Plateformes d’Événements Virtuels : Avantages & 3 Exemples
Avec l’état actuel du monde et d’Internet, il n’est plus nécessaire, voire même avantageux dans certains cas, d’organiser des événements physiques. Les coûts, la planification, la gestion et même le stress pur ont ouvert la voie au développement des plateformes d’événements virtuels pour de nombreuses entreprises numériques et médias.
Le paysage numérique est aujourd’hui si vaste et flexible que vous pouvez organiser une réunion importante, faire intervenir un conférencier de renom, organiser une rencontre ou même une convention complète sur un simple écran de téléphone ou d’ordinateur. Des plateformes comme Zoom, GoToWebinar, SpotMe et bien d’autres éliminent énormément de stress et de complexité dans l’organisation d’événements en ligne.
L’essor des événements numériques a atteint un point tel que, selon Statista, 40 % de tous les événements marketing mondiaux étaient prévus uniquement en ligne. Il y a une raison pour laquelle les plateformes d’événements virtuels occupent une part aussi importante du secteur, et cela peut s’avérer très bénéfique pour votre entreprise.
En tant que personne expérimentée dans la gestion d’événements numériques, l’enregistrement aux événements et en ayant moi-même assisté à de nombreux dans le secteur marketing et du divertissement, voici ce que vous devez savoir pour choisir la bonne plateforme d’événement virtuel, destinée à un membre d’une communauté média indépendante comme moi.
Plateformes d’événements virtuels : ce qu’il faut savoir
Les plateformes d’événements virtuels sont aussi simples ou sophistiquées que vous le souhaitez. À première vue, un logiciel cloud comme Google Meet semble n’être qu’un simple outil de vidéoconférence. De même, Vimeo peut paraître une destination banale de diffusion en direct pour diffuser un contenu quelconque.
Mais les plateformes d’événements virtuels peuvent offrir bien plus. Au fond, une plateforme d’événements virtuels est un espace où vous pouvez réunir deux personnes ou plus, et les connecter entièrement en ligne, sans que quiconque ait besoin de quitter son domicile ou son bureau grâce à la technologie événementielle.
Une plateforme d’événements virtuels est également entièrement évolutive, vous permettant d’adapter vos événements en ligne de deux à 2 000 personnes et bien au-delà. Considérez-la comme votre propre salle de réunion sur le cloud, auditorium, scène ou centre de convention, pour organiser le même type de programme que vous auriez dans ces espaces physiques traditionnels.
Il existe aussi différents types d’événements virtuels, comme de grandes réunions où plusieurs entreprises se rassemblent pour discuter de divers sujets. Vous pouvez proposer un webinaire pour vous informer sur des services variés et découvrir comment améliorer votre département marketing, par exemple.
Vous pouvez même organiser des conférences virtuelles avec des intervenants, des diaporamas, des vidéos, des présentations en direct, des sessions de questions/réponses et tout ce que vous attendez d’une conférence classique ou d’un événement en présentiel. Il est aussi possible de créer des événements hybrides, avec des participants suivant à distance de chez eux les éléments interactifs et, à la fois, un espace physique pour accueillir des participants sur place.
Événements physiques vs plateformes d’événements virtuels
Il existe honnêtement des avantages et des inconvénients dans les deux options, organiser un événement physique ou une expérience virtuelle. Côté présentiel, vous bénéficiez de l’interaction directe en face à face, ce qui, pour beaucoup, reste la meilleure façon de retenir de nouvelles personnes et de créer des liens plus profonds.
Vous avez également accès à des activités plus intimes et potentiellement plus engageantes, telles que les déjeuners et dîners, qui sont moins envisageables en ligne. Mais vous subissez aussi les inconvénients du coût élevé des événements physiques, la location des espaces et la complexité de gérer tout cela.
En revanche, les plateformes d’événements virtuels éliminent la plupart des tracas pour les organisateurs, car votre budget peut ne représenter qu’une fraction de celui d’un événement physique sur site. De plus, vous n’avez pas à rivaliser avec d’autres marques pour un espace limité à une date précise dans votre région. Sans compter la flexibilité : même quelqu’un à l’autre bout du monde pourra se joindre à vous sans réserver un vol.
Cela dit, les plateformes d’événements virtuels ont aussi leurs inconvénients à prendre en compte. Elles peuvent, par exemple, manquer de profondeur ou d’un aspect immersif propre à l’événement physique. Il existe des solutions à travers des fonctionnalités interactives et des stands virtuels, mais certaines interactions restent simplement plus efficaces en personne. De plus, les événements virtuels peuvent parfois sembler impersonnels.
Les événements hybrides, quant à eux, combinent les avantages et inconvénients des deux côtés, offrant une expérience enrichie pour les participants tout en risquant d’exclure certains utilisateurs purement à distance et en multipliant les besoins budgétaires.
Avantages des plateformes d’événements virtuels pour les marques média
Pour votre entreprise en particulier, il existe plusieurs avantages à considérer lorsqu’on s’intéresse aux services d’événements virtuels. D’abord, vous pouvez atteindre instantanément une audience mondiale, sans les contraintes d’un événement physique et pour une fraction du prix. Pour les jeunes pousses et les nouvelles marques, c’est une condition incontournable du succès.
Mieux encore, de nombreuses plateformes d’événements virtuels offrent des données dédiées et des analyses sur votre communauté et sur l’événement lui-même, ce qui est souvent plus difficile à collecter en présentiel. Vous pouvez connaître des chiffres exacts comme le nombre de participants, la durée de leur présence, recueillir aisément leurs retours et analyser l’efficacité de vos actions.
En parlant d’engagement, il existe également un potentiel d’interactivité accrue grâce aux plateformes virtuelles, notamment de façon organisée et sécurisée. Vous pouvez créer des salles, planifier plus facilement, et économiser du temps pour permettre aux collaborateurs et consommateurs de partager leurs retours ou de s’impliquer.
Une approche numérique est également la plus sereine et attrayante, non seulement d’un point de vue logistique, mais aussi sur le plan environnemental. Vous ne laissez pas une empreinte carbone aussi importante qu’un événement physique.
Sans oublier que, si votre équipe est encore réduite à ce stade de votre développement, vous pourrez mieux concentrer votre attention sur la création du meilleur programme possible pour l’événement, plutôt que de perdre du temps et de l’énergie à coordonner la gestion de l’événement, la location d’espace, l’installation de stands, l’organisation du traiteur, les déplacements, et tout le reste.
Comment choisir la bonne plateforme d’événement virtuel pour votre entreprise
Avec l’évolution de l’événementiel digital, le choix de plateformes pour organiser des salons de l’emploi, des lancements de produit, du contenu événementiel, des solutions événementielles, etc., devient presque trop vaste. Pour sélectionner le bon logiciel de gestion d’événements virtuels pour votre activité en ligne, voici quelques critères que je garde à l’esprit, car ils figurent parmi les éléments les plus essentiels.
Expérience utilisateur
Un événement doit être dédié aux participants. S’ils ne passent pas un excellent moment, l’événement n’a aucun sens. Pour une expérience numérique, l’interface utilisateur, les fonctionnalités de réseautage et l’accessibilité doivent être parfaitement fluides et simples, de la page d’accueil aux salles de discussion, en passant par les exposants et au-delà.
Il en va de même pour l’interface d’administration lors de la création de l’événement. Il est important que tout soit riche en possibilités sans être complexe ou frustrant, que ce soit sur un ordinateur ou sur une application mobile.
Personnalisation
Votre événement virtuel doit refléter votre entreprise. Les meilleurs logiciels offrent une grande liberté de personnalisation et la flexibilité nécessaire pour concevoir ce que vous souhaitez. Bien sûr, certaines entreprises ont besoin de plus de fonctionnalités d’engagement que d’autres sur leur plateforme de gestion d’événements en fonction de leurs objectifs — il est donc utile de comparer les options personnalisables.
Coût
Votre budget et le montant que vous pouvez allouer à un événement virtuel font partie des premiers éléments à déterminer. Il est préférable de savoir à l’avance ce que vous souhaitez investir, ainsi que votre marge de manœuvre, avant de commencer vos recherches. Cela peut rapidement réduire le champ des possibles.
Apparence et qualité
L’apparence d’un événement virtuel réussi est primordiale en ligne. Les petites touches propres à votre image de marque, comme les couleurs, font la différence. Il vous faut une plateforme qui permette ces personnalisations tout en offrant des paramètres de qualité. Pouvoir créer des expériences interactives pour les participants est essentiel sur certains événements et pour certaines entreprises, et certaines plateformes réussissent particulièrement bien ces aspects de ludification.
Support
L’un des aspects les plus redoutés par les organisateurs d’événements en ligne tels qu’un salon est la possibilité de problèmes en temps réel. Même sans compter les soucis de connexion internet, la dernière chose que vous souhaitez, c’est que la plateforme plante au milieu du discours de votre intervenant invité. Quel type de support à la demande la plateforme propose-t-elle ? Comment fonctionnent les remboursements ? Ces points varient aussi selon le service, à considérer pour vos réunions virtuelles ou événements en direct.
Exemples incontournables de plateformes virtuelles à découvrir
Les meilleures plateformes d’événement virtuel sont nombreuses, mais je souhaitais vous présenter quelques exemples clés à explorer pour organiser vos événements. Ils se démarquent pour moi en termes de flexibilité, d’efficacité, de modèles, de billetterie, de visioconférence, d’outils après événement et de qualité.
1. Zoom
Zoom est probablement l’un des premiers espaces qui vous vient à l’esprit lorsqu’on pense à une plateforme d’événement numérique. Il y a de fortes chances que vous ayez déjà participé à une réunion ou un événement Zoom. Cette solution est de loin l’une des plus accessibles, grâce à sa simplicité pour le réseautage, entre autres. Toutefois, ces séances de sous-groupes et outils interactifs faciles à utiliser n’offrent pas toujours la profondeur de certaines autres solutions.
2. BigMarker
Si vous souhaitez organiser un événement de grande ampleur et de haute qualité en multipliant les webinaires, les salles de réunion, les présentations en direct, et plus encore, c’est l’option idéale. Cette plateforme offre la flexibilité de gérer différents types d’événements simultanément avec des possibilités de gestion impressionnantes. Malheureusement, cette richesse de fonctionnalités s’accompagne d’une courbe d’apprentissage assez raide.
3. vFairs
Ce que j’apprécie le moins dans les événements en ligne, et c’est peut-être aussi le cas pour certains membres de votre communauté, c’est la perte de l’aspect réseautage, l’ambiance de foire, les halls d’exposition, etc. Voici la meilleure plateforme tout-en-un pour recréer cette ambiance de convention classique ou d’événement à grande échelle, tout en bénéficiant d’excellentes intégrations avec les réseaux sociaux, le marketing par email, les fonctions de réseautage, la messagerie, etc.
Elle propose également des options d’assistance solides qui justifient un tarif élevé mais aussi évolutif.
Utilisez l’engagement de votre communauté pour dynamiser vos événements virtuels
La relation entre votre communauté et votre entreprise devrait être parfaitement mutuellement bénéfique. Votre rôle est d’investir dans votre communauté pour leur donner envie d’interagir davantage avec votre marque, ce qui vous permet de faire encore plus pour eux, comme organiser ces grands événements en ligne, sommets et salons professionnels.
Mais avant de pouvoir réellement plonger dans l’univers des événements digitaux et en exploiter tout le potentiel, vous devez renforcer l’engagement de votre communauté et de votre audience. L’un des moyens d’y parvenir est d’utiliser le meilleur logiciel d’engagement communautaire, qui peut améliorer les résultats d’engagement des participants lorsque vous organisez des expériences virtuelles et ce genre d’événements.
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