Styring af virksomhedsindhold: En vigtig guide i 5 trin

Enhver virksomhed, der ønsker at hæve sig langt over andre nystartede virksomheder, bør være opmærksom på enterprise-indholdsstyring (ECM). Men hvad er enterprise-indholdsstyring, og hvorfor har du brug for at implementere det nu? Det er en kompliceret situation, som jeg vil forsøge at besvare.

Som en person, der har arbejdet med indholdsstyring og -skabelse for dusinvis af virksomheder i det seneste årti, oplever jeg, at enterprise-indholdsstyring er ét af de elementer, der adskiller en nystartet virksomhed fra en virksomhed, der er på vej mod succes på højt niveau.

Dette er en specifik form for indholdsstyring—en forenkling og effektivisering af den måde, din virksomhed skaber og deler oplysninger på i en ensartet form. I stedet for at kaste tilfældige idéer og metoder rundt kan enterprise-indholdsstyring skabe en sammenhængende og smukt struktureret informationsstrøm.

Sådan gør du helt præcist.

Hvad er enterprise-indholdsstyring: En gennemgang

Enterprise-indholdsstyring kan lyde ret intimiderende ud fra definitionen, men selv mindre og nyere virksomheder kan og bør drage fordel af at implementere det i deres forretningsprocesser og arbejdsgange. ECM er processen med at udarbejde politikker, der sikrer, at alt dit indhold oprettes, gemmes og deles på samme måde.

I praksis kan du endda betragte enterprise-indholdsstyring som en retningslinje for din virksomhed. Du definerer tydelige trin, som alle medarbejdere bør følge, når det gælder dokumenthåndtering, informationsstyring og metadata. For at gøre det klart er ECM ikke én enkelt idé, men en unik metode, som din virksomhed anvender.

ECM er ganske enkelt den betegnelse, der bruges til at beskrive tilgangen med at skabe et sæt retningslinjer, som alle i en virksomhed skal følge, samt hvordan disse fungerer. Når det er sagt, varierer ECM i udførelsen fra virksomhed til virksomhed. Hver virksomhed har sin egen stemme og måde at håndtere oplysninger på, så det handler om at finde din virksomheds stil og integrere den overalt.

ECM har eksisteret i mange årtier og er heller ikke en ny idé. Tidligere, før den digitale tidsalder, vi befinder os i, omfattede det enorme mængder dokumenter og papirer, som medarbejderne skulle slå op i. I dag er det langt nemmere og mere fleksibelt med omfattende ECM-software, cloudbaseret deling og meget mere, der effektiviserer din digitale transformation.

Hvorfor du har brug for enterprise-indholdsstyring

Frem for alt bør du som virksomhed, der ønsker at tage din virksomhed til det næste niveau med hensyn til succes og kvalitet, bruge enterprise-indholdsstyring med henblik på at fastholde kunder. Hvis du ikke gør det, vil du opleve, at du har 30, 50 eller endda 100 forskellige stemmer, der deler oplysninger på vegne af din virksomhed med blandede resultater.

Én person går måske ind på din Twitter-side og deler indhold, der gør underværker, mens en anden person går ind på Facebook og fremstår langt mindre professionel. Det kan føre til forvirring og blandede budskaber, som potentielt kan splitte eller reducere din forbrugerbase.

Enterprise-indholdsstyring hjælper dig med at etablere retningslinjer for alle i din virksomhed, så de stadig kan tilføre deres unikke præg, samtidig med at de over for slutbrugerne føler sig som en enkelt tand i en velsmurt, men udtryksfuld maskine.

Derudover sparer enterprise-indholdsstyring dig for en enorm hovedpine gennem sine systemer til dokumenthåndtering. Hvis alle bidrager til at indsamle data, gemme idéer og dele oplysninger på samme måde, sparer det dig tid og penge på lang sigt.

I sidste ende er enterprise-indholdsstyring en politik, der adskiller de mere typiske virksomheder fra dem, der stræber efter at nå et nyt niveau af succes og popularitet. Hvis du ønsker, at menneskelige ressourcer, sociale medier, branding osv. skal være inspireret af virksomheder som Google, Meta, Apple, Samsung og Amazon, får du brug for ECM før eller siden.

Join our Newsletter

Discover how to create better content and communities.

Sådan implementerer du enterprise-indholdsstyring i 5 trin

Det kommer til at kræve tid og investering at implementere ECM i din virksomhed. Betragt det som en stor opgave, der i sidste ende er det hele værd, når du skal etablere et fundament og fastsætte retningslinjer, som alle kan følge efter den samme formel fremover.

Generelt blev de vigtigste trin fastlagt af Association for Information and Image Management (AIIM), den mest fremtrædende gruppe inden for IT-styring i verden.

I sin kerne indebærer enterprise-indholdsstyring at skabe din virksomheds unikke indholdsidentitet gennem indfangning, styring, lagring, bevaring og levering af oplysninger.

1. Indsaml data på tværs af dine virksomhedsafdelinger

Dette er den mest ligetil del af ECM-processen, men det kan være ret tidskrævende. Du skal samle alle de oplysninger og alt det ustrukturerede indhold, du har for din virksomhed.

Ja, desværre omfatter det både de fysiske papirdokumenter, du skal digitalisere, og eventuelle eksisterende online-dokumenter. Det kræver mange forbindelser mellem afdelinger og teams at indsamle disse ressourcer, men indsatsen er det værd, fordi du kan oprette systemer, der gør det nemmere i fremtiden.

2. Håndter dokumenter

Håndtering er den anden halvdel af indsamlingen af alle dokumenter og data i din virksomhed. Det er her, du muligvis skal redigere dokumenter, så de kan fungere digitalt, f.eks. ved at scanne papirer for at oprette PDF-filer og fjerne bestemte unødvendige oplysninger, så overflødigt indhold udelades.

Du får også brug for software eller en platform til at håndtere denne procedure for dokumentregistrering. Microsoft og Google har Excel, Word, Docs, Sheets osv., som kan hjælpe med at omdanne ustrukturerede oplysninger til et letlæseligt format.

Derudover er Microsoft OneDrive og Google Drive fremragende apps og software til at opbevare dokumenter, mens du samler dem. Problemet er, at der normalt er alvorlige begrænsninger på den mængde plads, disse tjenester kan rumme, hvilket fører til det næste trin.

3. Opbevar data på en let tilgængelig måde

Når du er færdig med at indsamle og redigere dine oplysninger på en måde, så du kan opbevare dem, er det tid til at finde en mere permanent placering til det hele. Det er her, den nedenstående ECM-software kan fungere som hjemsted for dokumentet ved at tilbyde en cloudbaseret struktur, som kan tilgås fra alle steder.

Tilgængelighed er afgørende i denne del af ECM-processen. Tidligere havde du sandsynligvis alt spredt rundt omkring, men nu er det tid til at samle det hele. Opret mapper baseret på de forskellige aspekter af din virksomhed.

Du kan f.eks. have en mappe med navnet "Personaleafdelingen" til alle personalepolitikker, personalegoder, kontrakter osv. Derefter har du en mappe til salg, en anden til sociale medier og endnu flere til de øvrige afdelinger i din virksomhed.

Det holder det hele pænt og overskueligt, samtidig med at det sikrer, at folk har en tydelig vej til det, de har brug for at finde. Du skal også sikre, at alle dokumenter og oplysninger er godt kategoriseret og navngivet.

Det er her, du skal være detaljeret. Hvis du har en mappe med kundeoptegnelser, kan du f.eks. opdele dem efter år eller alfabetisk rækkefølge. Dokumentet skal tydeligt angive formålet med oplysningerne, f.eks. kundens fulde navn, og ikke noget generisk.

4. Bevar gamle og nye data som et team

Mens du opbevarer oplysninger, skal du også gøre dit team klar til fremtidig succes. Du skal oprette politikker i virksomheden, så nye oplysninger kommer ind på en fastlagt måde, så du kan følge op på dit hårde arbejde og bygge videre på det.

Derudover skal du planlægge for fremtiden. På et tidspunkt vil de data og oplysninger, du har, blive utrolig omfattende. Det er her, du skal oprette solide sikkerhedskopier af alle dine data og sørge for korrekt arkivering af ældre oplysninger, så du bevarer dem ordentligt til fremtiden og undgår uberettiget sletning.

En måde at gøre dette på er at opdele oplysningerne efter år, så du hurtigt kan finde oplysninger, når du har brug for dem, uden at de roder de mere aktuelle og nødvendige data til. Der findes andre muligheder, så eksperimentér og find ud af, hvad der fungerer bedst for din virksomhed.

5. Lever oplysninger på en ensartet måde

Endelig er det tid til at gøre noget med de oplysninger, du har indsamlet og bevaret. Dette er et stort skridt, eftersom det er tid til at skabe en fremgangsmåde for korrespondance, deling af oplysninger og lignende. En måde at gøre dette på er at oprette enkle skabeloner til dit team i stedet for manuelle processer.

Du kan f.eks. have en skabelon for, hvordan svar til kundeservice skal formuleres. Personalisering kan komme, når du har været igennem den sædvanlige række af introduktioner, oplysninger osv. Derudover skal du have fælles materialer, som alle medarbejdere og afdelinger nemt kan tilgå.

I dette tilfælde kan du have brug for brandbilleder, logoer og lignende i forskellige former, formater og størrelser, så du efter behov kan dekorere alle nødvendige dokumenter med dem. En ECM-platform kan også hjælpe dig med at levere oplysninger til forbrugere gennem sine administrationsværktøjer.

Den kan være fremragende til at holde styr på kontaktoplysninger i realtid og gøre det muligt for alle på virksomhedens fælles server øjeblikkeligt at udsende meddelelser, detaljer, support, overholdelse af lovgivning osv. efter behov.

Indholdstyper, der drager fordel af ECM

Nu hvor du ved, hvordan du implementerer ECM i din virksomhed, er det tid til at målrette specifikke oplysninger og indhold til din informationshåndtering. Ikke alt indhold har nødvendigvis brug for ECM, f.eks. mindre håndgribelige oplysninger som videoer og billeder.

Dette er de indholdstyper, der får størst gavn af et ECM-system i din virksomhed:

Kontrakter: Enhver type juridisk eller teknisk dokument bør altid fremstå ensartet.
Fakturaer
Kvitteringer
Regler
Revisionsspor
Sagsstyring
HR-ressourcer/-politikker
Velkomstpakker til nye medarbejdere
Opslag på sociale medier
Blogartikler
Annonceringer
Pressemeddelelser
Virksomhedstekster
Indhold til websites
Kommunikation inden for og mellem afdelinger
Ekstern korrespondance
Generelt papirarbejde
Sundhedspleje
Indeksering
Tilbagevendende data: Enhver type data, der konstant opdateres, såsom salg, omsætning, fortjeneste, oplysninger om målgruppen, virksomhedsmålinger osv.
Forbrugeroplysninger: Adresser, kontaktoplysninger, kundeprofiler og så videre.
Forslag

Den bedste software til indholdsstyring i virksomheder, som sparer dig tid

Der findes i dag en hel del udbydere af software til indholdsstyring i virksomheder, som yderligere forenkler de fem nøgleelementer. Disse SaaS-programmer giver dig og dine medarbejdere et cloudbaseret system til at indsamle og dele oplysninger online.

Hvis du er en virksomhed, der bruger et hybridt eller primært fjernbaseret arbejdsmiljø, kan du få endnu større fordel af disse platforme og deres API.

Her er nogle af de bedste ECM-softwareløsninger, men der findes utvivlsomt mange flere, som Ben Aston tidligere har bemærket for generelle systemer til indholdsstyring:

Microsoft SharePoint: Som med de fleste Microsoft-tjenester har SharePoint en strømlinet og velkendt brugergrænseflade, der stadig indeholder stor dybde og masser af funktioner. Dette er et solidt udgangspunkt (undskyld ordspillet) for virksomheder.
Box The Content Cloud: Box er en typisk funktionsrig cloudplatform til virksomheder. Jeg kan godt lide brugergrænsefladens stil og forenkling, men den indeholder stadig nogle fremragende funktioner såsom afsendelse af meget større filer end normalt, signaturer og AI-assistance.
Alfresco: Alfresco er en populær tjeneste hos nogle af verdens største virksomheder, såsom Cisco og NASA. Dens overflod af funktioner og professionelle kvalitet gør den til et hit, især hvis du ønsker at automatisere arbejdsgange.
IBM Cloud Pak: Dette er en af de mest åbne platforme til ECM, du kan finde. Problemet er, at den er alt for omfattende og tilpasningsvenlig for mange virksomheder. Hvis du kan samle et team af mennesker, der kan forme den efter din virksomheds behov, kan det blive den mest åbne og nyttige ECM-implementering.
Adobe Commerce: Dette er et af de CMS- og virksomhedssystemer, der er beregnet til større virksomheder. Selvom det er ret dyrt, hjælper det virksomheder med mange medarbejdere og afdelinger betydeligt med at administrere oplysninger på tværs.

En solid strategi er nøglen til succes med ECM

Indholdsstyring i virksomheder er en af de mest udfordrende aspekter ved at udvide din virksomhed og den overordnede indholdslivscyklus.

Hvis det lykkes dig at finde de rette mennesker og det rette grundlag til at bruge den rigtige cloudbaserede platform til indholdstjenester for at samle din virksomhed, vil du opdage, at det resulterer i et langt mere professionelt system af høj kvalitet, som tiltaler interessenter.

Men ECM-software udfører ikke arbejdet for dig. Der skal et team til for at samle forskellige stilarter, idéer og afdelinger. Den bedste måde er at have en gennemtænkt og vellykket strategi for indholdsstyring. Dette er den anden vigtige halvdel af indholdsstyring i virksomheder, og begge dele er nødvendige for at bringe din virksomhed til det næste niveau.

Hvis du vil holde dig opdateret med de seneste tips, løsninger til indholdsstyring og vejledninger til din indholdsstyring, kan du tilmelde dig vores nyhedsbrev i dag.

Mere fra IMC: