Zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie: najważniejszy przewodnik w 5 krokach

Każda firma, która chce znacznie wyprzedzić inne start-upy, powinna zwrócić uwagę na zarządzanie treścią przedsiębiorstwa (ECM). Czym jednak jest zarządzanie treścią przedsiębiorstwa i dlaczego trzeba je wdrożyć już teraz? To złożona kwestia, na którą zamierzam odpowiedzieć.

Jako osoba, która przez ostatnią dekadę zajmowała się zarządzaniem treścią i jej tworzeniem dla dziesiątek firm, uważam, że zarządzanie treścią przedsiębiorstwa jest jednym z elementów odróżniających świeżo powstały start-up od firmy zmierzającej do sukcesu na wysokim poziomie.

Jest to określony sposób zarządzania treścią — upraszczanie i usprawnianie procesu tworzenia oraz udostępniania informacji przez firmę w ujednolicony sposób. Zamiast rzucać wokół przypadkowymi pomysłami i metodami, zarządzanie treścią przedsiębiorstwa może stworzyć spójny i pięknie uporządkowany strumień informacji.

Oto dokładnie, jak to zrobić.

Czym jest zarządzanie treścią przedsiębiorstwa: omówienie

Zarządzanie treścią przedsiębiorstwa może brzmieć dość onieśmielająco ze względu na swoją definicję, ale nawet mniejsze i nowsze firmy mogą, a nawet powinny, czerpać korzyści z wdrożenia go do swoich procesów biznesowych i przepływu pracy. ECM to proces tworzenia zasad, które zapewniają, że cała treść jest tworzona, przechowywana i udostępniana w podobny sposób.

W praktyce można nawet myśleć o zarządzaniu treścią przedsiębiorstwa jako o wytycznych dla firmy. Zdefiniujesz jasne kroki, których każdy pracownik powinien przestrzegać w zakresie zarządzania dokumentacją, zarządzania informacjami i metadanych. Dla jasności: ECM nie jest pojedynczym pomysłem, lecz unikalną metodyką stosowaną przez firmę.

ECM to po prostu termin używany do określenia podejścia polegającego na stworzeniu zestawu wytycznych, których wszyscy w firmie mają przestrzegać, oraz jego funkcjonalności. To powiedziawszy, sposób realizacji ECM różni się w zależności od firmy. Każda firma ma własny styl komunikacji i sposób postępowania z informacjami, dlatego chodzi tu o znalezienie stylu własnej firmy i wdrożenie go we wszystkich obszarach.

ECM istnieje od wielu dziesięcioleci i również nie jest nowym pomysłem. W przeszłości, przed nastaniem ery cyfrowej, w której się znajdujemy, obejmował mnóstwo dokumentów i kartek papieru, z których pracownicy musieli korzystać. Dziś jest znacznie prostszy i bardziej elastyczny dzięki kompleksowemu oprogramowaniu ECM, udostępnianiu w chmurze i innym rozwiązaniom, które usprawniają transformację cyfrową.

Dlaczego potrzebujesz zarządzania treścią przedsiębiorstwa

Przede wszystkim, jeśli jako firma chcesz przenieść swoje przedsiębiorstwo na wyższy poziom sukcesu i jakości, warto korzystać z zarządzania treścią przedsiębiorstwa w celu utrzymania klientów. Jeśli tego nie zrobisz, okaże się, że 30, 50, a nawet 100 różnych głosów przekazuje informacje w imieniu korporacji, co prowadzi do mieszanych rezultatów.

Jedna osoba może wejść na stronę na Twitterze i udostępnić treść, która przyniesie świetne efekty, podczas gdy inna wejdzie na Facebooka i zaprezentuje znacznie mniej profesjonalne podejście. Może to prowadzić do dezorientacji i sprzecznych komunikatów, które potencjalnie dzielą lub zmniejszają bazę konsumentów.

Zarządzanie treścią przedsiębiorstwa pomaga ustanowić wytyczne dla każdej osoby w firmie, dzięki czemu może ona nadal wykorzystywać swój unikalny styl, jednocześnie czując się dla użytkowników końcowych częścią dobrze naoliwionej, a zarazem wyrazistej maszyny.

Co więcej, zarządzanie treścią przedsiębiorstwa oszczędza mnóstwo nerwów dzięki systemom zarządzania dokumentami. Jeśli każdy przyczynia się do gromadzenia danych, przechowywania pomysłów i podobnego udostępniania informacji, w dłuższej perspektywie pozwoli to zaoszczędzić czas i pieniądze.

Ostatecznie zarządzanie treścią przedsiębiorstwa jest zasadą, która odróżnia bardziej typowe firmy od tych, które aspirują do osiągnięcia nowego poziomu sukcesu i popularności. Jeśli chcesz, aby zasoby ludzkie, media społecznościowe, budowanie marki itd. czerpały inspirację z firm takich jak Google, Meta, Apple, Samsung i Amazon, ECM będzie Ci potrzebne prędzej niż później.

Join our Newsletter

Discover how to create better content and communities.

Jak wdrożyć zarządzanie treścią przedsiębiorstwa w 5 krokach

Wdrożenie ECM w firmie zajmie trochę czasu i będzie wymagać inwestycji. Potraktuj je jako ogromne przedsięwzięcie, które ostatecznie jest tego warte, ponieważ pozwala ustanowić fundament i określić wytyczne, dzięki którym od tego momentu każdy będzie mógł postępować według tej samej formuły.

Ogólnie rzecz biorąc, najważniejsze kroki zostały określone przez Association for Information and Image Management (AIIM), najważniejszą na świecie organizację zajmującą się zarządzaniem IT.

W swojej istocie zarządzanie treścią przedsiębiorstwa polega na tworzeniu unikalnej tożsamości treści firmy poprzez pozyskiwanie, zarządzanie, przechowywanie, zachowywanie i dostarczanie informacji.

1. Gromadź dane we wszystkich działach firmy

To najprostsza część procesu ECM, ale może być dość czasochłonna. Chcesz zebrać każdą informację i każdą nieustrukturyzowaną treść, którą dysponuje firma.

Tak, niestety obejmuje to zarówno fizyczne dokumenty papierowe, które trzeba będzie zdigitalizować, jak i wszelkie istniejące już dokumenty online. Zebranie tych zasobów wymaga wielu kontaktów między działami i zespołami, ale wysiłek się opłaca, ponieważ można skonfigurować systemy, które ułatwią to w przyszłości.

2. Zarządzaj dokumentami

Ukończenie zarządzania jest drugą połową procesu gromadzenia wszystkich dokumentów i danych w firmie. Na tym etapie może być konieczna edycja dokumentów tak, aby można było pracować z nimi cyfrowo, na przykład skanowanie dokumentów papierowych w celu utworzenia plików PDF oraz usuwanie określonych zbędnych informacji, aby wyeliminować treści wypełniające.

Będziesz również potrzebować oprogramowania lub platformy do obsługi procedury przechwytywania dokumentów. Microsoft i Google oferują programy Excel, Word, Docs, Sheets i inne, które mogą pomóc w przekształcaniu nieustrukturyzowanych informacji w łatwy do odczytania format.

Ponadto Microsoft OneDrive i Google Drive to doskonałe aplikacje i programy do przechowywania dokumentów podczas ich gromadzenia. Problem polega na tym, że usługi te zwykle mają poważne ograniczenia dotyczące ilości przechowywanych danych, co prowadzi do kolejnego kroku.

3. Przechowuj dane w łatwo dostępnym miejscu

Po zakończeniu gromadzenia i edytowania informacji w sposób umożliwiający ich przechowywanie nadszedł czas, aby znaleźć bardziej trwałe miejsce dla wszystkiego. W tym miejscu poniższe oprogramowanie ECM może stać się bazą dla tych dokumentów, oferując strukturę opartą na chmurze, do której można uzyskać dostęp z dowolnego miejsca.

Dostępność ma kluczowe znaczenie na tym etapie procesu ECM. Wcześniej wszystko prawdopodobnie było porozrzucane w różnych miejscach, ale teraz nadszedł czas, aby zebrać to w jednym miejscu. Utwórz foldery na podstawie różnych obszarów działalności firmy.

Możesz na przykład utworzyć folder „zasobów ludzkich” zawierający wszystkie zasady dotyczące pracowników, świadczenia, umowy itp. Następnie możesz utworzyć folder sprzedaży, kolejny folder dotyczący mediów społecznościowych oraz kolejne foldery dla innych działów firmy.

Dzięki temu wszystko będzie uporządkowane, a jednocześnie pracownicy będą mieli jasną ścieżkę dostępu do wszystkiego, co chcą znaleźć. Należy również zadbać o to, aby każdy dokument i każda informacja były odpowiednio sklasyfikowane i zatytułowane.

W tym miejscu warto zadbać o szczegóły. Jeśli masz folder z dokumentacją klientów, możesz na przykład podzielić ją według lat lub w kolejności alfabetycznej. Dokument powinien jasno określać cel zawartych w nim informacji, na przykład pełne imię i nazwisko klienta, a nie zawierać ogólną nazwę.

4. Zachowaj stare i nowe dane jako zespół

Podczas przechowywania informacji warto również przygotować zespół na przyszłe sukcesy. Należy stworzyć w firmie zasady określające sposób wprowadzania nowych informacji, aby podtrzymać dotychczasowe wysiłki i dalej je rozwijać.

Oprócz tego należy planować z wyprzedzeniem. W końcu nadejdzie moment, w którym posiadane dane i informacje staną się niewiarygodnie obszerne. Wtedy warto skonfigurować solidne kopie zapasowe wszystkich danych oraz prawidłowo archiwizować starsze informacje, aby właściwie zachować je na przyszłość i uniknąć nieuzasadnionego usunięcia.

Jednym ze sposobów jest podzielenie informacji według lat, aby można było szybko odwołać się do nich, gdy będą potrzebne, a jednocześnie nie zaśmiecać bardziej aktualnych i niezbędnych danych. Istnieją również inne możliwości, dlatego warto poeksperymentować i znaleźć rozwiązanie najlepiej odpowiadające firmie.

5. Dostarczaj informacje w ujednolicony sposób

Na koniec nadszedł czas, aby zrobić użytek z zebranych i zachowanych informacji. To ogromny krok, ponieważ trzeba stworzyć schemat korespondencji, udostępniania informacji i podobnych działań. Jednym ze sposobów jest przygotowanie prostych szablonów dla zespołu zamiast korzystania z procesów wykonywanych ręcznie.

Możesz na przykład utworzyć szablon sposobu odpowiadania na zapytania do działu obsługi klienta. Personalizacja może nastąpić po przejściu przez standardowe przedstawienie się, ujawnienie wymaganych informacji itp. Ponadto warto udostępniać zasoby, do których wszyscy pracownicy i działy będą mieli łatwy dostęp.

W takim przypadku warto mieć obrazy marki, logo i podobne elementy w różnych kształtach, formatach i rozmiarach, aby w razie potrzeby można było dowolnie ozdabiać nimi niezbędne dokumenty. Platforma ECM może również pomóc w dostarczaniu informacji konsumentom za pomocą narzędzi do zarządzania.

Może świetnie sprawdzać się przy śledzeniu aktualnych informacji kontaktowych, umożliwiając każdej osobie korzystającej ze współdzielonego serwera firmowego natychmiastowe przekazywanie ogłoszeń, szczegółów, informacji dotyczących wsparcia, zgodności z przepisami itp., gdy jest to potrzebne.

Rodzaje treści, które korzystają z ECM

Teraz, gdy wiesz już, jak wdrożyć ECM w firmie, nadszedł czas, aby wybrać konkretne informacje i treści do zarządzania informacjami. Nie wszystkie treści muszą koniecznie korzystać z ECM, na przykład mniej namacalne informacje, takie jak filmy i obrazy.

Poniżej przedstawiono rodzaje treści, które najbardziej korzystają z wdrożenia systemu ECM w firmie:

Umowy: Każdy rodzaj dokumentu prawnego lub technicznego, taki jak te, powinien zawsze wyglądać podobnie.
Faktury
Paragony
Zasady
Ścieżki audytu
Zarządzanie sprawami
Zasoby i zasady HR
Pakiety powitalne dla nowych pracowników
Posty w mediach społecznościowych
Artykuły na blogu
Ogłoszenia
Informacje prasowe
Treści korporacyjne
Treści na stronę internetową
Komunikacja wewnątrz działów i między działami
Korespondencja zewnętrzna
Ogólna dokumentacja
Opieka zdrowotna
Indeksowanie
Dane cykliczne: Każdy rodzaj stale aktualizowanych danych, takich jak sprzedaż, przychody, zyski, informacje o odbiorcach, wskaźniki biznesowe itp.
Informacje o konsumentach: Adresy, dane kontaktowe, profile klientów i tym podobne.
Oferty

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie, które pozwoli Ci zaoszczędzić czas

Obecnie istnieje całkiem sporo dostawców oprogramowania do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie, którzy jeszcze bardziej upraszczają pięć kluczowych elementów. Te programy SaaS zapewniają oparty na chmurze system, który umożliwia Tobie i Twoim pracownikom gromadzenie oraz udostępnianie informacji online.

Jeśli jesteś firmą korzystającą z hybrydowego lub w większości zdalnego środowiska pracy, możesz odnieść jeszcze większe korzyści z tych platform i ich API.

Oto niektóre z najlepszych programów ECM, choć niewątpliwie istnieje ich znacznie więcej, jak zauważył wcześniej Ben Aston w przypadku ogólnych systemów zarządzania treścią:

Microsoft SharePoint: Podobnie jak większość usług firmy Microsoft, SharePoint ma uporządkowany i znajomy interfejs użytkownika, który nadal oferuje ogromną głębię oraz mnóstwo funkcji. To solidny punkt wyjścia (wybaczcie grę słów) dla firm.
Box The Content Cloud: Box to typowa, bogata w funkcje platforma chmurowa dla firm. Podoba mi się styl i uproszczenie jej interfejsu, ale nadal oferuje ona doskonałe funkcje, takie jak wysyłanie znacznie większych niż zwykle plików, podpisy oraz pomoc AI.
Alfresco: Alfresco to popularna usługa wśród niektórych największych korporacji na świecie, takich jak Cisco i NASA. Ogromna liczba funkcji oraz profesjonalna jakość sprawiają, że usługa cieszy się dużym uznaniem, zwłaszcza jeśli chcesz zautomatyzować przepływy pracy.
IBM Cloud Pak: To jedna z najbardziej elastycznych platform ECM, jakie można znaleźć. Problem polega na tym, że dla wielu firm jest ona zdecydowanie zbyt rozbudowana i konfigurowalna. Jeśli uda Ci się zebrać zespół osób, które dostosują ją do potrzeb Twojej firmy, może stać się najbardziej otwartą i pomocną implementacją ECM.
Adobe Commerce: To jeden z systemów CMS i systemów korporacyjnych przeznaczonych dla większych firm. Choć jest dość kosztowny, znacząco pomaga przedsiębiorstwom zatrudniającym wielu pracowników i posiadającym liczne działy w zarządzaniu informacjami w całej organizacji.

Solidna strategia jest kluczem do sukcesu ECM

Zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie jest jednym z najbardziej wymagających aspektów rozwijania firmy i zarządzania całym cyklem życia treści.

Załóżmy, że uda Ci się znaleźć odpowiednie osoby i fundamenty, aby wykorzystać właściwą opartą na chmurze platformę usług treści do zjednoczenia Twojej korporacji. W takim przypadku przekonasz się, że prowadzi to do stworzenia znacznie bardziej profesjonalnego systemu o wysokiej jakości, który jest atrakcyjny dla interesariuszy.

Jednak oprogramowanie ECM nie wykona pracy za Ciebie. Do zjednoczenia różnych stylów, pomysłów i działów potrzebny jest zespół. Najlepszym rozwiązaniem jest opracowanie przemyślanej i skutecznej strategii zarządzania treścią. To druga niezbędna połowa zarządzania treścią w przedsiębiorstwie, a oba elementy są konieczne, aby wynieść Twoją firmę na wyższy poziom.

Jeśli chcesz być na bieżąco z najnowszymi wskazówkami, rozwiązaniami do zarządzania treścią i poradnikami dotyczącymi zarządzania treścią, zapisz się dziś do naszego newslettera.

Więcej od IMC: