Plataformas de Eventos Virtuais: Vantagens & 3 Exemplos

Com o estado atual do mundo e da Internet, já lá vão os dias em que era necessário ou até vantajoso, em certos casos, organizar eventos presenciais. Os custos, a calendarização, a gestão e até o puro stress abriram caminho para que a utilização de plataformas de eventos virtuais prosperasse em muitas empresas digitais e empresas de comunicação social.

O panorama digital atual é tão vasto e flexível que pode organizar uma reunião abrangente, receber um orador conceituado, promover um encontro entre participantes ou até realizar uma convenção completa através do ecrã de um telemóvel ou computador. Plataformas como o Zoom, o GoToWebinar, o SpotMe e outras estão a retirar grande parte do stress e da organização associados aos eventos online. 

Com o surgimento dos eventos digitais, previa-se que 40% de todos os eventos de marketing a nível mundial fossem realizados exclusivamente online, de acordo com a Statista. Há uma razão para as plataformas de eventos virtuais ocuparem uma parte tão significativa deste espaço, e podem ser extremamente vantajosas para a sua empresa. 

Enquanto pessoa com experiência na gestão de eventos digitais, inscrições em eventos e participação em muitos deles nas áreas do marketing e do entretenimento, eis o que precisa de saber sobre como escolher a plataforma de eventos virtuais certa para um membro de uma comunidade independente de comunicação social como eu. 

Plataformas de eventos virtuais: o que precisa de saber

As plataformas de eventos virtuais podem ser tão simples ou complexas quanto desejar. À primeira vista, um programa baseado na nuvem como o Google Meet parece ser uma plataforma básica de conversação por vídeo. Entretanto, outros serviços como o Vimeo parecem ser destinos genéricos de transmissão em direto que pode utilizar para transmitir algo. 

Mas as plataformas de eventos virtuais podem ser muito mais do que isso. No seu essencial, uma plataforma de eventos virtuais é um espaço onde pode reunir duas ou mais pessoas para estabelecerem uma ligação totalmente digital. Tudo isto sem que ninguém tenha de sair de casa ou do escritório, graças à tecnologia de eventos da plataforma. 

Uma plataforma de eventos virtuais também é totalmente escalável, permitindo-lhe adaptar os seus eventos online de duas pessoas para 2000 pessoas e muito além disso. Pense nela como a sua própria sala de reuniões, auditório, palco ou centro de convenções baseado na nuvem, onde pode organizar os mesmos estilos e tipos de programas que teria nesses locais físicos tradicionais.

Também pode organizar vários tipos de eventos virtuais, como reuniões de grande escala para várias empresas se reunirem e discutirem determinados temas. Pode, por exemplo, realizar um seminário online para saber mais sobre vários serviços e sobre como melhorar o seu departamento de marketing. 

Pode até realizar conferências virtuais com oradores, apresentações de diapositivos, vídeos, apresentações de vídeo em direto, sessões de perguntas e respostas e tudo o que consiga imaginar que veria numa conferência normal ou num evento presencial. Pode também organizar eventos híbridos, com alguns utilizadores a assistir a partir de casa e a participar nos elementos interativos, enquanto dispõe igualmente de um espaço físico para reunir os participantes. 

Eventos presenciais vs. plataformas de eventos virtuais

Existem, honestamente, vantagens e desvantagens em ambas as opções quando se escolhe entre organizar um evento presencial ou proporcionar uma experiência de evento virtual. No caso dos eventos presenciais, beneficia da interação cara a cara, que, para muitas pessoas, é a melhor forma de se lembrarem de pessoas novas e estabelecerem uma ligação mais profunda com elas. 

Também beneficia de atividades mais íntimas e potencialmente mais envolventes, como almoços e jantares, que não são tão viáveis online. Mas também tem de lidar com as desvantagens dos custos avultados dos eventos presenciais, do aluguer de espaços e da dor de cabeça de gerir tudo isso desde o início. 

Por outro lado, as plataformas de eventos virtuais tratam da maioria das dores de cabeça dos organizadores de eventos, uma vez que o seu orçamento pode ser apenas uma fração do que custaria um evento físico no local. Além disso, não tem de competir com outras marcas de comunicação social pelo espaço limitado da sua área num dia específico. Para não mencionar que é uma solução flexível, permitindo que até alguém do outro lado do mundo participe sem ter de reservar um voo. 

No entanto, as plataformas de eventos virtuais também apresentam algumas desvantagens que deve considerar. Por um lado, podem não oferecer a profundidade e a sensação de imersão de um evento presencial. Existem formas de contornar esta limitação através de funcionalidades interativas e espaços virtuais, mas há interações que simplesmente funcionam melhor presencialmente. Além disso, os eventos virtuais podem parecer impessoais em determinadas situações.

Os eventos híbridos combinam as vantagens e desvantagens de ambos os lados, reunindo os benefícios de cada opção para a experiência geral dos participantes, embora possam excluir algumas pessoas que participam apenas digitalmente e implicar a combinação dos orçamentos de ambas as modalidades. 

Vantagens das plataformas de eventos virtuais para marcas de comunicação social

Para a sua empresa em particular, existem algumas vantagens importantes a considerar ao analisar os serviços de eventos virtuais. Por um lado, pode alcançar instantaneamente um público global sem as limitações dos eventos presenciais e por uma fração do custo. Para empresas em fase de arranque e marcas mais recentes, isto é essencial para o sucesso. 

Melhor ainda, muitas plataformas de eventos virtuais disponibilizam dados e informações específicos sobre a sua comunidade e sobre o próprio evento, que são um pouco mais difíceis de analisar presencialmente. Pode saber facilmente números exatos, como o número de participantes no evento e o tempo durante o qual participaram, obter feedback dos participantes com maior facilidade e verificar a eficácia das suas interações. 

Falando de interações, existe potencial para uma maior interatividade através das plataformas virtuais, especialmente de forma organizada e segura. Pode criar salas, ter uma agenda mais fácil de gerir e poupar tempo, dando aos trabalhadores e consumidores a oportunidade de partilharem as suas opiniões posteriores ou de se envolverem. 

Uma rota digital é também a opção mais tranquila e apelativa, não só do ponto de vista logístico, mas também ambiental. Não deixa uma pegada de carbono tão significativa como um evento físico. 

Além disso, se tiver uma equipa mais pequena nesta fase do seu crescimento, poderá utilizar melhor a sua atenção para criar o melhor programa de eventos possível, em vez de desperdiçar tempo e energia a coordenar-se com a organização do evento, a alugar um espaço, a montar stands, a planear o catering, as viagens e tudo o resto. 

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Como escolher a plataforma de eventos virtuais certa para a sua empresa

À medida que o espaço dos eventos digitais cresce, existem quase demasiadas plataformas por onde escolher para as suas feiras de emprego, lançamentos de produtos, conteúdos de eventos, soluções para eventos e afins. Quando se trata de escolher o software de eventos virtuais certo para o seu negócio online, estes são alguns dos fatores que gosto de ter em conta, uma vez que estão entre os elementos mais importantes. 

Experiência do utilizador

Um evento deve ser totalmente dedicado aos participantes. Se não estiverem a divertir-se, o evento não tem razão de ser. Numa experiência digital, a interface do utilizador, as funcionalidades de networking e os aspetos de acessibilidade da participação no serviço devem ser simples e funcionar sem problemas, desde a página de destino até às salas de sessões paralelas, passando pelos expositores e muito mais. 

O mesmo se aplica à área de gestão utilizada para criar o evento. É importante ter profundidade sem que seja complicada e frustrante, quer esteja num PC ou numa aplicação móvel. 

Possibilidades de personalização

O seu evento virtual deve ser um reflexo da sua empresa. O melhor software disponível permite-lhe fazê-lo através de opções de personalização e flexibilidade para criar e fazer o que quiser. Naturalmente, algumas empresas precisam de mais funcionalidades de interação do que outras na plataforma de gestão de eventos, dependendo do que estão a fazer, pelo que vale a pena comparar plataformas personalizáveis.

Custo

O seu orçamento e o montante que pode dedicar a um evento digital são alguns dos primeiros aspetos que deve definir. É melhor decidir quanto gostaria de gastar e quanto poderá eventualmente conseguir disponibilizar, se necessário, antes de começar a procurar. Isto pode potencialmente reduzir bastante a sua pesquisa. 

Aspeto e qualidade

O aspeto de um evento virtual bem-sucedido é extremamente importante num contexto online. Pequenos pormenores do estilo ou das cores da sua marca podem ajudar. Procura uma plataforma de eventos que permita essa funcionalidade, dispondo também de definições de qualidade. A possibilidade de criar experiências interativas para os participantes é essencial para alguns eventos e empresas, e determinadas plataformas executam melhor do que outras estes elementos semelhantes à gamificação. 

Suporte

Uma das partes mais assustadoras para os organizadores de eventos que realizam um evento online, como uma exposição, é a possibilidade de surgirem problemas em tempo real. Mesmo ignorando os problemas de Internet, a última coisa que quer é que a plataforma falhe a meio da apresentação principal do seu orador convidado. Que tipo de suporte a pedido oferece a plataforma? Como funcionam os reembolsos? Estes aspetos também variam consoante o serviço, algo que deve considerar para a sua reunião virtual ou evento em direto. 

Melhores exemplos de plataformas de eventos virtuais que vale a pena conhecer

As melhores plataformas de eventos virtuais são numerosas, mas queria apresentar-lhe alguns exemplos importantes para analisar ao planear o seu evento. Estas destacam-se, na minha opinião, pela flexibilidade, eficácia, modelos, venda de bilhetes, videoconferência, funcionalidades pós-evento e qualidade. 

1. Zoom

O Zoom é um dos primeiros espaços de eventos em que provavelmente pensa quando se trata de uma plataforma de eventos digitais. É provável que já tenha participado numa reunião ou evento do Zoom. É, de longe, um dos serviços mais acessíveis neste setor, graças à sua facilidade de utilização para networking e atividades semelhantes. No entanto, estas sessões paralelas e ferramentas de interação fáceis de utilizar podem não ter a profundidade de algumas outras. 

2. BigMarker

Se precisa de criar um evento de grande dimensão e elevada qualidade, com diferentes tipos de webinars, salas de reunião, apresentações em direto e muito mais, esta é a opção certa. Tem a flexibilidade necessária para permitir diferentes tipos de eventos em simultâneo, com possibilidades de gestão extraordinárias. Infelizmente, esta profundidade implica uma curva de aprendizagem acentuada relativamente às suas principais funcionalidades.

3. vFairs

A minha parte menos favorita dos eventos online, e talvez também de alguns membros da sua comunidade, é a perda de oportunidades de criar contactos profissionais, do ambiente semelhante ao de uma feira, das salas de exposição e afins. Esta é a principal plataforma completa para criar a sensação clássica de uma convenção ou de um evento de grande escala, oferecendo simultaneamente excelentes integrações com redes sociais, marketing por e-mail, funcionalidades de criação de contactos profissionais, mensagens, etc.

Também dispõe de opções de suporte sólidas, que correspondem ao seu preço algo elevado, mas escalável e até certo ponto compreensível. 

Utilize o envolvimento da sua comunidade para impulsionar os seus eventos virtuais

A relação entre a sua comunidade e a sua empresa deve ser plenamente benéfica para ambas as partes. O seu trabalho consiste em investir na sua comunidade para que os seus membros queiram interagir mais com a sua marca, o que lhe permite fazer mais por eles, como organizar estes eventos online de maior dimensão, cimeiras e feiras comerciais. 

Mas, antes de poder realmente mergulhar no mundo dos eventos digitais e maximizar o seu potencial, precisa de aprofundar o envolvimento da sua comunidade e do seu público. Uma forma de o fazer é através do melhor programa de envolvimento da comunidade, que pode elevar os resultados do envolvimento dos participantes quando organiza experiências virtuais e eventos semelhantes. 

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