Comment organiser un sommet virtuel réussi (avec Stephen Ladek de LMS Pulse)

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Ben Aston

Aujourd’hui, je suis rejoint par Stephen Ladek, un agriculteur professionnel de formation devenu expert en développement international, puis entrepreneur en ligne avec une spécialisation dans la technologie éducative et l’e-learning. Il mène de nombreux projets, dont BKK kids, un site communautaire pour les familles à Bangkok.

Il dirige LMS Pulse, une ressource consacrée à tout ce qui touche les systèmes de gestion de l’apprentissage. Il a fondé une association dédiée à l’entrepreneuriat social. Mais aujourd’hui, notre discussion va porter sur quelque chose de différent : nous allons tout découvrir sur l’organisation de sommets virtuels.

Il a récemment lancé le e-learning success summit. Continuez d’écouter ce podcast pour apprendre à organiser un sommet virtuel réussi et découvrir comment obtenir une session stratégique gratuite de 20 minutes avec Stephen. Merci beaucoup de nous rejoindre aujourd’hui, Stephen. 

Stephen Ladek

C’est un plaisir, merci beaucoup, vous savez, je suis un agriculteur de formation.

C’est étrange, personne ne m’a jamais présenté ainsi, mais c’est fantastique. 

Ben Aston

C’est vrai. J’aime approfondir la présentation des gens. J’ai un peu enquêté puis j’ai regardé tout en bas de votre profil LinkedIn. J’ai vu que vous étiez impliqué dans l’agriculture et l’élevage. Je n’ai jamais rencontré de véritable agriculteur professionnel auparavant ! 

Stephen Ladek

Agriculture et ranch, université du Colorado, allez les Rams. C’est vrai, oui. 

Ben Aston

Alors parlons de cela. Vous pensiez devenir agriculteur, ou c’était du moins un de vos centres d’intérêt. Qu’est-ce qui s’est passé ensuite ? 

Stephen Ladek

Oui, j’ai obtenu un diplôme en gestion d’exploitation agricole, car je trouve toujours que c’est une belle manière de vivre. Je crois en la permaculture, l’agriculture biologique, le développement durable, les communautés intentionnelles, toutes ces choses-là.

C’est donc dans cette direction que j’étais parti. Mais après avoir obtenu mon diplôme, j’ai immédiatement commencé à travailler dans une entreprise de technologie. C’est vraiment ce qui s’est passé. Lorsque vous obtenez un diplôme d’une université agricole d’État aux États-Unis, comme Colorado State ou Arizona State, il y a généralement quelques voies typiques après l’obtention du diplôme.

Si vous n’avez pas de ferme familiale, ce qui est mon cas – je viens de la banlieue de Denver – il y a deux grandes orientations : l’industrie agroalimentaire ou la banque. Ce sont vraiment les deux gros débouchés, non ?

Aucune des deux ne me convenait. Je n’avais pas envie d’aller au fin fond du Kansas pour être un usurier rural pour les agriculteurs. J’ai fini par tomber par hasard dans une entreprise technologique. C’était dans les années 90. Ils faisaient ce que tout le monde considérait alors comme de la folie : ils créaient des cartes pour les agriculteurs, en utilisant le système GPS, celui que tout le monde utilise aujourd’hui avec son téléphone pour se repérer sur Google Maps, etc.

Donc, j’ai commencé comme commercial à aider à créer des cartes. Une fois sorti d’une université agricole avec mon diplôme, sans exploitation familiale à reprendre, vous pouvez soit aller en banque, soit en industrie agroalimentaire, et rien de tout cela ne m’intéressait. J’ai eu de la chance de tomber sur cette entreprise technologique qui créait des cartes agricoles avec le GPS. À l’époque, il fallait encore acheter d’énormes émetteurs-récepteurs, etc.

Mais tout cela m’a ouvert les portes du secteur technologique, bien avant la première bulle internet. Et cela m’a mené d’une opportunité à une autre, encore et encore, jusqu’à aujourd’hui. 

Ben Aston

Et comment l’e-learning s’est-il intégré à tout cela ? Parce qu’on va parler du sommet e-learning success dans un instant, mais la technologie est une chose…

Comment êtes-vous arrivé à l’e-learning, et comment votre parcours d’entrepreneur en ligne vous a-t-il amené dans cet univers ? 

Stephen Ladek

Je suis un entrepreneur classique, vraiment le type même de l’entrepreneur – il me faut toujours trois ou quatre projets à la fois, sinon je m’ennuie.

Ma mère raconte une anecdote : chez elle, elle a une boîte à chaussures remplie de badges de mes jobs d’ado – fast food, etc. – et tous s’arrêtaient au bout de trois mois, car une fois le fonctionnement compris, je m’ennuyais et je cherchais autre chose. C’est resté comme ça toute ma vie.

Quand j’ai commencé à vivre à l’étranger avec ma famille (ça fait 16 ans maintenant), j’ai créé une société de conseil dans le secteur du développement et de l’aide humanitaire – domaine dans lequel j’ai aussi un deuxième diplôme. Je voulais comprendre comment résoudre les conflits sans violence. C’était ma grande question.

Cette société de conseil a existé pendant 15 ans environ. Mais j’ai toujours eu un side project en parallèle. Le conseil est une activité à forte intensité humaine, il fallait souvent se rendre chez le client, faire du présentiel. Alors j’ai voulu percer l’univers du numérique. Il y a sept ans, j’ai acheté ma première entreprise internet.

Il s’agissait de Moodle news, un site sur Moodle, qui est le système de gestion d’apprentissage le plus utilisé au monde, plus de 250 millions d’utilisateurs. Je l’ai racheté à son fondateur, qui en avait fait un blog pendant six ou sept ans et voulait passer à autre chose.

C’est comme ça que je suis arrivé dans l’e-learning. J’ai transformé Moodle News en LMS Pulse, et on est passé d’un média centré sur les plateformes de gestion de l’apprentissage à tout ce qui touche au e-learning, ce qui a mené logiquement au e-learning success summit.

On dirait que j’étais un génie à cause de la pandémie, mais en fait j’avais simplement pris une bonne décision entrepreneuriale sept ans plus tôt. 

Ben Aston

Tu as donc décidé de lancer un sommet virtuel. Que s’est-il passé au début ? Quelles ont été les premières étapes quand tu t’es lancé dans l’organisation d’un sommet en ligne pendant une pandémie ?

Comment as-tu procédé ?

Stephen Ladek

Tu veux dire le jour du lancement du sommet, qui s’est déroulé sur trois jours ? 

Ben Aston

Comment l’as-tu planifié ? Je suppose que la préparation précède le sommet.

Stephen Ladek

Avec mon équipe sur LMS Pulse, on réfléchissait depuis deux ans à organiser un sommet virtuel. On planifiait, puis on repoussait, car c’est beaucoup de travail. Mais quand on a rebrandé Moodle News vers LMS Pulse, il nous fallait un “drapeau”, un symbole fort pour marquer le virage, montrer qu’on élargissait notre champ de la simple technique des LMS à l’e-learning au sens large – donc pédagogie, data science, etc.

Tout en changeant nos contenus, on s’est dit : on a déjà commencé ce plan, il est temps de se lancer. Première étape : définir les thèmes. On a planifié en novembre 2019, avant le début de la pandémie — ce qui nous a donné l’air de génies à l’époque, même si ce n’était pas anticipé.

Mais au fond, on a surtout écouté notre audience. En marketing, la première règle c’est de ne pas créer ce que l’on pense que les gens veulent, mais de leur demander réellement. On avait une communauté engagée, alors on les a interrogés : de quoi voulez-vous parler lors d’un tel évènement ? Les réponses : les technologies utilisées, un accent sur la pédagogie/conception pédagogique, et le sujet “sexy” : la data science et l’analyse pour identifier des élèves en difficulté, etc.

C’était donc facile de structurer le programme sur trois jours : technologies, pratique/pédagogie et enfin data science.

Ensuite, le vrai travail commençait. Une fois le format décidé, il se posait deux grandes questions-clés : comment financer et attirer du monde, et comment obtenir du contenu pertinent ? Tu veux qu’on commence par quel aspect ? 

Ben Aston

Parlons du contenu – l’idée de demander aux gens ce qu’ils veulent est très logique pour choisir l’angle, mais ensuite il faut décider des sessions, du format, de l’intérêt du sommet sur la durée. Comment as-tu conçu l’expérience pour garder l’intérêt et le rythme sur trois jours ? 

Stephen Ladek

On a tout construit “à rebours” : le contenu vraiment intéressant est remonté tout seul par ce processus. On a lancé un appel à orateurs, non seulement auprès des entreprises partenaires (grands acteurs LMS : Blackboard, Moodle, Desire2Learn, Brightspace, etc.), mais aussi auprès d’experts en conception pédagogique et en data science (par exemple des personnes de ACT, qui gère de grands tests standardisés).

Les sujets sont apparus naturellement selon les propositions reçues. Le travail était surtout de les sourcer et de planifier l’enregistrement. Notre sommet était entièrement enregistré : le jour J, les participants choisissaient parmi des vidéos préenregistrées ce qu’ils voulaient voir. Idem pour les autres jours.

Pour garder l’audience engagée, je n’étais pas seulement présentateur, mais animateur, posant des questions en temps réel durant les sessions, résumant, donnant le sentiment d’un échange. À la fin, il fallait résumer ce qui avait été transmis.

On avait aussi structuré une campagne de mails automatiques pour rappeler le programme, et proposé des “récompenses à la clé” : accès au groupe Facebook, sessions d’experts, bonus partenaires… À chacun de choisir la profondeur de son implication.

Ben Aston

Comme hôte, tout était donc pré-enregistré ? 

Stephen Ladek

Oui, tout était pré-enregistré. Seules deux choses étaient en direct : un Facebook Live d’ouverture (le tout premier que je faisais), auquel ont participé 300-400 personnes qui commentaient en direct, et un Facebook Live de clôture pour résumer, remercier les sponsors, mettre en avant les points clés. Mais les sessions, elles, étaient toutes enregistrées, et organisées selon la logique des thèmes et la qualité des intervenants.

Ben Aston

Tu as donc enregistré en même temps que les intervenants ? Comment as-tu tissé un fil conducteur entre toutes ces interventions ? 

Stephen Ladek

Oui, j’enregistrais chaque fois avec les intervenants : cela se passait comme un podcast live, 41 podcasts/vidéos en tout. Je connaissais les thèmes à l’avance et je préparais les échanges. Pour être un bon hôte, il faut simplement venir en étant curieux, selon Larry King : s’intéresser vraiment et être à fond dans le sujet de l’autre. Cela rend l’entretien intéressant et vivant.

L’articulation globale était un vrai puzzle au montage, pour que le tout fonctionne sur chaque journée. 

Ben Aston

Alors, d’un point de vue technique, comment as-tu conçu l’interface pour distribuer le contenu du sommet ?

Stephen Ladek

Alors, le sommet était hébergé sur un site WordPress custom, conçu spécialement pour nous. On a essayé d’héberger les vidéos sur Vimeo, mais cela n’a pas fonctionné, peut-être à cause de notre localisation dispersée (Bangkok, etc.), alors on a pris SproutVideo. Le back-office utilisait Kartra comme système de gestion de contenu pour suivre les inscriptions et le statut des participants (possesseurs ou non du Pass “tout accès”).

Pour le suivi et l’e-mailing, on utilisait ActiveCampaign pour envoyer nos séquences automatiques (démarrage, rappels, etc.), et on maîtrisait bien la manipulation de “deadline funnels” pour gérer qui a accès à quoi et quand. On reste une entreprise de marketing, donc toute cette organisation visait aussi à optimiser la vente.

Pour ce qui est de la monétisation, on avait déjà un réseau de partenaires/sponsors grâce à LMS Pulse.

La monétisation se faisait en deux axes principaux : vente de billets et parrainage. Voulez-vous parler des pourcentages respectifs ? En gros, environ deux tiers des revenus venaient des sponsors, un tiers des ventes de billets. Je pense qu’on aurait pu optimiser la partie billets, mais pour une première édition, c’est déjà bien.

Pour les sponsors : on avait des niveaux bronze (2 500$), argent (5 000$), or (10 000$), et platine (personnalisation totale, mais pas preneur). Les sponsors cherchaient avant tout de la génération de leads auprès de nos 5 000 participants. Ceux déjà aguerris venaient avec leurs indicateurs précis, d’autres misaient surtout sur l’image de marque. Les cycles commerciaux étaient parfois longs : les derniers sponsors ont signé une semaine avant le sommet !

Le Pass “tout accès” permettait d’accéder à des bonus offerts par les intervenants (réduction, essai offert, ressources exclusives, etc.). Le prix du pass : 495$ — un tarif élevé sur le web, mais le système de vente incluait des offres d’entrée limitées, tarification progressive, et cela a bien marché, même en plein tarif final.

L’organisation du sommet permettait donc de couvrir les coûts avec les sponsors (on était même rentables), et la suite nous a permis de mettre en place de nouveaux contrats, partenariats, deals d’après-sommet avec des sponsors ou partenaires qui n’avaient pas participé la première fois.

Ben Aston

Maintenant que tu as l’expérience d’un sommet, comment as-tu optimisé tes process pour les futurs événements ?

Stephen Ladek

Toute l’infrastructure est maintenant prête à être réutilisée : site, Kartra, automatisations. Seule l’intégration d’un thème spécifique et la production des nouvelles sessions restent à faire. Notre audience réclame désormais des sessions en direct et des ateliers en petits groupes, donc on prévoit une formule mixte pour la prochaine édition (avril 2021).

Après le lancement initial, on a aussi transformé le sommet en “événement permanent” : n’importe qui pouvait s’inscrire à tout moment et suivre le parcours en mode “le sommet démarre dans 48h”. On continue de vendre aujourd’hui grâce à ce modèle.

Pour attirer les orateurs et sponsors, il faut s’y prendre tôt, car nos sponsors fixent leurs budgets six mois à l’avance. Cette fois, je prépare donc les contacts bien plus tôt, pour ne pas manquer d’opportunités.

Ben Aston

Quels autres apprentissages clés retiens-tu de cette expérience, qui pourraient servir à d’autres ?

Stephen Ladek

Le sommet ne doit pas être vu comme un jackpot mais comme un levier stratégique pour votre visibilité ou celle de votre organisation/team. L’énergie générée peut se transformer après en nouvelles offres, nouvelles communautés, nouveaux produits ou services.

Notre principal point faible fut de ne pas anticiper l’après-sommet : que faire de ces milliers de participants ? Nous avons certes gardé le contact par e-mail ou groupe Facebook, mais nous aurions pu programmer des cours, des passerelles vers nos partenaires et de nombreuses autres actions valorisantes.

Ben Aston

Pour moi, la clé, c’est l’opportunité de créer une communauté autour d’un sommet : contenu de qualité, animation, puis transformation en vraie communauté active. Un sommet, c’est idéal pour enclencher ce cercle vertueux. Ne ratez pas cette occasion.

Pour finir, quelques questions rapides… Quel est le meilleur conseil que tu aies jamais reçu ?

Stephen Ladek

Savoir quand demander de l’aide ! C’est un manager qui me l’a appris : tu es peut-être talentueux, mais tes objectifs sont souvent plus facilement atteints avec l’expérience d’autres personnes. Ne pas hésiter à partager, cela fait grandir tout le monde. C’est la logique communautaire : élever tout le groupe, pas juste soi-même !

Ben Aston

Quelles habitudes personnelles ont le plus contribué à ton succès ?

Stephen Ladek

Être focalisé sur le résultat et oser prendre des risques. Je donne des visions/délais clairs, puis je délègue. Pas de brassage de détails. Et il faut accepter d’échouer — j’ai beaucoup échoué, parfois brillamment — mais il faut se relever, capitaliser sur chaque expérience, et se lancer vraiment à fond, quitte à investir beaucoup de temps/argent au départ.

Ben Aston

Un outil ou ressource internet que tu utilises tout le temps ?

Stephen Ladek

Rien d’extraordinaire : Slack, WhatsApp… Mais le vrai défi, c’est la gestion de projets en ligne, qui reste très humaine et jamais totalement “soluble”. Les outils évoluent mais la gestion humaine reste au cœur.

Ben Aston

As-tu un livre à recommander ?

Stephen Ladek

Oui, “Getting to Yes” de Ury & Fisher, classique sur la négociation. Comprendre le BATNA – meilleure alternative possible à un accord négocié – ça simplifie et améliore toutes les discussions, même en dehors du commerce pur.

Ben Aston

Dernière question important : quel conseil donnerais-tu à ceux qui débutent pour créer du contenu et une communauté en ligne ? 

Stephen Ladek

Cela peut paraître simpliste, mais lancez-vous dès aujourd’hui. Rédigez un article par jour si vous voulez bloguer, une vidéo par jour pour vloguer, etc. Le parcours entrepreneurial n’est jamais linéaire, il faut s’adapter et affiner chaque jour sa proposition. Comme Jerry Seinfeld qui écrivait une blague par jour, chaque X consécutif renforce la discipline et la créativité.

Ben Aston

Enfin, où peut-on te retrouver en ligne ou suivre tes prochains projets ? 

Stephen Ladek

Je suis très mauvais sur les réseaux sociaux, mais sur LADEK.com, vous pouvez prendre rendez-vous pour une session stratégique gratuite de 20 minutes, que vous soyez intéressé par l’e-learning ou l’entrepreneuriat en ligne durable.

Ben Aston

Merci Stephen de nous avoir rejoints aujourd’hui, ce fut un plaisir. 

Stephen Ladek

Avec plaisir, merci ! 

Ben Aston

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