Virksomhetsinnholdsstyring: En viktig guide i 5 trinn

Enhver virksomhet som ønsker å heve seg langt over andre oppstartsbedrifter, bør merke seg forvaltning av virksomhetsinnhold (ECM). Men hva er forvaltning av virksomhetsinnhold, og hvorfor trenger du å implementere det nå? Dette er en komplisert problemstilling som jeg har som mål å besvare.

Som en som har vært involvert i forvaltning og utarbeiding av innhold for dusinvis av virksomheter det siste tiåret, opplever jeg at forvaltning av virksomhetsinnhold er ett av elementene som skiller en fersk oppstartsbedrift fra en virksomhet på vei mot suksess på høyt nivå.

Dette er en spesifikk form for innholdsforvaltning – å forenkle og effektivisere hvordan virksomheten din oppretter og deler informasjon på en enhetlig måte. I stedet for å slenge rundt på tilfeldige ideer og metoder kan forvaltning av virksomhetsinnhold skape en sammenhengende og vakkert strukturert informasjonsflyt.

Slik gjør du det, helt konkret.

Hva er forvaltning av virksomhetsinnhold: En gjennomgang

Forvaltning av virksomhetsinnhold kan høres ganske skremmende ut basert på definisjonen, men selv mindre og nyere virksomheter kan og bør dra nytte av å implementere det i forretningsprosessene og arbeidsflyten sin. ECM er prosessen med å utarbeide retningslinjer som sikrer at alt innholdet ditt opprettes, lagres og deles på en enhetlig måte.

I praksis kan du til og med se på forvaltning av virksomhetsinnhold som en veiledning for virksomheten din. Du definerer tydelige trinn som alle ansatte bør følge når det gjelder dokumentforvaltning, informasjonsforvaltning og metadata. For å være tydelig er ECM ikke én enkelt idé, men en unik metodikk virksomheten din bruker.

ECM er ganske enkelt betegnelsen som brukes for å definere tilnærmingen med å utarbeide et sett retningslinjer som alle i en virksomhet skal følge, samt funksjonaliteten i disse. ECM varierer imidlertid i gjennomføringen fra virksomhet til virksomhet. Hver virksomhet har sin egen stemme og måte å håndtere informasjon på, så dette handler om å finne virksomhetens stil og innarbeide den på tvers av hele organisasjonen.

ECM har eksistert i mange tiår og er heller ikke en ny idé. Tidligere, før den digitale tidsalderen vi befinner oss i, innebar det enorme mengder dokumenter og papirark som de ansatte måtte slå opp i. I dag er det mye enklere og mer fleksibelt med helhetlig ECM-programvare, skybasert deling og annet som effektiviserer den digitale transformasjonen.

Hvorfor du trenger forvaltning av virksomhetsinnhold

Fremfor alt, hvis du driver en virksomhet som ønsker å ta den til neste nivå når det gjelder suksess og kvalitet, bør du bruke forvaltning av virksomhetsinnhold for å beholde kundene. Hvis ikke, vil du oppdage at du har 30, 50 eller til og med 100 ulike stemmer som deler informasjon på vegne av selskapet, med varierende resultater.

Én person kan gå inn på Twitter-siden din og dele innhold som gjør underverker, mens en annen person går inn på Facebook og fremstår langt mindre profesjonell. Dette kan føre til forvirring og motstridende budskap som potensielt splitter eller reduserer kundegrunnlaget ditt.

Forvaltning av virksomhetsinnhold hjelper deg med å etablere retningslinjer for alle i virksomheten, slik at de fortsatt kan tilføre sitt unike særpreg og samtidig føle seg som én enkelt del av en velsmurt, men uttrykksfull maskin overfor sluttbrukerne.

I tillegg sparer forvaltning av virksomhetsinnhold deg for store problemer gjennom dokumentforvaltningssystemene sine. Hvis alle bidrar til å samle inn data, lagre ideer og dele informasjon på en enhetlig måte, sparer det deg for tid og penger på lang sikt.

Til syvende og sist er forvaltning av virksomhetsinnhold en retningslinje som skiller de mer typiske virksomhetene fra dem som ønsker å nå et nytt nivå av suksess og popularitet. Hvis du ønsker personalforvaltning, sosiale medier, merkevarebygging og så videre inspirert av selskaper som Google, Meta, Apple, Samsung og Amazon, trenger du ECM før eller senere.

Join our Newsletter

Discover how to create better content and communities.

Slik implementerer du forvaltning av virksomhetsinnhold i 5 trinn

Det kommer til å ta litt tid og kreve investeringer å implementere ECM i virksomheten din. Se på det som et omfattende arbeid som til syvende og sist er verdt innsatsen for å etablere et fundament og fastsette retningslinjer som gjør at alle kan følge den samme formelen fremover.

Generelt ble de viktigste trinnene fastsatt av Association for Information and Image Management (AIIM), den mest fremtredende gruppen for IT-forvaltning i verden.

I bunn og grunn innebærer forvaltning av virksomhetsinnhold å skape virksomhetens unike innholdsidentitet gjennom å innhente, forvalte, lagre, bevare og levere informasjon.

1. Samle inn data på tvers av virksomhetens avdelinger

Dette er den enkleste delen av ECM-prosessen, men den kan være ganske tidkrevende. Du bør samle all informasjon og alt ustrukturert innhold du har for virksomheten din.

Ja, dessverre inkluderer dette både fysiske papirdokumenter som må digitaliseres, og eventuelle eksisterende dokumenter på nettet. Det krever mange forbindelser mellom avdelinger og team for å samle inn disse ressursene, men innsatsen er verdt det fordi du kan sette opp systemer som gjør det enklere i fremtiden.

2. Forvalt dokumenter

Administrasjon utgjør den andre halvdelen av innsamlingen av alle dokumentene og dataene i virksomheten din. Det er her du kanskje må redigere dokumenter slik at de fungerer digitalt, for eksempel ved å skanne papirer for å lage PDF-filer og fjerne unødvendig informasjon for å utelate overflødig innhold.

Du trenger også programvare eller en plattform som kan håndtere denne dokumentfangstprosessen. Microsoft og Google har Excel, Word, Docs, Sheets og så videre, som kan bidra til å konvertere ustrukturerte opplysninger til et lettlest format.

I tillegg er Microsoft OneDrive og Google Drive fantastiske apper og programvare for å oppbevare dokumenter mens du samler dem inn. Problemet med dette er at det vanligvis er strenge begrensninger på hvor mye plass disse tjenestene tilbyr, noe som leder oss til neste trinn.

3. Lagre data på en lett tilgjengelig måte

Når du er ferdig med å samle inn og redigere opplysningene på en måte som gjør at du kan lagre dem, er det på tide å finne et mer permanent sted for alt. Det er her ECM-programvaren nedenfor kan fungere som hjem for dokumentene, ved å tilby en skybasert struktur som kan åpnes fra hvor som helst.

Tilgjengelighet er avgjørende i denne delen av ECM-prosessen. Tidligere hadde du sannsynligvis alt spredt rundt omkring, men nå er det på tide å samle alt. Opprett mapper basert på de ulike delene av virksomheten.

Du kan for eksempel ha en mappe kalt "Menneskelige ressurser" for alle personalregler, fordeler, kontrakter osv. Deretter har du en mappe for salg, en annen for sosiale medier og flere for de andre avdelingene i virksomheten.

Dette holder alt ryddig og oversiktlig, samtidig som det sikrer at folk har en tydelig vei til det de trenger å finne. Du bør også sørge for at alle dokumenter og opplysninger er godt kategorisert og navngitt.

Dette er stedet for å være detaljert. Hvis du har en mappe med kundeopplysninger, kan du for eksempel sortere etter år eller alfabetisk rekkefølge. Dokumentet bør tydelig angi formålet med opplysningene, for eksempel kundens fulle navn, og ikke noe generisk.

4. Bevar gamle og nye data som et team

Mens du lagrer opplysninger, bør du også legge til rette for at teamet ditt skal lykkes i fremtiden. Du må opprette retningslinjer i virksomheten for hvordan nye opplysninger skal legges inn på en fastsatt måte, slik at du bygger videre på det harde arbeidet ditt.

I tillegg bør du planlegge for fremtiden. På et tidspunkt vil datamengden og opplysningene du har, bli utrolig omfattende. Det er her du bør opprette solide sikkerhetskopier av alle dataene dine og sørge for riktig arkivering av eldre opplysninger, slik at du bevarer dem ordentlig for fremtiden og unngår uønsket sletting.

Én måte å gjøre dette på er å dele opp opplysningene etter år, slik at du raskt kan finne frem til informasjon når du trenger den, uten at den fyller opp de mer aktuelle og nødvendige dataene. Det finnes andre alternativer, så prøv deg frem og finn ut hva som fungerer best for virksomheten din.

5. Lever informasjon på en enhetlig måte

Til slutt er det på tide å gjøre noe med opplysningene du har samlet inn og bevart. Dette er et stort steg, siden det er på tide å lage en struktur for korrespondanse, informasjonsdeling og lignende. Én måte å gjøre dette på er å opprette enkle maler for teamet ditt i stedet for manuelle prosesser.

Du kan for eksempel ha en mal for hvordan kundeservicesvar skal utformes. Personalisering kan komme etter at du har gått gjennom de vanlige formalitetene med introduksjoner, opplysninger og så videre. I tillegg bør du ha felles ressurser som alle ansatte og avdelinger enkelt kan få tilgang til.

I dette tilfellet kan det være lurt å ha merkevarebilder, logoer og lignende i ulike former, formater og størrelser, slik at du kan dekorere alle nødvendige dokumenter med dem etter behov. En ECM-plattform kan også hjelpe deg med å levere informasjon til forbrukere gjennom administrasjonsverktøyene sine.

Den kan være nyttig for å holde oversikt over kontaktinformasjon i sanntid, slik at alle i virksomhetens delte server umiddelbart kan dele kunngjøringer, detaljer, brukerstøtte, informasjon om regelverksetterlevelse osv. etter behov.

Typer innhold som drar nytte av ECM

Nå som du vet hvordan du implementerer ECM i virksomheten din, er det på tide å rette oppmerksomheten mot spesifikk informasjon og spesifikt innhold for informasjonsforvaltningen. Ikke alt innhold trenger nødvendigvis ECM, for eksempel mindre håndgripelig informasjon som videoer og bilder.

Dette er innholdstypene som har størst nytte av et ECM-system i virksomheten din:

Kontrakter: Alle typer juridiske eller tekniske dokumenter som disse bør alltid se like ut.
Fakturaer
Kvitteringer
Regler
Revisjonsspor
Saksbehandling
HR-ressurser/-retningslinjer
Velkomstpakker for nye ansatte
Innlegg i sosiale medier
Bloggartikler
Kunngjøringer
Pressemeldinger
Bedriftsinnhold
Innhold på nettstedet
Kommunikasjon innad i og mellom avdelinger
Ekstern korrespondanse
Generelt papirarbeid
Helsevesen
Indeksering
Gjentakende data: Alle typer data som oppdateres kontinuerlig, for eksempel salg, inntekter, fortjeneste, informasjon om målgrupper, forretningsmåltall osv.
Forbrukerinformasjon: Adresser, kontaktinformasjon, kundeprofiler og så videre.
Forslag

Den beste programvaren for innholdsforvaltning i virksomheter som sparer deg for tid

Det finnes i dag ganske mange leverandører av programvare for innholdsforvaltning i virksomheter som ytterligere forenkler de fem nøkkelelementene. Disse SaaS-programmene tilbyr et skybasert system der du og de ansatte kan samle inn og dele informasjon på nettet.

Hvis du er en bedrift som bruker et hybrid arbeidsmiljø eller et arbeidsmiljø som i hovedsak er fjernbasert, kan du få enda større utbytte av disse plattformene og API-et deres.

Her er noen av de beste ECM-programvarene, men det finnes utvilsomt mange flere, slik Ben Aston tidligere påpekte for generelle innholdsforvaltningssystemer:

Microsoft SharePoint: Som med de fleste Microsoft-tjenester har SharePoint et strømlinjeformet og velkjent brukergrensesnitt som likevel har stor dybde og mange funksjoner. Dette er et solid utgangspunkt (unnskyld ordspillet) for bedrifter.
Box The Content Cloud: Box er en typisk funksjonsrik skyplattform for bedrifter. Jeg liker utformingen og forenklingen av brukergrensesnittet, men det inneholder fortsatt noen utmerkede funksjoner, som sending av mye større enn normalt filer, signaturer og AI-assistanse.
Alfresco: Alfresco er en populær tjeneste for noen av verdens største selskaper, som Cisco og NASA. Overfloden av funksjoner og den profesjonelle kvaliteten gjør tjenesten populær, særlig hvis du ønsker å automatisere arbeidsflyter.
IBM Cloud Pak: Dette er en av de mest åpne plattformene for ECM du finner. Problemet er at den er altfor omfattende og tilpasningsdyktig for mange virksomheter. Hvis du kan sette sammen et team som kan utforme dette etter virksomhetens behov, kan det bli den mest åpne og nyttige ECM-implementeringen.
Adobe Commerce: Dette er et av CMS- og virksomhetssystemene for større selskaper. Selv om det er ganske kostbart, hjelper det virksomheter med mange ansatte og avdelinger betydelig med å håndtere informasjon på tvers.

En solid strategi er nøkkelen til suksess med ECM

Innholdsforvaltning i virksomheter er en av de mest krevende aspektene ved å utvide virksomheten og den overordnede innholdslivssyklusen.

Hvis du klarer å finne de riktige personene og det riktige grunnlaget for å bruke den riktige skybaserte plattformen for innholdstjenester til å samle selskapet ditt, vil du oppdage at resultatet blir et langt mer profesjonelt system av høy kvalitet som appellerer til interessentene.

Men ECM-programvaren gjør ikke jobben for deg. Det krever et team for å forene ulike stiler, ideer og avdelinger. Den beste måten er å ha en gjennomtenkt og vellykket strategi for innholdsforvaltning. Dette er den andre viktige halvdelen av innholdsforvaltning i virksomheter, og begge deler er nødvendige for å løfte virksomheten din til neste nivå.

Hvis du vil holde deg oppdatert på de nyeste tipsene, løsningene for innholdsforvaltning og veiledningene for innholdsforvaltningen din, kan du abonnere på nyhetsbrevet vårt i dag.

Mer fra IMC: