Yrityksen sisällönhallinta: olennainen 5-vaiheinen opas

Kaikkien yritysten, jotka haluavat kohota selvästi muiden startup-yritysten yläpuolelle, kannattaa kiinnittää huomiota yrityksen sisällönhallintaan (ECM). Mutta mitä yrityksen sisällönhallinta on, ja miksi se pitäisi ottaa käyttöön juuri nyt? Tämä on monimutkainen kokonaisuus, johon pyrin vastaamaan.

Olen työskennellyt sisällönhallinnan ja -luonnin parissa kymmenille yrityksille viimeisen vuosikymmenen ajan, ja olen huomannut, että yrityksen sisällönhallinta on yksi tekijöistä, joka erottaa uuden startup-yrityksen liiketoiminnasta, joka on matkalla kohti korkeatasoista menestystä.

Tämä on erityinen sisällönhallinnan tapa – se yksinkertaistaa ja sujuvoittaa sitä, miten yrityksesi luo ja jakaa tietoa yhtenäisellä tavalla. Sen sijaan, että erilaisia ideoita ja menetelmiä heitellään sattumanvaraisesti, yrityksen sisällönhallinta voi luoda yhtenäisen ja kauniisti jäsennellyn tietovirran.

Näin se tehdään.

Mitä yrityksen sisällönhallinta on: yleiskatsaus

Yrityksen sisällönhallinta voi kuulostaa määritelmänsä perusteella varsin pelottavalta, mutta pienemmätkin ja uudemmat yritykset voivat hyötyä sen käyttöönotosta liiketoimintaprosesseissaan ja työnkulussaan – ja niiden pitäisi tehdä niin. ECM tarkoittaa käytäntöjen luomista sen varmistamiseksi, että kaikki sisältösi luodaan, tallennetaan ja jaetaan yhdenmukaisella tavalla.

Käytännössä yrityksen sisällönhallintaa voi ajatella jopa yrityksesi ohjeistona. Määrittelet selkeät vaiheet, joita jokaisen työntekijän tulee noudattaa asiakirjahallinnan, tiedonhallinnan ja metatietojen osalta. Selvyyden vuoksi todettakoon, että ECM ei ole yksittäinen idea vaan yrityksesi käyttämä ainutlaatuinen menetelmä.

ECM on yksinkertaisesti termi, jolla määritellään lähestymistapa, jossa luodaan joukko ohjeita kaikkien yrityksen työntekijöiden noudatettaviksi sekä niiden toiminnallisuus. ECM:n toteutustapa vaihtelee kuitenkin yrityksestä toiseen. Jokaisella yrityksellä on oma äänensä ja tapansa käsitellä tietoa, joten tässä on kyse yrityksesi tyylin löytämisestä ja sen käyttöönotosta kaikkialla.

ECM on ollut käytössä jo vuosikymmeniä, eikä sekään ole uusi ajatus. Aiemmin, ennen digitaalista aikakautta, jossa nyt elämme, se tarkoitti valtavaa määrää asiakirjoja ja paperipinoja, joihin työntekijöiden piti perehtyä. Nykyään kokonaisvaltaiset ECM-ohjelmistot, pilvipohjainen jakaminen ja monet muut ratkaisut tekevät siitä paljon helpompaa ja joustavampaa sekä sujuvoittavat digitaalista muutostasi.

Miksi tarvitset yrityksen sisällönhallintaa

Ennen kaikkea, jos olet yritys, joka haluaa viedä liiketoimintansa seuraavalle menestyksen ja laadun tasolle, haluat käyttää yrityksen sisällönhallintaa asiakasuskollisuuden ylläpitämiseen. Jos et tee niin, huomaat, että jopa 30, 50 tai 100 erilaista ääntä jakaa yrityksesi puolesta tietoa vaihtelevin tuloksin.

Yksi henkilö saattaa julkaista Twitter-sivullasi sisältöä, joka tekee ihmeitä, kun taas toinen henkilö toimii Facebookissa huomattavasti epäammattimaisemmin. Tämä voi aiheuttaa hämmennystä ja ristiriitaisia viestejä, jotka mahdollisesti jakavat tai pienentävät kuluttajakuntaasi.

Yrityksen sisällönhallinta auttaa luomaan ohjeet jokaiselle yrityksesi työntekijälle, jotta he voivat edelleen tuoda esiin oman ainutlaatuisen tyylinsä ja samalla tuntea olevansa loppukäyttäjien näkökulmasta osa hyvin öljyttyä mutta ilmeikästä konetta.

Lisäksi yrityksen sisällönhallinta säästää valtavalta vaivalta asiakirjahallintajärjestelmiensä avulla. Jos kaikki osallistuvat tietojen keräämiseen, ideoiden tallentamiseen ja tiedon jakamiseen yhdenmukaisella tavalla, säästät pitkällä aikavälillä aikaa ja rahaa.

Loppujen lopuksi yrityksen sisällönhallinta on käytäntö, joka erottaa tavanomaisemmat yritykset niistä, jotka pyrkivät saavuttamaan uuden menestyksen ja tunnettuuden tason. Jos haluat henkilöstöhallinnon, sosiaalisen median, brändäyksen ja muut vastaavat toiminnot Googlen, Metan, Applen, Samsungin ja Amazonin kaltaisten yritysten innoittamiksi, tarvitset ECM:n ennemmin tai myöhemmin.

Join our Newsletter

Discover how to create better content and communities.

Yrityksen sisällönhallinnan käyttöönotto viidessä vaiheessa

ECM:n käyttöönotto yrityksessäsi vie aikaa ja vaatii investointeja. Ajattele sitä suurena hankkeena, joka on lopulta vaivan arvoinen, sillä se luo perustan ja asettaa ohjeet, joiden avulla kaikki voivat siitä eteenpäin noudattaa samaa toimintamallia.

Yleisesti ottaen tärkeimmät vaiheet määritteli Tieto- ja kuvahallinnan yhdistys (AIIM), maailman merkittävin IT-hallinnon ryhmä.

Ytimeltään yrityksen sisällönhallinta tarkoittaa yrityksesi ainutlaatuisen sisältöidentiteetin luomista keräämällä, hallinnoimalla, tallentamalla, säilyttämällä ja toimittamalla tietoa.

1. Kerää tietoja yrityksesi eri osastoilta

Tämä on ECM-prosessin suoraviivaisin osa, mutta se voi viedä melko paljon aikaa. Tarkoituksena on kerätä yhteen kaikki yrityksesi hallussa olevat tiedot ja jäsentämätön sisältö.

Ikävä kyllä tämä koskee sekä fyysisiä paperiasiakirjoja, jotka sinun on digitalisoitava, että kaikkia jo olemassa olevia verkossa olevia asiakirjoja. Näiden resurssien kerääminen vaatii paljon yhteistyötä osastojen ja tiimien välillä, mutta vaiva kannattaa, koska voit luoda järjestelmiä, jotka helpottavat työtä tulevaisuudessa.

2. Hallinnoi asiakirjoja

Hallinnointi on yrityksesi kaikkien asiakirjojen ja tietojen keräämisen toinen vaihe. Tässä vaiheessa asiakirjoja saatetaan joutua muokkaamaan digitaaliseen käyttöön sopiviksi esimerkiksi skannaamalla paperit PDF-tiedostoiksi ja poistamalla tarpeettomia tietoja täytesisällön karsimiseksi.

Tarvitset myös jonkin ohjelmiston tai alustan huolehtimaan tästä asiakirjojen tallennusprosessista. Microsoftilla ja Googlella on Excel, Word, Docs, Sheets ja muita ohjelmia, jotka voivat auttaa muuttamaan jäsentämättömät tiedot helposti luettavaan muotoon.

Lisäksi Microsoft OneDrive ja Google Drive ovat erinomaisia sovelluksia ja ohjelmistoja asiakirjojen säilyttämiseen, kun kokoat niitä yhteen. Ongelma on se, että näiden palveluiden tallennustila on yleensä hyvin rajallinen, mikä johtaa seuraavaan vaiheeseen.

3. Tallenna tiedot helposti käytettävällä tavalla

Kun olet kerännyt ja muokannut tietosi säilytettävään muotoon, on aika löytää kaikelle pysyvämpi sijainti. Tässä vaiheessa alla mainittu ECM-ohjelmisto voi toimia asiakirjojen kotina ja tarjota pilvipohjaisen rakenteen, jota voi käyttää mistä tahansa.

Saatavuus on keskeistä tässä ECM-prosessin vaiheessa. Aiemmin tietosi olivat todennäköisesti hajallaan ympäriinsä, mutta nyt on aika koota ne yhteen. Luo kansioita liiketoimintasi eri osa-alueiden perusteella.

Sinulla voi esimerkiksi olla "Henkilöstöhallinto"-kansio kaikille työntekijöitä koskeville käytännöille, etuuksille, sopimuksille ja muille vastaaville asiakirjoille. Sen lisäksi voit luoda kansion myynnille, toisen sosiaalisen median toiminnoille ja lisää kansioita yrityksesi muille osastoille.

Näin kaikki pysyy siistinä ja järjestyksessä, ja samalla ihmisillä on selkeä reitti tarvitsemiensa tietojen löytämiseen. Varmista myös, että jokainen asiakirja ja tieto on luokiteltu ja nimetty asianmukaisesti.

Tässä vaiheessa kannattaa olla yksityiskohtainen. Jos sinulla on asiakasrekisterikansio, voit esimerkiksi järjestää sen vuosittain tai aakkosjärjestyksessä. Asiakirjasta tulisi käydä selvästi ilmi tietojen käyttötarkoitus, kuten asiakkaan koko nimi, eikä siinä tulisi käyttää epämääräistä nimeä.

4. Säilytä vanhat ja uudet tiedot yhdessä

Kun säilytät tietoja, haluat myös luoda tiimillesi hyvät edellytykset tulevaisuutta varten. Yrityksessä on luotava käytännöt, joiden mukaisesti uudet tiedot lisätään järjestelmällisesti, jotta voit jatkaa tekemääsi työtä ja kehittää sitä edelleen.

Sen lisäksi sinun kannattaa suunnitella tulevaisuutta. Lopulta tulee hetki, jolloin hallussasi oleva data ja tieto on uskomattoman laajaa. Siksi kaikista tiedoista kannattaa luoda luotettavat varmuuskopiot ja vanhemmat tiedot tulee arkistoida asianmukaisesti, jotta ne säilyvät tulevaisuutta varten ja vältytään aiheettomalta poistamiselta.

Yksi tapa tehdä tämä on jakaa tiedot vuosien mukaan, jotta voit tarvittaessa etsiä tietoja nopeasti, mutta ne eivät sotke ajantasaisempia ja tarpeellisempia tietoja. Muitakin vaihtoehtoja on, joten kokeile ja selvitä, mikä toimii parhaiten yrityksellesi.

5. Toimita tiedot yhtenäisellä tavalla

Lopuksi on aika tehdä jotain keräämillesi ja säilyttämillesi tiedoille. Tämä on suuri vaihe, sillä nyt on aika luoda toimintamalli kirjeenvaihtoon, tietojen jakamiseen ja vastaaviin toimintoihin. Yksi tapa tehdä tämä on luoda tiimillesi yksinkertaisia malleja manuaalisten prosessien sijaan.

Voit esimerkiksi luoda mallin asiakaspalveluviesteihin vastaamista varten. Viestien personointi voidaan tehdä sen jälkeen, kun olet käynyt läpi tavanomaiset esittelyt, ilmoitukset ja niin edelleen. Lisäksi kannattaa luoda jaettuja aineistoja, joita kaikki työntekijät ja osastot voivat käyttää helposti.

Tässä tapauksessa brändikuvia, logoja ja vastaavia aineistoja kannattaa olla saatavilla eri muodoissa, tiedostomuodoissa ja ko'oissa, jotta voit lisätä niitä tarvittaessa mihin tahansa asiakirjaan. ECM-alusta voi myös auttaa toimittamaan tietoja kuluttajille hallintatyökalujensa avulla.

Se voi olla erinomainen apu ajantasaisten yhteystietojen seuraamiseen ja mahdollistaa sen, että kuka tahansa yrityksen jaetulla palvelimella voi jakaa ilmoituksia, tietoja, tukimateriaaleja, sääntelyvaatimuksia ja muuta vastaavaa välittömästi tarpeen mukaan.

ECM:stä hyötyvät sisältötyypit

Nyt kun tiedät, miten ECM otetaan käyttöön yrityksessäsi, on aika kohdistaa huomio tiettyihin tiedonhallinnassa käytettäviin tietoihin ja sisältöihin. Kaikki sisältö ei välttämättä tarvitse ECM:ää, kuten vähemmän konkreettiset tiedot, esimerkiksi videot ja kuvat.

Nämä ovat sisältötyyppejä, jotka hyötyvät eniten yrityksesi ECM-järjestelmästä:

Sopimukset: Kaikkien tällaisten oikeudellisten tai teknisten asiakirjojen tulisi aina näyttää samanlaisilta.
Laskut
Kuitit
Säännöt
Tarkastuspolut
Tapausten hallinta
Henkilöstöhallinnon resurssit ja käytännöt
Uusien työntekijöiden tervetuliaispaketit
Sosiaalisen median julkaisut
Blogiartikkelit
Ilmoitukset
Lehdistötiedotteet
Yritystekstit
Verkkosivuston sisältö
Osastojen sisäinen ja välinen viestintä
Ulkoinen kirjeenvaihto
Yleiset asiakirjat
Terveydenhuolto
Indeksointi
Toistuva data: Kaikenlainen jatkuvasti päivittyvä data, kuten myynti, liikevaihto, voitot, yleisötiedot, liiketoimintamittarit ja niin edelleen.
Kuluttajatiedot: osoitteet, yhteystiedot, asiakasprofiilit ja niin edelleen.
Ehdotukset

Parhaat yrityssisällönhallintaohjelmistot ajankäyttösi tehostamiseen

Nykyään on melko paljon yrityssisällönhallintaohjelmistojen tarjoajia, jotka yksinkertaistavat entisestään näitä viittä keskeistä osa-aluetta. Nämä SaaS-ohjelmat tarjoavat pilvipohjaisen järjestelmän, jonka avulla sinä ja työntekijäsi voitte koota ja jakaa tietoa verkossa.

Jos yrityksesi käyttää hybridiympäristöä tai työskentelee pääosin etänä, voit hyötyä näistä alustoista ja niiden API-rajapinnasta vielä enemmän.

Tässä on joitakin parhaista ECM-ohjelmistoista, mutta epäilemättä niitä on paljon muitakin, kuten Ben Aston aiemmin totesi käsitellessään yleisiä sisällönhallintajärjestelmiä:

Microsoft SharePoint: Kuten useimmissa Microsoftin palveluissa, myös SharePointissa on selkeä ja tuttu käyttöliittymä, joka sisältää silti valtavan määrän syvyyttä ja runsaasti ominaisuuksia. Tämä on yrityksille vankka lähtökohta (sanaleikki sallittakoon).
Box The Content Cloud: Box on tyypillinen ominaisuusrikas pilvialusta yrityksille. Pidän sen käyttöliittymän tyylistä ja yksinkertaisuudesta, mutta se sisältää silti erinomaisia ominaisuuksia, kuten tavallista huomattavasti suurempien tiedostojen lähettämisen, allekirjoitukset ja tekoälyavustuksen.
Alfresco: Alfresco on suosittu palvelu joissakin maailman suurimmista yrityksistä, kuten Ciscossa ja NASA:ssa. Sen lukuisten ominaisuuksien ja ammattimaisen laadun ansiosta se on suosittu, erityisesti jos haluat automatisoida työnkulkuja.
IBM Cloud Pak: Tämä on yksi avoimimmista ECM-alustoista, joita löydät. Ongelmana on, että se on monille yrityksille aivan liian monipuolinen ja muokattava. Jos pystyt kokoamaan tiimin muokkaamaan sitä yrityksesi tarpeisiin, siitä voi tulla avoimin ja hyödyllisin ECM-toteutus.
Adobe Commerce: Tämä on yksi suuremmille yrityksille suunnatuista sisällönhallintajärjestelmistä ja yritysjärjestelmistä. Vaikka se on melko kallis, se auttaa huomattavasti yrityksiä, joilla on paljon työntekijöitä ja osastoja, hallitsemaan tietoa eri puolilla organisaatiota.

Vankka strategia on ECM-menestyksen avain

Yrityssisällön hallinta on yksi liiketoiminnan ja sisällön koko elinkaaren laajentamisen haastavimmista osa-alueista.

Jos onnistut löytämään oikeat ihmiset ja perustan, joiden avulla voit käyttää oikeaa pilvipohjaista sisältöpalvelualustaa yrityksesi yhtenäistämiseen, huomaat sen johtavan paljon ammattimaisempaan ja laadukkaampaan järjestelmään, joka vetoaa sidosryhmiin.

ECM-ohjelmisto ei kuitenkaan tee työtä puolestasi. Eri tyylien, ideoiden ja osastojen yhdistäminen vaatii tiimin. Paras tapa on laatia harkittu ja toimiva sisällönhallintastrategia. Tämä on yrityssisällönhallinnan toinen olennainen puolikas, ja molempia tarvitaan liiketoimintasi viemiseksi seuraavalle tasolle.

Jos haluat pysyä ajan tasalla uusimmista vinkeistä, sisällönhallintaratkaisuista ja sisällönhallintaasi koskevista ohjeista, tilaa uutiskirjeemme jo tänään.

Lisää IMC:ltä: