W obecnym stanie świata i internetu minęły czasy, gdy organizowanie wydarzeń stacjonarnych było konieczne, a w niektórych przypadkach nawet korzystne. Koszty, harmonogramy, zarządzanie, a nawet zwykły stres utorowały drogę do rozwoju platform wirtualnych wydarzeń dla wielu firm cyfrowych i medialnych.
Cyfrowy krajobraz jest obecnie tak rozległy i elastyczny, że możesz zorganizować duże spotkanie, wystąpienie znanego prelegenta, spotkanie z publicznością, a nawet pełnoprawną konwencję za pośrednictwem ekranu telefonu lub komputera. Usługi takie jak Zoom, GoToWebinar, SpotMe i inne zdejmują z organizatorów dużą część stresu i obowiązków związanych z organizacją wydarzeń online.
Wydarzenia cyfrowe zyskały taką popularność, że według Statista przewidywano, iż 40% wszystkich globalnych wydarzeń marketingowych będzie odbywać się wyłącznie online. Istnieje powód, dla którego platformy wirtualnych wydarzeń zajmują tak dużą część rynku — mogą przynieść Twojej firmie wiele korzyści.
Jako osoba mająca doświadczenie w zarządzaniu wydarzeniami cyfrowymi, rejestracją uczestników i samodzielnym uczestnictwem w wielu takich wydarzeniach w branży marketingowej i rozrywkowej, wiem, co musisz wiedzieć o wyborze odpowiedniej platformy wirtualnych wydarzeń dla członka niezależnej społeczności medialnej, takiego jak ja.
Platformy wirtualnych wydarzeń: co musisz wiedzieć
Platformy wirtualnych wydarzeń mogą być tak proste lub złożone, jak tylko chcesz. Na pierwszy rzut oka oprogramowanie w chmurze, takie jak Google Meet, wydaje się podstawową platformą do rozmów wideo. Tymczasem inne usługi, takie jak Vimeo, wyglądają jak zwykłe miejsca do transmisji na żywo, których możesz używać do strumieniowania treści.
Jednak platformy wirtualnych wydarzeń mogą oferować znacznie więcej. U podstaw platforma wirtualnych wydarzeń to miejsce, w którym możesz zgromadzić co najmniej dwie osoby, aby w pełni cyfrowo nawiązały kontakt. Dzięki wykorzystaniu technologii wydarzeń nikt nie musi opuszczać swojego domu ani domowego biura.
Platforma wirtualnych wydarzeń jest również w pełni skalowalna, co pozwala dostosować wydarzenia online do liczby uczestników od dwóch do 2000 osób, a nawet większej. Wyobraź sobie własną opartą na chmurze salę konferencyjną, audytorium, scenę lub centrum kongresowe, w którym możesz organizować takie same programy i ich rodzaje jak w tradycyjnych lokalizacjach stacjonarnych.
Możesz również organizować różne rodzaje wirtualnych wydarzeń, takie jak spotkania na dużą skalę, podczas których wiele firm gromadzi się razem, aby omawiać różne tematy. Możesz na przykład przeprowadzić seminarium internetowe, aby dowiedzieć się więcej o różnych usługach i sposobach usprawnienia działu marketingu.
Możesz nawet organizować wirtualne konferencje z prelegentami, pokazami slajdów, filmami, prezentacjami wideo na żywo, sesjami pytań i odpowiedzi oraz wszystkim innym, co można zobaczyć podczas zwykłej konferencji lub wydarzenia stacjonarnego. Możesz także organizować wydarzenia hybrydowe, podczas których część użytkowników ogląda wydarzenie z domu i uczestniczy w interaktywnych elementach, a jednocześnie dostępna jest fizyczna przestrzeń, w której mogą gromadzić się uczestnicy.
Wydarzenia stacjonarne a platformy wirtualnych wydarzeń
Obie opcje — organizowanie wydarzenia stacjonarnego oraz wirtualnego — mają swoje zalety i wady. Zaletą wydarzeń stacjonarnych jest bezpośrednia interakcja, która dla wielu osób jest najlepszym sposobem na poznanie nowych ludzi i nawiązanie z nimi głębszej więzi.
Masz również możliwość organizowania bardziej kameralnych i potencjalnie angażujących aktywności, takich jak lunche i kolacje, które nie są równie łatwe do przeprowadzenia online. Z drugiej strony wydarzenia stacjonarne wiążą się z ogromnymi kosztami, wynajmem przestrzeni i bólem głowy związanym z zarządzaniem tym wszystkim.
Z drugiej strony platformy wirtualnych wydarzeń eliminują większość problemów organizatorów, ponieważ Twój budżet może stanowić zaledwie ułamek kosztów stacjonarnego wydarzenia na miejscu. Ponadto nie musisz konkurować z innymi markami medialnymi o ograniczoną przestrzeń w Twojej okolicy w konkretnym dniu. Co więcej, rozwiązanie to jest elastyczne, dzięki czemu nawet osoba z drugiego końca świata może dołączyć bez konieczności rezerwowania lotu.
Platformy wirtualnych wydarzeń mają jednak również pewne wady, które należy wziąć pod uwagę. Po pierwsze, może im brakować głębi i immersyjnego charakteru wydarzenia stacjonarnego. Można częściowo rozwiązać ten problem za pomocą funkcji interaktywnych i wirtualnych stoisk, ale niektóre interakcje po prostu lepiej sprawdzają się na żywo. Ponadto wydarzenia wirtualne mogą czasami wydawać się bezosobowe.
Wydarzenia hybrydowe łączą zalety i wady obu rozwiązań, zapewniając uczestnikom korzyści płynące z każdego z nich, a jednocześnie potencjalnie wykluczając niektóre osoby korzystające wyłącznie z formy cyfrowej i wymagając połączonych budżetów obu typów wydarzeń.
Korzyści platform wirtualnych wydarzeń dla marek medialnych
W przypadku Twojej firmy warto rozważyć kilka istotnych korzyści podczas analizowania usług wirtualnych wydarzeń. Po pierwsze, możesz natychmiast dotrzeć do globalnej publiczności bez ograniczeń związanych z wydarzeniami stacjonarnymi, a wszystko to za ułamek ich kosztów. Dla startupów i nowszych marek ma to kluczowe znaczenie dla sukcesu.
Co więcej, wiele platform wirtualnych wydarzeń oferuje szczegółowe dane i informacje na temat Twojej społeczności oraz samego wydarzenia, które nieco trudniej zebrać podczas wydarzenia stacjonarnego. Możesz łatwiej poznać dokładne dane, takie jak liczba uczestników wydarzenia i czas ich uczestnictwa, uzyskać opinie od uczestników oraz sprawdzić skuteczność swoich działań angażujących.
Mówiąc o angażowaniu, platformy wirtualne stwarzają możliwość większej interaktywności, szczególnie w zorganizowany i bezpieczny sposób. Możesz skonfigurować pokoje, stworzyć łatwiejszy do zarządzania harmonogram i zaoszczędzić czas, dzięki czemu pracownicy i konsumenci będą mogli podzielić się dodatkowymi przemyśleniami lub zaangażować się w wydarzenie.
Cyfrowa forma jest również najbardziej bezstresowa i atrakcyjna — nie tylko z logistycznego punktu widzenia, lecz także pod względem środowiskowym. Nie pozostawiasz tak dużego śladu węglowego jak w przypadku wydarzenia fizycznego.
Nie wspominając o tym, że jeśli na tym etapie rozwoju masz mniejszy zespół, jego uwagę można lepiej wykorzystać na opracowanie najlepszego możliwego harmonogramu wydarzenia, zamiast tracić czas i energię na koordynowanie działań z organizatorami wydarzeń, wynajem przestrzeni, przygotowywanie stoisk, planowanie cateringu, podróży i wszystkiego innego.
Jak wybrać odpowiednią platformę do wydarzeń wirtualnych dla swojej firmy
Wraz z rozwojem przestrzeni wydarzeń cyfrowych masz niemal zbyt wiele platform do wyboru na potrzeby targów pracy, premier produktów, treści wydarzeń, rozwiązań eventowych i tym podobnych. Jeśli chodzi o wybór odpowiedniego oprogramowania do wydarzeń wirtualnych dla Twojej firmy działającej online, oto kilka czynników, które lubię brać pod uwagę, ponieważ należą one do najważniejszych elementów.
Doświadczenie użytkownika
Wydarzenie powinno koncentrować się przede wszystkim na uczestnikach. Jeśli nie bawią się świetnie, wydarzenie traci sens. W przypadku doświadczenia cyfrowego interfejs użytkownika, funkcje nawiązywania kontaktów i aspekty dostępności związane z korzystaniem z usługi powinny działać płynnie i być proste — od strony docelowej, przez pokoje tematyczne, po wystawców i nie tylko.
To samo dotyczy zaplecza, z którego korzystasz podczas tworzenia wydarzenia. Ważne jest, aby oferowało rozbudowane możliwości, ale nie było zagmatwane ani frustrujące — niezależnie od tego, czy korzystasz z komputera, czy aplikacji mobilnej.
Możliwość dostosowania
Wydarzenie wirtualne powinno odzwierciedlać Twoją firmę. Najlepsze dostępne oprogramowanie umożliwia osiągnięcie tego celu dzięki opcjom personalizacji i elastyczności, pozwalając tworzyć i realizować dowolne pomysły. Oczywiście niektóre firmy potrzebują na platformie do zarządzania wydarzeniami więcej funkcji angażujących uczestników niż inne, w zależności od charakteru swoich działań, dlatego warto porównać platformy oferujące możliwość dostosowania.
Koszt
Budżet oraz kwota, którą możesz przeznaczyć na wydarzenie cyfrowe, to jedne z pierwszych kwestii, które należy ustalić. Najlepiej określić, ile chcesz wydać i ile ewentualnie możesz wygospodarować, zanim rozpoczniesz poszukiwania. Może to znacznie zawęzić zakres wyszukiwania.
Wygląd i jakość
Wygląd udanego wydarzenia wirtualnego ma ogromne znaczenie w środowisku online. Pomóc mogą drobne elementy charakterystyczne dla stylu lub kolorystyki Twojej marki. Potrzebujesz platformy eventowej, która zapewni taką funkcjonalność, a jednocześnie zaoferuje odpowiednie ustawienia jakości. Możliwość tworzenia interaktywnych doświadczeń dla uczestników ma kluczowe znaczenie w przypadku niektórych wydarzeń i firm, a wybrane platformy lepiej niż inne radzą sobie z elementami przypominającymi grywalizację.
Wsparcie
Jednym z najbardziej przerażających aspektów organizowania wydarzenia online, takiego jak targi, jest możliwość wystąpienia problemów w czasie rzeczywistym. Nawet pomijając problemy z internetem, ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest awaria platformy w środku przemówienia programowego wygłaszanego przez zaproszonego prelegenta. Jaki rodzaj wsparcia na żądanie oferuje platforma? Jak działają zwroty? Kwestie te również różnią się w zależności od usługi, co należy uwzględnić przy organizacji wirtualnego spotkania lub wydarzenia na żywo.
Najlepsze przykłady platform do wydarzeń wirtualnych, które warto sprawdzić
Najlepszych platform do wydarzeń wirtualnych jest wiele, ale chciałem przedstawić kilka kluczowych przykładów, które warto rozważyć podczas planowania wydarzenia. Wyróżniają się one pod względem elastyczności, skuteczności, szablonów, sprzedaży biletów, wideokonferencji, obsługi po wydarzeniu oraz jakości.
1. Zoom
Zoom to jedna z pierwszych przestrzeni wydarzeń, o których prawdopodobnie myślisz, gdy mowa o platformie do wydarzeń cyfrowych. Istnieje duża szansa, że masz już za sobą udział w spotkaniu lub wydarzeniu na Zoomie. Jest zdecydowanie jedną z najbardziej dostępnych usług w tej dziedzinie, między innymi dzięki łatwości nawiązywania kontaktów. Jednak te przyjazne dla użytkownika sesje tematyczne i narzędzia angażowania uczestników mogą być mniej rozbudowane niż rozwiązania oferowane przez niektóre inne platformy.
2. BigMarker
Jeśli potrzebujesz stworzyć wysokiej jakości, ogromne wydarzenie z różnymi formami webinarów, pokojami spotkań, prezentacjami transmitowanymi na żywo i nie tylko, to właśnie ta platforma będzie odpowiednim wyborem. Oferuje elastyczność pozwalającą jednocześnie organizować różne rodzaje wydarzeń oraz zapewnia niezwykłe możliwości zarządzania. Niestety tak rozbudowane funkcje wiążą się z długą krzywą uczenia się w przypadku najważniejszych narzędzi.
3. vFairs
Najmniej podoba mi się w wydarzeniach online — i być może niektórym członkom Twojej społeczności również — utrata możliwości nawiązywania kontaktów, atmosfery targów, hal wystawowych i tym podobnych elementów. To najlepsza kompleksowa platforma do tworzenia atmosfery klasycznej konwencji lub wydarzenia na dużą skalę, która jednocześnie oferuje świetne integracje z mediami społecznościowymi, marketingiem e-mailowym, funkcjami nawiązywania kontaktów, komunikatorami itd.
Oferuje również solidne opcje wsparcia, które odpowiadają jej dość zrozumiałej, wysokiej, ale skalowalnej cenie.
Wykorzystaj zaangażowanie swojej społeczności, aby napędzać wydarzenia wirtualne
Relacja między Twoją społecznością a firmą powinna przynosić obopólne korzyści. Twoim zadaniem jest inwestowanie w społeczność, aby chciała jeszcze bardziej angażować się w działania Twojej marki, co pozwoli Ci robić dla niej więcej, na przykład organizować większe wydarzenia online, szczyty i targi branżowe.
Zanim jednak naprawdę zagłębisz się w świat wydarzeń cyfrowych i w pełni wykorzystasz ich potencjał, musisz pogłębić zaangażowanie swojej społeczności i odbiorców. Jednym ze sposobów na osiągnięcie tego celu jest skorzystanie z najlepszego oprogramowania do angażowania społeczności, które może poprawić wyniki zaangażowania uczestników podczas organizowania wirtualnych doświadczeń i podobnych wydarzeń.
Warto również zasubskrybować nasz biuletyn, aby w przyszłości nie przegapić niczego podobnego.