor- en nadelen van beide opties. Ze bieden de voordelen van elk type voor de algehele bezoekerservaring, maar kunnen tegelijkertijd sommige mensen die uitsluitend digitaal willen deelnemen uitsluiten en brengen de gecombineerde budgetten van beide opties met zich mee.
Voordelen van virtuele-evenementplatforms voor mediamerken
Voor jouw bedrijf zijn er enkele belangrijke voordelen die het overwegen waard zijn wanneer je virtuele-evenementdiensten bekijkt. Zo kun je direct een wereldwijd publiek bereiken zonder de beperkingen van fysieke evenementen, en dat tegen een fractie van de kosten. Voor start-ups en jongere merken is dit essentieel voor succes.
Veel virtuele-evenementplatforms bieden bovendien specifieke gegevens en inzichten in je community en het evenement zelf, die persoonlijk wat moeilijker te verzamelen zijn. Je kunt gemakkelijker exacte aantallen achterhalen, zoals het aantal bezoekers en hoelang ze deelnamen, feedback van deelnemers verzamelen en zien hoe effectief je interacties waren.
Over interacties gesproken: virtuele platforms bieden mogelijkheden voor meer interactiviteit, vooral op een georganiseerde en veilige manier. Je kunt ruimtes inrichten, een beter beheersbare planning hanteren en tijd besparen, zodat medewerkers en consumenten de kans krijgen hun vervolgreacties te delen of actief deel te nemen.
Een digitale route is niet alleen logistiek gezien de meest stressvrije en aantrekkelijke optie, maar ook vanuit milieuoogpunt. Je laat niet zo'n grote ecologische voetafdruk achter als bij een fysiek evenement.
Bovendien geldt: als je in deze fase van je groei een kleiner team hebt, kun je je aandacht beter besteden aan het samenstellen van het best mogelijke evenementenprogramma, in plaats van tijd en energie te verspillen aan het coördineren met evenementenmanagement, het huren van ruimte, het opzetten van stands, het plannen van catering, reizen en al het andere.
Zo kies je het juiste virtuele evenementenplatform voor je bedrijf
Naarmate de markt voor digitale evenementen groeit, zijn er bijna te veel platforms om uit te kiezen voor je carrièrebeurzen, productlanceringen, evenementinhoud, evenementenoplossingen en dergelijke. Als het gaat om het kiezen van de juiste software voor virtuele evenementen voor je online bedrijf, zijn dit enkele factoren die ik graag in gedachten houd, omdat ze tot de belangrijkste elementen behoren.
Gebruikerservaring
Een evenement moet volledig om de deelnemers draaien. Als zij geen geweldige tijd hebben, is het evenement zinloos. Bij een digitale ervaring moeten de gebruikersinterface, netwerkfuncties en toegankelijkheidsaspecten van deelname aan de dienst naadloos en eenvoudig zijn, van de landingspagina en de deelsessies tot de exposanten en meer.
Hetzelfde geldt voor de achterkant, waar je het evenement creëert. Het is belangrijk om uitgebreide mogelijkheden te hebben zonder dat het onoverzichtelijk en frustrerend wordt, ongeacht of je op een pc of in een mobiele app werkt.
Aanpasbaarheid
Je virtuele evenement moet een weerspiegeling van je bedrijf zijn. Met de beste software die beschikbaar is, kun je dit doen dankzij aanpassingsmogelijkheden en flexibiliteit om te creëren en te doen wat je maar wilt. Natuurlijk hebben sommige bedrijven meer functies voor betrokkenheid nodig dan andere binnen het evenementenbeheerplatform, afhankelijk van hun activiteiten. Daarom loont het om aanpasbare platforms te vergelijken.
Kosten
Je budget en het bedrag dat je aan een digitaal evenement kunt besteden, zijn enkele van de eerste zaken die je moet bepalen. Het is verstandig om uit te zoeken wat je wilt uitgeven en wat je er indien nodig nog uit kunt halen voordat je begint met zoeken. Dit kan je zoektocht mogelijk snel beperken.
Uiterlijk en kwaliteit
Het uiterlijk van een succesvol virtueel evenement is in een online omgeving enorm belangrijk. Die kleine details van je merkstijl of -kleuren kunnen helpen. Je wilt een evenementenplatform dat hiervoor functionaliteit biedt en tegelijkertijd ook kwaliteitsinstellingen heeft. Voor sommige evenementen en bedrijven is het essentieel om interactieve ervaringen voor deelnemers te creëren, en bepaalde platforms voeren deze onderdelen in gamificatiestijl beter uit dan andere.
Ondersteuning
Een van de meest angstaanjagende aspecten voor organisatoren die een online evenement zoals een beurs organiseren, is de kans op problemen in real time. Zelfs als je internetproblemen buiten beschouwing laat, is het laatste wat je wilt dat het platform midden in de keynote van je gastspreker uitvalt. Welke on-demandondersteuning biedt het platform? Hoe werken terugbetalingen? Ook deze zaken verschillen per dienst, wat je moet overwegen voor je virtuele vergadering of live-evenement.
Beste voorbeelden van virtuele evenementenplatforms die het bekijken waard zijn
Er zijn volop goede virtuele evenementenplatforms, maar ik wilde je enkele belangrijke voorbeelden geven om te bekijken voor je evenementenplanning. Vanuit het oogpunt van flexibiliteit, effectiviteit, sjablonen, ticketverkoop, videoconferenties, mogelijkheden na het evenement en kwaliteit springen deze er voor mij uit.
1. Zoom
Zoom is een van de eerste evenementenplatforms waar je waarschijnlijk aan denkt als het gaat om een platform voor digitale evenementen. De kans is groot dat je al eens aan een Zoom-vergadering of -evenement hebt deelgenomen. Het is veruit een van de meest toegankelijke diensten in deze markt, dankzij het gebruiksgemak voor netwerken en dergelijke. Deze gebruiksvriendelijke deelsessies en hulpmiddelen voor betrokkenheid kunnen echter minder uitgebreide mogelijkheden bieden dan sommige andere platforms.
2. BigMarker
Als je een groots evenement van hoge kwaliteit wilt creëren met verschillende vormen van webinars, vergaderruimten, livestreampresentaties en meer, dan is dit de juiste keuze. Het platform is flexibel genoeg om verschillende soorten evenementen tegelijkertijd te ondersteunen, met indrukwekkende beheermogelijkheden. Helaas gaat deze uitgebreide functionaliteit gepaard met een steile leercurve voor de belangrijkste functies.
3. vFairs
Mijn minst favoriete onderdeel van online evenementen, en misschien ook dat van sommige leden van je community, is het verlies van netwerkmogelijkheden, de beursachtige sfeer, expositiehallen en dergelijke. Dit is het toonaangevende alles-in-éénplatform voor het creëren van die klassieke conventie- of grootschalige-evenementbeleving, terwijl het ook geweldige integraties biedt met sociale media, e-mailmarketing, netwerkfuncties, berichtenuitwisseling enzovoort.
Het biedt ook degelijke ondersteuningsopties die passen bij het enigszins begrijpelijke, stevige maar schaalbare prijskaartje.
Gebruik de betrokkenheid van je community om je virtuele evenementen aan te drijven
De relatie tussen je community en je bedrijf zou volledig wederzijds voordelig moeten zijn. Het is jouw taak om in je community te investeren, zodat de leden meer met je merk willen communiceren. Dat stelt jou in staat om meer voor hen te doen, zoals het organiseren van deze grotere online evenementen, bijeenkomsten en vakbeurzen.
Maar voordat je echt in de wereld van digitale evenementen kunt duiken en het volledige potentieel ervan kunt benutten, moet je de betrokkenheid van je community en publiek verdiepen. Een manier om dit te doen is via de beste software voor communitybetrokkenheid, waarmee je de betrokkenheid van deelnemers kunt vergroten wanneer je virtuele ervaringen en dergelijke organiseert.
We raden je ook aan je te abonneren op onze nieuwsbrief, zodat je in de toekomst niets zoals dit hoeft te missen.
