Hantering av företagsinnehåll: En viktig guide i 5 steg

Alla företag som vill höja sig långt över andra nystartade företag bör uppmärksamma hantering av företagsinnehåll (ECM). Men vad är hantering av företagsinnehåll, och varför behöver du införa det nu? Det här är en komplicerad situation som jag vill besvara.

Som någon som har arbetat med hantering och skapande av innehåll för dussintals företag under det senaste decenniet anser jag att hantering av företagsinnehåll är ett av de element som skiljer ett nystartat företag från ett företag på väg mot framgång på hög nivå.

Det här är en specifik form av innehållshantering – att förenkla och effektivisera hur ditt företag skapar och delar information på ett enhetligt sätt. I stället för att kasta runt slumpmässiga idéer och metoder kan hantering av företagsinnehåll skapa ett sammanhängande och vackert strukturerat informationsflöde.

Så här gör du, steg för steg.

Vad är hantering av företagsinnehåll: en genomgång

Hantering av företagsinnehåll kan låta ganska skrämmande utifrån sin definition, men även mindre och nyare företag kan och bör dra nytta av att införa det i sina affärsprocesser och arbetsflöden. ECM är processen att skapa policyer som säkerställer att allt ditt innehåll byggs upp, lagras och delas på ett likartat sätt.

I praktiken kan du till och med se hantering av företagsinnehåll som en riktlinje för ditt företag. Det finns tydliga steg som du definierar och som varje anställd bör följa när det gäller dokumenthantering, informationshantering och metadata. För tydlighetens skull är ECM inte en enda idé, utan en unik metodik som ditt företag använder.

ECM är helt enkelt den term som används för att beskriva metoden att skapa en uppsättning riktlinjer som alla i ett företag ska följa samt dess funktionalitet. Med det sagt varierar ECM i genomförandet från företag till företag. Varje företag har sin egen röst och sitt eget sätt att hantera information, så det handlar om att hitta ditt företags stil och integrera den överallt.

ECM har funnits i många årtionden och är inte heller någon ny idé. Tidigare, innan den digitala tidsålder vi befinner oss i nu, innebar det mängder av dokument och pappersark som de anställda behövde hänvisa till. I dag är det mycket enklare och mer flexibelt med heltäckande ECM-programvara, molnbaserad delning och annat som effektiviserar din digitala omvandling.

Varför du behöver hantering av företagsinnehåll

Framför allt bör du som företagare som vill ta ditt företag till nästa nivå vad gäller framgång och kvalitet använda hantering av företagsinnehåll för att behålla kunder. Om du inte gör det kommer du att upptäcka att du har 30, 50 eller till och med 100 olika röster som delar information för ditt företags räkning, med varierande resultat.

En person kanske går till din Twitter-sida och delar innehåll som gör underverk, medan en annan person går till Facebook och är betydligt mindre professionell. Det kan leda till förvirring och blandade budskap som potentiellt splittrar eller minskar din kundbas.

Hantering av företagsinnehåll hjälper dig att fastställa riktlinjer för varje person i företaget, så att de fortfarande kan använda sin unika stil samtidigt som de för slutanvändarna känner sig som en enda kugge i en väloljad men uttrycksfull maskin.

Dessutom besparar hantering av företagsinnehåll dig mycket huvudvärk genom sina dokumenthanteringssystem. Om alla bidrar till att samla in data, lagra idéer och dela information på ett likartat sätt sparar det tid och pengar på lång sikt.

I slutändan är hantering av företagsinnehåll en policy som skiljer de mer typiska företagen från dem som strävar efter att nå en ny nivå av framgång och popularitet. Om du vill att personalhantering, sociala medier, varumärkesbyggande och annat ska inspireras av företag som Google, Meta, Apple, Samsung och Amazon behöver du ECM förr snarare än senare.

Join our Newsletter

Discover how to create better content and communities.

Så inför du hantering av företagsinnehåll i 5 steg

Att införa ECM i företaget kommer att kräva tid och investeringar. Se det som ett omfattande arbete som i slutändan är värt det för att skapa en grund och fastställa riktlinjer som alla kan följa, så att de från och med då använder samma metod.

I allmänhet fastställdes de viktigaste stegen av Association for Information and Image Management (AIIM), den mest framstående IT-hanteringsorganisationen i världen.

I grunden innebär hantering av företagsinnehåll att skapa företagets unika innehållsidentitet genom att samla in, hantera, lagra, bevara och leverera information.

1. Samla in data från företagets avdelningar

Det här är den enklaste delen av ECM-processen, men den kan vara ganska tidskrävande. Du vill samla ihop all information och allt ostrukturerat innehåll som du har för företaget.

Ja, tyvärr omfattar det både fysiska pappersdokument som du behöver digitalisera och eventuella befintliga dokument online. Det krävs många kontakter mellan avdelningar och team för att samla in dessa resurser, men arbetet är värt det eftersom du kan skapa system som gör det enklare i framtiden.

2. Hantera dokument

Hantering är den andra halvan av att samla in alla dokument och data om ditt företag. Det är här du kan behöva redigera dokument så att de fungerar digitalt, till exempel genom att skanna papper för att skapa PDF-filer och ta bort viss onödig information för att utelämna utfyllnadstext.

Du behöver också någon programvara eller plattform för att ta hand om denna dokumentinsamlingsprocess. Microsoft och Google har Excel, Word, Docs, Sheets och så vidare, som kan hjälpa till att omvandla ostrukturerad information till ett lättläst format.

Dessutom är Microsoft OneDrive och Google Drive fantastiska appar och programvaror för att förvara dokument medan du samlar ihop dem. Problemet med detta är att det vanligtvis finns allvarliga begränsningar för hur mycket utrymme dessa tjänster rymmer, vilket leder till nästa steg.

3. Lagra data på ett lättillgängligt sätt

När du har samlat in och redigerat din information på ett sätt som gör att du kan lagra den är det dags att hitta en mer permanent plats för allt. Det är här ECM-programvaran nedan kan fungera som hem för dokumenten och erbjuda en molnbaserad struktur som kan nås varifrån som helst.

Tillgänglighet är avgörande under denna del av ECM-processen. Tidigare hade du förmodligen allt utspritt på olika platser, men nu är det dags att samla allt. Skapa mappar baserat på företagets olika delar.

Du kan till exempel ha en mapp för "Personal" med alla personalpolicyer, förmåner, avtal och så vidare. Sedan har du en mapp för försäljning, en annan för sociala medier och ytterligare mappar för företagets andra avdelningar.

Detta håller allt prydligt och välordnat samtidigt som det säkerställer att människor har en tydlig väg till det de behöver hitta. Du vill också se till att varje dokument och all information är väl kategoriserad och namngiven.

Det här är platsen där du ska vara detaljerad. Om du har en mapp med kundregister kan du exempelvis dela upp den efter år eller i alfabetisk ordning. Dokumentet bör tydligt ange informationens syfte, till exempel kundens fullständiga namn, och inte något generiskt.

4. Bevara gamla och nya data tillsammans

När du lagrar information vill du också skapa goda förutsättningar för att teamet ska lyckas i framtiden. Du behöver skapa policyer i företaget som säkerställer att ny information kommer in på ett enhetligt sätt, så att du kan bygga vidare på det hårda arbete du redan har lagt ned.

Utöver det vill du planera för framtiden. Förr eller senare kommer du att nå en punkt där den data och information du har är enormt omfattande. Det är då du vill upprätta tillförlitliga säkerhetskopior av all din data och ordentlig arkivering av äldre information så att du bevarar den korrekt för framtiden och undviker oönskad radering.

Ett sätt att göra detta är att dela upp informationen efter år, så att du snabbt kan hitta information när du behöver den utan att den belamrar den mer aktuella och nödvändiga datan. Det finns andra alternativ, så prova dig fram och hitta det som fungerar bäst för ditt företag.

5. Leverera information på ett enhetligt sätt

Slutligen är det dags att göra något med den information du har samlat in och bevarat. Detta är ett stort steg eftersom det är dags att skapa en modell för korrespondens, informationsdelning och liknande. Ett sätt att göra detta är att skapa enkla mallar för teamet i stället för manuella processer.

Du kan till exempel ha en mall för hur svar till kundtjänsten ska formuleras. Personanpassning kan göras när du har gått igenom de vanliga formaliteterna med inledningar, upplysningar och så vidare. Dessutom vill du ha gemensamma resurser som alla medarbetare och avdelningar enkelt kan komma åt.

I det här fallet kan du vilja ha varumärkesbilder, logotyper och liknande i olika former, format och storlekar, så att du kan dekorera nödvändiga dokument med dem efter behov. En ECM-plattform kan också hjälpa dig att leverera information till konsumenter genom sina hanteringsverktyg.

Den kan vara utmärkt för att hålla reda på kontaktinformation i realtid och låta vem som helst på företagets gemensamma server omedelbart distribuera meddelanden, detaljer, support, information om regelefterlevnad och annat efter behov.

Innehållstyper som drar nytta av ECM

Nu när du vet hur du implementerar ECM i ditt företag är det dags att rikta in dig på specifik information och specifikt innehåll för din informationshantering. Allt innehåll behöver inte nödvändigtvis ECM, till exempel mindre konkret information som videor och bilder.

Det här är de innehållstyper som har störst nytta av ett ECM-system i företaget:

Avtal: Alla typer av juridiska eller tekniska dokument bör alltid se likadana ut.
Fakturor
Kvitton
Regler
Revisionsspår
Ärendehantering
HR-resurser/-policyer
Välkomstpaket för nyanställda
Inlägg på sociala medier
Bloggartiklar
Meddelanden
Pressmeddelanden
Företagstexter
Webbplatsinnehåll
Kommunikation inom och mellan avdelningar
Extern korrespondens
Allmän dokumentation
Hälso- och sjukvård
Indexering
Återkommande data: Alla typer av data som ständigt uppdateras, till exempel försäljning, intäkter, vinster, målgruppsinformation, verksamhetsmått med mera.
Konsumentinformation: Adresser, kontaktuppgifter, kundprofiler och så vidare.
Förslag

Bästa programvaran för innehållshantering för företag som sparar tid

Det finns numera en hel del leverantörer av programvara för innehållshantering för företag som ytterligare förenklar de fem nyckelelementen. Dessa SaaS-program tillhandahåller ett molnbaserat system där du och dina anställda kan samla in och dela information online.

Om ni är ett företag som använder en hybrid arbetsmiljö eller en arbetsmiljö som till största delen bygger på distansarbete kan ni ha ännu större nytta av dessa plattformar och deras API.

Här är några av de bästa ECM-programvarorna, men det finns utan tvekan många fler, vilket Ben Aston noterade tidigare för allmänna innehållshanteringssystem:

Microsoft SharePoint: Precis som de flesta Microsoft-tjänster har SharePoint ett strömlinjeformat och välbekant användargränssnitt som ändå innehåller ett enormt djup och många funktioner. Det här är en stabil utgångspunkt (ursäkta ordvitsen) för företag.
Box The Content Cloud: Box är en typisk molnplattform för företag, fullspäckad med funktioner. Jag gillar stilen och förenklingen i användargränssnittet, men det innehåller fortfarande utmärkta funktioner som att skicka mycket större filer än normalt, signaturer och AI-assistans.
Alfresco: Alfresco är en populär tjänst hos några av världens största företag, till exempel Cisco och NASA. Dess överflöd av funktioner och professionella kvalitet gör den populär, särskilt om du vill automatisera arbetsflöden.
IBM Cloud Pak: Det här är en av de mest öppna plattformarna för ECM som du kan hitta. Problemet är att den är alldeles för djupgående och anpassningsbar för många företag. Om du kan sätta samman ett team som utformar den efter företagets behov kan det bli den öppnaste och mest hjälpsamma ECM-implementeringen.
Adobe Commerce: Det här är ett av CMS- och företagssystemen för större företag. Även om det är ganska kostsamt hjälper det företag med många anställda och avdelningar avsevärt att hantera information.

En genomtänkt strategi är nyckeln till framgång med ECM

Innehållshantering för företag är en av de mest skrämmande aspekterna av att expandera verksamheten och den övergripande innehållslivscykeln.

Om du kan hitta rätt personer och rätt grund för att använda rätt molnbaserad plattform för innehållstjänster och ena företaget, kommer du att upptäcka att resultatet blir ett mycket mer professionellt system av hög kvalitet som tilltalar intressenterna.

Men ECM-programvaran gör inte jobbet åt dig. Det krävs ett team för att förena olika stilar, idéer och avdelningar. Det bästa sättet är att ha en genomtänkt och framgångsrik strategi för innehållshantering. Detta är den andra viktiga hälften av innehållshantering för företag, och båda delarna behövs för att ta verksamheten till nästa nivå.

Om du vill hålla dig uppdaterad med de senaste tipsen, lösningarna för innehållshantering och guiderna för din innehållshantering kan du prenumerera på vårt nyhetsbrev idag.

Mer från IMC: