Gestão de Conteúdos Empresariais: Um Guia Essencial em 5 Passos

Qualquer empresa que deseje elevar-se muito acima das restantes start-ups deve prestar atenção à gestão de conteúdos empresariais (ECM). Mas o que é a gestão de conteúdos empresariais e por que motivo precisa de a implementar agora? Esta é uma questão complexa à qual me proponho responder.

Como alguém que esteve envolvido na gestão e criação de conteúdos para dezenas de empresas ao longo da última década, considero que a gestão de conteúdos empresariais é um dos elementos que distingue uma start-up recente de uma empresa no caminho para alcançar um sucesso de alto nível.

Este é um estilo específico de gestão de conteúdos — simplificar e tornar mais eficiente a forma como a sua empresa cria e partilha informação de maneira unificada. Em vez de lançar ideias e métodos aleatórios, a gestão de conteúdos empresariais pode criar um fluxo de informação coeso e maravilhosamente estruturado.

Eis exatamente como o fazer.

O que é a gestão de conteúdos empresariais: uma análise

A gestão de conteúdos empresariais pode parecer bastante intimidante pela sua definição, mas até as empresas mais pequenas e recentes podem e devem beneficiar da sua implementação nos processos e fluxos de trabalho empresariais. A ECM é o processo de criação de políticas que garantem que todos os seus conteúdos são criados, armazenados e partilhados de forma semelhante.

Na prática, pode até encarar a gestão de conteúdos empresariais como uma orientação para a sua empresa. Definirá passos claros que todos os funcionários devem seguir relativamente à gestão de registos, à gestão da informação e aos metadados. Para que fique claro, a ECM não é uma ideia única, mas sim uma metodologia exclusiva utilizada pela sua empresa.

ECM é simplesmente o termo utilizado para definir a abordagem de criação de um conjunto de orientações que todos numa empresa devem seguir, bem como a sua funcionalidade. Dito isto, a ECM varia na execução de empresa para empresa. Cada negócio tem a sua voz e a sua forma de tratar a informação, pelo que tudo se resume a encontrar o estilo da sua empresa e incorporá-lo em todas as áreas.

A ECM existe há muitas décadas e também não é uma ideia nova. No passado, antes da era digital em que nos encontramos, envolvia imensos documentos e folhas de papel que os funcionários tinham de consultar. Atualmente, é muito mais fácil e flexível, graças a software abrangente de ECM, à partilha baseada na nuvem e a outras soluções que simplificam a sua transformação digital.

Por que precisa de gestão de conteúdos empresariais

Acima de tudo, se é uma empresa que pretende levar o seu negócio ao próximo nível de sucesso e qualidade, deverá utilizar a gestão de conteúdos empresariais para efeitos de retenção de clientes. Se não o fizer, descobrirá que terá 30, 50 ou até 100 vozes distintas a partilhar informação em nome da sua empresa, com resultados variados.

Uma pessoa pode visitar a sua página do Twitter e partilhar conteúdos que produzem resultados extraordinários, enquanto outra visita o Facebook e demonstra muito menos profissionalismo. Isto pode provocar confusão e mensagens contraditórias que potencialmente dividem ou reduzem a sua base de consumidores.

A gestão de conteúdos empresariais ajuda-o a estabelecer orientações para todas as pessoas da sua empresa, para que possam continuar a aplicar o seu toque pessoal, ao mesmo tempo que, para os utilizadores finais, se sentem como uma única peça de uma máquina bem oleada, mas expressiva.

Além disso, a gestão de conteúdos empresariais poupa-lhe uma enorme dor de cabeça através dos seus sistemas de gestão documental. Se todos contribuírem para a recolha de dados, o armazenamento de ideias e a partilha semelhante de informação, poupará tempo e dinheiro a longo prazo.

Em última análise, a gestão de conteúdos empresariais é uma política que separa as empresas mais comuns daquelas que aspiram a alcançar um novo nível de sucesso e popularidade. Se pretende que os recursos humanos, as redes sociais, a imagem de marca, etc., se inspirem em empresas como a Google, a Meta, a Apple, a Samsung e a Amazon, precisará de ECM mais cedo do que tarde.

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Como implementar a gestão de conteúdos empresariais em 5 passos

A implementação da ECM na sua empresa exigirá algum tempo e investimento. Pense nisso como um empreendimento de grande dimensão que, em última análise, vale a pena para estabelecer uma base e definir orientações que permitam a todos seguir a mesma fórmula daí em diante.

De um modo geral, os passos mais importantes foram definidos pela Association for Information and Image Management (AIIM), o grupo de gestão de TI mais proeminente do mundo.

No seu cerne, a gestão de conteúdos empresariais envolve a criação da identidade de conteúdos única da sua empresa através da recolha, gestão, armazenamento, preservação e disponibilização de informação.

1. Recolha dados nos vários departamentos da sua empresa

Esta é a parte mais simples do processo de ECM, mas pode consumir bastante tempo. Pretende reunir todas as informações e conteúdos não estruturados que possui para a sua empresa.

Sim, infelizmente, isto inclui tanto os documentos físicos em papel que terá de digitalizar como os documentos online já existentes. São necessárias muitas ligações entre departamentos e equipas para reunir estes recursos, mas o esforço vale a pena, porque pode configurar sistemas que tornarão o processo mais fácil no futuro.

2. Faça a gestão dos documentos

A gestão é a segunda metade da recolha de todos os documentos e dados da sua empresa. É aqui que poderá ter de editar documentos para funcionarem digitalmente, como digitalizar documentos em papel para criar ficheiros PDF e retirar determinadas informações desnecessárias para eliminar conteúdo de enchimento.

Também precisará de algum software ou plataforma para tratar deste procedimento de captura de documentos. A Microsoft e a Google têm o Excel, o Word, o Docs, o Sheets, entre outros, que podem ajudar a converter informações não estruturadas num formato facilmente legível.

Além disso, o Microsoft OneDrive e o Google Drive são aplicações e softwares fantásticos para guardar documentos à medida que os reúne. O problema é que estes serviços costumam ter limitações significativas relativamente à quantidade de espaço que disponibilizam, o que conduz ao passo seguinte.

3. Armazene os dados de forma facilmente acessível

Depois de terminar de reunir e editar as suas informações de forma a poder armazená-las, é altura de encontrar um local mais permanente para tudo. É aqui que o software ECM abaixo pode servir de base para esses documentos, disponibilizando uma estrutura baseada na nuvem que pode ser acedida a partir de qualquer lugar.

A acessibilidade é fundamental durante esta parte do processo ECM. Antes, provavelmente tinha tudo espalhado por vários locais, mas agora é altura de reunir tudo. Crie pastas com base nos diferentes aspetos da sua empresa.

Por exemplo, poderá ter uma pasta "Recursos Humanos" para todas as políticas destinadas aos funcionários, benefícios, contratos, etc. Depois, terá uma pasta para as vendas, outra para as redes sociais e ainda outras para os restantes departamentos da sua empresa.

Isto manterá tudo organizado e arrumado, garantindo simultaneamente que as pessoas têm um caminho claro para encontrar aquilo de que precisam. Também deve garantir que todos os documentos e informações estão devidamente categorizados e intitulados.

Este é o momento de ser detalhado. Se tiver uma pasta de registos de clientes, poderá, por exemplo, separá-los por ano ou por ordem alfabética. O documento deve indicar claramente a finalidade da informação, como o nome completo do cliente, e não algo genérico.

4. Preserve os dados antigos e novos em equipa

Ao armazenar informações, também deve preparar a sua equipa para ter sucesso no futuro. É necessário criar políticas na empresa para que as novas informações sejam introduzidas de forma padronizada, de modo a manter o trabalho árduo já realizado e desenvolvê-lo ainda mais.

Além disso, deve planear o futuro. Eventualmente, chegará um momento em que os dados e as informações de que dispõe serão incrivelmente numerosos. É aqui que deve configurar cópias de segurança sólidas de todos os seus dados e um arquivo adequado das informações mais antigas, para as preservar devidamente para o futuro e evitar eliminações indevidas.

Uma forma de o fazer é dividir as informações por anos, para que possa consultar rapidamente os dados quando precisar deles, sem, no entanto, sobrecarregar os dados mais atuais e necessários. Existem outras opções, por isso experimente e descubra o que funciona melhor para a sua empresa.

5. Disponibilize as informações de forma unificada

Por fim, é altura de fazer algo com as informações que reuniu e preservou. Este é um passo importante, uma vez que chegou o momento de criar um modelo para a correspondência, a partilha de informações e atividades semelhantes. Uma forma de o fazer é criar modelos simples para a sua equipa, em vez de processos manuais.

Por exemplo, poderá ter um modelo para responder às solicitações do serviço de apoio ao cliente. A personalização pode ser feita depois de concluir o processo habitual de introduções, divulgações, etc. Além disso, deve ter recursos partilhados a que todos os funcionários e departamentos possam aceder facilmente.

Neste caso, poderá querer ter imagens da marca, logótipos e elementos semelhantes em diferentes formas, formatos e tamanhos, para poder decorar os documentos necessários com eles sempre que quiser. Uma plataforma ECM também pode ajudá-lo a disponibilizar informações aos consumidores através das suas ferramentas de gestão.

Pode ser excelente para acompanhar informações de contacto em tempo real, permitindo que qualquer pessoa no servidor partilhado da empresa distribua instantaneamente anúncios, detalhes, apoio, informações sobre conformidade regulamentar, etc., conforme necessário.

Tipos de conteúdo que beneficiam do ECM

Agora que já sabe como implementar o ECM na sua empresa, está na altura de selecionar informações e conteúdos específicos para a sua gestão da informação. Nem todo o conteúdo precisa necessariamente de ECM, como é o caso de informações menos tangíveis, tais como vídeos e imagens.

Estes são os tipos de conteúdo que mais beneficiam da implementação de um sistema ECM na sua empresa:

Contratos: Qualquer tipo de documento legal ou técnico como estes deve sempre parecer semelhante.
Faturas
Recibos
Regras
Registos de auditoria
Gestão de casos
Recursos/políticas de RH
Kits de boas-vindas para novos colaboradores
Publicações nas redes sociais
Artigos de blog
Anúncios
Comunicados de imprensa
Conteúdo corporativo
Conteúdo do website
Comunicação intradepartamental e interdepartamental
Correspondência externa
Documentação geral
Cuidados de saúde
Indexação
Dados recorrentes: Qualquer tipo de dados constantemente atualizados, como vendas, receitas, lucros, informações sobre o público, métricas empresariais, etc.
Informações sobre consumidores: Moradas, informações de contacto, perfis de clientes, entre outras.
Propostas

O melhor software de gestão de conteúdos empresariais para lhe poupar tempo

Atualmente, existem vários fornecedores de software de gestão de conteúdos empresariais que simplificam ainda mais os cinco elementos principais. Estes programas SaaS fornecem um sistema baseado na nuvem para que possa reunir e partilhar informações online com os seus colaboradores.

Se é uma empresa que utiliza um ambiente de trabalho híbrido ou maioritariamente remoto, poderá beneficiar ainda mais destas plataformas e da respetiva API.

Eis alguns dos melhores softwares ECM, mas existem, sem dúvida, muitos outros, como Ben Aston referiu anteriormente para os sistemas gerais de gestão de conteúdos:

Microsoft SharePoint: Tal como acontece com a maioria dos serviços da Microsoft, o SharePoint tem uma interface de utilizador simplificada e familiar, que continua a incluir uma enorme profundidade e muitas funcionalidades. É um ponto de partida sólido (perdoe o trocadilho) para as empresas.
Box The Content Cloud: O Box é uma plataforma na nuvem típica, repleta de funcionalidades para empresas. Gosto do estilo e da simplificação da sua interface de utilizador, mas continua a incluir algumas funcionalidades excelentes, como o envio de ficheiros muito maiores do que o normal, assinaturas e assistência de IA.
Alfresco: O Alfresco é um serviço popular entre algumas das maiores empresas do mundo, como a Cisco e a NASA. A sua abundância de funcionalidades e qualidade profissional tornam-no um sucesso, especialmente se quiser automatizar fluxos de trabalho.
IBM Cloud Pak: Esta é uma das plataformas mais abrangentes para ECM que encontrará. O problema é que é demasiado profunda e personalizável para muitas empresas. Se conseguir reunir uma equipa de pessoas para a adaptar às necessidades da sua empresa, poderá ser a implementação de ECM mais aberta e útil.
Adobe Commerce: Este é um dos sistemas CMS e empresariais para empresas de maior dimensão. Embora seja bastante dispendioso, ajuda significativamente as empresas com numerosos colaboradores e departamentos a gerir as informações de toda a organização.

Uma estratégia sólida é fundamental para o sucesso do ECM

A gestão de conteúdos empresariais é um dos aspetos mais intimidantes da expansão da sua empresa e do ciclo de vida geral dos conteúdos.

Suponha que consegue encontrar as pessoas certas e uma base adequada para utilizar a plataforma certa de serviços de conteúdos baseada na nuvem para unificar a sua empresa. Nesse caso, descobrirá que isso resulta num sistema muito mais profissional e de elevada qualidade, apelativo para as partes interessadas.

Mas o software ECM não faz o trabalho por si. É necessária uma equipa para unificar vários estilos, ideias e departamentos. A melhor forma é ter uma estratégia de gestão de conteúdos bem pensada e bem-sucedida. Esta é a outra metade essencial da gestão de conteúdos empresariais, e ambas são necessárias para levar a sua empresa ao nível seguinte.

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