Gestión de Contenidos Empresariales: Guía Esencial de 5 Pasos
Cualquier empresa que desee elevarse muy por encima de otras nuevas empresas debe prestar atención a la gestión de contenidos empresariales (ECM). Pero, ¿qué es la gestión de contenidos empresariales y por qué debes implementarla ahora? Esta es una situación complicada que pretendo responder.
Como alguien que ha estado involucrado en la gestión y creación de contenidos para docenas de empresas durante la última década, considero que la gestión de contenidos empresariales es un elemento que diferencia a una start-up de reciente creación de una empresa en camino al éxito de alto nivel.
Esta es una forma específica de gestión de contenidos: simplificar y optimizar la manera en que tu compañía crea y comparte información de manera unificada. En lugar de lanzar ideas y métodos aleatorios, la gestión de contenidos empresariales puede crear un flujo de información cohesivo y bellamente estructurado.
A continuación te explico exactamente cómo hacerlo.
¿Qué es la gestión de contenidos empresariales?: Un desglose
La gestión de contenidos empresariales puede sonar bastante intimidante por su definición, pero incluso las empresas más pequeñas y nuevas pueden y deben beneficiarse de su implementación en los procesos y flujos de trabajo de su negocio. ECM es el proceso de crear políticas que aseguren que todo tu contenido se cree, almacene y comparta de manera similar.
En la práctica, incluso podrías considerar la gestión de contenidos empresariales como una guía para tu empresa. Hay pasos claros que definirás y que todo empleado debe seguir en relación con la gestión de registros, gestión de la información y metadatos. Para ser claros, ECM no es una idea única, sino una metodología propia que utiliza tu empresa.
ECM es simplemente el término utilizado para definir el enfoque de crear un conjunto de directrices para que todos en una empresa las sigan y su funcionalidad. Dicho esto, ECM varía en su ejecución de una compañía a otra. Cada negocio tiene su voz y su manera de manejar la información, así que esto se trata de encontrar el estilo de tu empresa e incorporarlo en todos los ámbitos.
ECM ha existido durante muchas décadas y tampoco es una idea nueva. En el pasado, antes de la era digital en la que nos encontramos, implicaba toneladas de documentos y papeles que los empleados debían consultar. Hoy en día, todo es mucho más sencillo y flexible gracias a los sistemas integrales de software ECM, el uso compartido en la nube y más recursos que agilizan tu transformación digital.
Por qué necesitas la gestión de contenidos empresariales
Por encima de todo, si eres una empresa que busca llevar su compañía al siguiente nivel de éxito y calidad, querrás utilizar la gestión de contenidos empresariales para fines de retención de clientes. Si no lo haces, verás que tienes 30, 50 o incluso 100 voces diferentes compartiendo información en nombre de tu corporación con resultados variados.
Una persona podría entrar en tu página de Twitter y compartir contenido que funciona de maravilla, pero otra persona podría gestionar Facebook y resultar mucho menos profesional. Esto puede provocar confusión y mensajes contradictorios que podrían dividir o reducir tu base de consumidores.
La gestión de contenidos empresariales te ayuda a establecer directrices para que cada persona en tu empresa pueda aportar su toque personal y, a la vez, dar la sensación de ser una pieza más en una máquina bien engrasada y, al mismo tiempo, expresiva para los usuarios finales.
Además, la gestión de contenidos empresariales te ahorra un gran dolor de cabeza gracias a sus sistemas de gestión documental. Si todos colaboran en la recopilación de datos, almacenando ideas y compartiendo información de manera similar, te ahorrará tiempo y dinero a largo plazo.
En definitiva, la gestión de contenidos empresariales es una política que separa a las empresas más tradicionales de aquellas que aspiran a alcanzar un nuevo nivel de éxito y popularidad. Si deseas que recursos humanos, redes sociales, branding, etc., estén inspirados en compañías como Google, Meta, Apple, Samsung y Amazon, necesitarás ECM más temprano que tarde.
Cómo implementar la gestión de contenidos empresariales en 5 pasos
Implementar ECM en tu empresa tomará algo de tiempo e inversión. Piénsalo como una gran tarea que valdrá la pena por establecer una base y definir directrices para que todos puedan seguir la misma fórmula a partir de ese momento.
En general, los pasos más importantes fueron establecidos por la Association for Information and Image Management (AIIM), el grupo de gestión de tecnologías de la información más importante del mundo.
En esencia, la gestión de contenidos empresariales implica crear la identidad de contenido única de tu empresa mediante la captura, gestión, almacenamiento, preservación y entrega de información.
1. Captura datos en todos los departamentos de tu empresa
Esta es la parte más sencilla del proceso ECM, pero también puede llevar bastante tiempo. Debes reunir toda la información y el contenido no estructurado que posees sobre tu empresa.
Sí, tristemente, esto incluye tanto los documentos en papel físicos que tendrás que digitalizar como los que ya tengas en línea. Requiere muchas conexiones entre departamentos y equipos para recopilar estos recursos, pero el esfuerzo vale la pena porque podrás establecer sistemas que lo faciliten en el futuro.
2. Gestiona los documentos
La gestión es la segunda parte de recopilar todos los documentos y datos de tu empresa. Aquí es donde tal vez tengas que editar documentos para que funcionen digitalmente, como escanear papeles para crear archivos PDF y eliminar información innecesaria para dejar fuera el contenido de relleno.
También necesitarás algún software o plataforma para hacerte cargo de este proceso de captura de documentos. Microsoft y Google cuentan con Excel, Word, Docs, Sheets, y otros que pueden ayudarte a convertir información no estructurada en un formato fácilmente legible.
Además, Microsoft OneDrive y Google Drive son excelentes aplicaciones y programas para mantener los documentos mientras los reúnes. El problema de esto es que existen fuertes limitaciones en el espacio que suelen ofrecer estos servicios, lo que lleva al siguiente paso.
3. Almacena los datos de forma fácilmente accesible
Una vez que hayas terminado de recopilar y editar tu información de manera que sea almacenable, es momento de encontrar una ubicación más permanente para todo. Aquí es donde el software ECM de abajo puede ser el hogar para ese documento, ofreciendo una estructura en la nube que puede accederse desde cualquier lugar.
La accesibilidad es clave en esta parte del proceso de ECM. Antes, seguramente tenías todo esparcido, pero ahora es momento de reunirlo todo. Crea carpetas basadas en los diferentes aspectos de tu negocio.
Por ejemplo, puedes tener una carpeta de "Recursos Humanos" para todas las políticas de empleados, beneficios, contratos, etc. Luego tendrás una carpeta para ventas, otra para redes sociales y así sucesivamente para los demás departamentos de tu empresa.
Esto mantendrá todo organizado y asegurará que las personas tengan un camino claro hacia lo que necesiten encontrar. También debes asegurarte de que cada documento e información esté bien categorizado y titulado.
Este es el lugar para ser detallista. Si tienes una carpeta de registros de clientes, podrías, por ejemplo, separarla por año o por orden alfabético. Quieres que el documento indique claramente el propósito de la información, como el nombre completo del cliente, y no algo genérico.
4. Preserva los datos antiguos y nuevos como equipo
Mientras almacenas información, también quieres preparar a tu equipo para el éxito en el futuro. Debes crear políticas en la empresa para que la nueva información ingrese de una manera establecida, así mantendrás tu arduo trabajo y podrás mejorar aún más.
Además de eso, es necesario planificar a futuro. Eventualmente, llegará un punto en el que la cantidad de datos e información será increíblemente enorme. Aquí debes configurar copias de seguridad sólidas para todos tus datos y un buen archivo de la información antigua para preservarla adecuadamente en el futuro y evitar eliminaciones accidentales.
Una forma de hacerlo es dividir la información por años, así podrás referenciar rápidamente cuando la necesites, pero no saturará los datos más actuales y necesarios. Hay otras opciones, así que experimenta y encuentra la que mejor funcione para tu empresa.
5. Entrega la información de manera unificada
Por último, es momento de hacer algo con la información que has recopilado y guardado. Este es un paso muy importante porque es momento de crear una fórmula para la correspondencia, el intercambio de información y demás. Una forma de hacerlo es crear plantillas sencillas para tu equipo en vez de procesos manuales.
Por ejemplo, podrías tener una plantilla para responder a consultas de atención al cliente. La personalización puede venir después de pasar por la rutina habitual de introducciones, avisos, etc. Además, deberás contar con recursos compartidos a los que todos los empleados y departamentos tengan acceso fácil.
En este caso, podrías querer tener imágenes de marca, logotipos y similares en distintos formatos, tamaños y formas para decorar cualquier documento necesario con ellos a voluntad. Una plataforma ECM también puede ayudarte a entregar información a los consumidores mediante sus herramientas de gestión.
Es excelente para mantener información de contacto en tiempo real, permitiendo que cualquier persona en el servidor compartido de la empresa pueda compartir al instante anuncios, detalles, soporte, cumplimiento normativo, etc., según sea necesario.
Tipos de contenido que se benefician del ECM
Ahora que sabes cómo implementar el ECM en tu empresa, es hora de enfocar la gestión de la información y los contenidos específicos. No todo el contenido necesariamente requiere ECM, como la información menos tangible, por ejemplo, videos e imágenes.
Estos son los mejores tipos de contenido que obtienen mayor provecho de tener un sistema ECM en tu empresa:
- Contratos: Cualquier tipo de documento legal o técnico como estos siempre debe sentirse similar.
- Facturas
- Recibos
- Reglamentos
- Rastros de auditoría
- Gestión de casos
- Recursos/políticas de RRHH
- Kits de bienvenida para nuevos empleados
- Publicaciones en redes sociales
- Artículos de blog
- Anuncios
- Notas de prensa
- Textos corporativos
- Contenido del sitio web
- Comunicación intra e interdepartamental
- Correspondencia externa
- Papeleo general
- Cuidados de salud
- Indexación
- Datos recurrentes: cualquier tipo de dato que se actualiza constantemente, como ventas, ingresos, beneficios, información de la audiencia, métricas de negocio, etc.
- Información del consumidor: direcciones, información de contacto, perfiles de clientes, y demás.
- Propuestas
El mejor software de gestión de contenido empresarial para ahorrar tiempo
Hoy en día existen numerosos proveedores de software de gestión de contenido empresarial que simplifican aún más los cinco elementos clave. Estos programas SaaS ofrecen un sistema basado en la nube para que tú y tus empleados puedan recopilar y compartir información en línea.
Si eres una empresa que utiliza un entorno de trabajo híbrido o mayormente remoto, podrías beneficiarte aún más de estas plataformas y sus API.
Aquí tienes algunos de los mejores softwares ECM, pero sin duda hay muchos más, como Ben Aston mencionó en el pasado para sistemas de gestión de contenido en general:
- Microsoft SharePoint: Como la mayoría de los servicios de Microsoft, SharePoint cuenta con una interfaz de usuario optimizada y familiar que aún así ofrece gran profundidad y un montón de funciones. Es un excelente punto de partida (valga el juego de palabras) para las empresas.
- Box The Content Cloud: Box es una plataforma típica en la nube, repleta de funciones para empresas. Me gusta el estilo y la simplicidad de su interfaz, pero además incluye excelentes características como el envío de archivos mucho más grandes de lo habitual, firmas y asistencia de IA.
- Alfresco: Alfresco es un servicio muy popular entre algunas de las mayores corporaciones del mundo, como Cisco y la NASA. Su gran variedad de funciones y calidad profesional lo convierte en un éxito, especialmente si buscas automatizar flujos de trabajo.
- IBM Cloud Pak: Esta es una de las plataformas más abiertas para ECM que encontrarás. El inconveniente es que es demasiado profunda y personalizable para muchas empresas. Si puedes reunir un equipo para adaptar esta solución a las necesidades de tu negocio, puede ser la implementación ECM más abierta y útil.
- Adobe Commerce: Se trata de uno de los sistemas CMS y empresariales para compañías grandes. Aunque es bastante costoso, ayuda considerablemente a las empresas con numerosos empleados y departamentos a gestionar información en toda la organización.
Una estrategia sólida es clave para el éxito de ECM
La gestión de contenido empresarial es uno de los aspectos más abrumadores al expandir tu negocio y el ciclo de vida general del contenido.
Si puedes encontrar a las personas adecuadas y una base sólida para usar la plataforma de servicios de contenido en la nube correcta para unificar tu empresa, descubrirás que da como resultado un sistema mucho más profesional y de gran calidad, atractivo para los interesados.
Pero el software ECM no hace el trabajo por ti. Se necesita un equipo para unificar diferentes estilos, ideas y departamentos. La mejor manera es tener una estrategia de gestión de contenido bien pensada y exitosa. Esta es la otra mitad fundamental de la gestión de contenido empresarial, y ambas son necesarias para llevar tu negocio al siguiente nivel.
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